Nous sommes tous confrontés à l’archivage numérique aujourd’hui.
90 % des documents originaux sont produits électroniquement et 80% de la communication passe par les canaux digitaux dans le monde. La transition de l’archivage du papier vers l’archivage électronique est une réalité qui s’impose. Les avantages de l’archivage digital et de la numérisation sont multiples, mais il impose aussi des contraintes.
Les avantages de l’archivage numérique
Les bénéfices de l’archivage de documents numériques sont bien réels pour les entreprises :
- Gain de place : à titre d’exemple un disque SSD de 1 Tera-octet contient les informations d’une salle d’archives de 43 000 mètres carré.
- Gain de temps : grâce à l’économie du temps consacré à la recherche, au tri et/ou à la destruction des documents. A cet effet un logiciel de gestion des archives est indispensable.
- Réduction des coût liés à l’usage du papier : comme le fait d’imprimer ou d’envoyer des factures, contrats et justificatifs.
- Limitation des risques de destruction d’information occasionnés par le feu ou les dégâts des eaux.
- Facilite la manipulation des documents et le partage d’informations. En effet, les données numériques sont accessibles à partir d’un terminal quelque soit l’endroit où vous vous trouvez.
- Sécurisation de l’accès aux archives : l’accès aux données est contrôlé, tracé et donc mieux sécurisé.
- Restitution de l’information sur des supports variés, des écrans, projecteurs et même imprimée si nécessaire.
Écologique et économique l’archivage électronique réduit le nombre de contraintes liées à la gestion du papier, de dossiers et documents. Il simplifie, sécurise et rend plus efficace la gestion d’informations sans altérer l’intégrité des données.
Néanmoins, optez pour une stratégie de dématérialisation des documents implique certaines mesures contraignantes.
Archivage électronique : les inconvénients
Une fois les documents numérisés, il est indispensable de mettre en place une solution de gestion électronique des documents (GED). Un procédé informatisé permettant d’organiser et de gérer les informations et documents au sein de l’entreprise.
L’archivage électronique impose discipline et vigilance :
- Il faut accompagner, encadrer et former le personnel pour intégrer cette nouvelle organisation de gestion des documents.
- Mieux vaut utiliser un matériel performant et modulable. Ce qui implique un coût à l’achat comme en frais d’entretien.
- Le stockage des archives numériques doit être effectué dans un environnement propre et bien aéré. Cette précaution permet de prévenir la détérioration des supports physiques sur lesquels sont enregistrées les données.
- La sécurisation des données via un système d’archivage électronique interdisant toute modification ou suppression d’un document sécurisé. Le SAE permet de répondre à une obligation légale d’archivage et garantit la sécurité et l’intégrité de vos documents. De même qu’une bonne conservation dans la durée. Il répond, bien entendu, aux impératifs pratiques d’exploitation.
- La sécurité du réseau informatique de l’entreprise pour se prémunir de cyberattaques et éviter le vol, la modification ou la destruction des données. Dans ce cas, il peut être utile de faire appel à un rssi (responsable sécurité du système d’information) externalisé
Les sociétés spécialisées dans l’archivage digital
Faire appel faire appel à des professionnels de l’archivage numérique permet non seulement de garantir un archivage cohérent, simple et efficace. Mais aussi de maîtriser les coûts tout en optimisant les performances de la stratégie de dématérialisation.
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