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Principe du dépoussiérage des archives
Avec les années, vous en avez conscience, vos archives se sont accumulées sans recevoir beaucoup d’attention de votre part. Concentré tous les jours sur le développement de votre entreprise, vous avez axé vos priorités sur d’autres postes et cela est tout à fait compréhensible. D’ailleurs comment auriez-vous eu le temps ? Le développement vous a permis d’embaucher du personnel, vous avez acheté de nouvelles machines et tout s’est accéléré. Vous vous trouvez toujours en flux tendu et votre agenda est surchargé. N’importe quel entrepreneur dont l’activité fonctionne et est pérenne, est le plus souvent confronté au même problème.
Si vous savez que vous devez conserver vos archives pour des raisons légales, il est évident que la durée de conservation de certains vous est étrangère. Là aussi, rien d’étonnant. Les documents d’entreprises sont moins faciles à trier que ceux des particuliers. Entre plusieurs documents commerciaux, un sera à conserver pendant 2 ans. Un autre ne doit pas être supprimé avant 5 ans. Confondre les deux documents peut vous porter préjudice. Comment feriez-vous en cas de litige, si vous deviez présenter un document que vous savez avoir supprimé ? Que répondre à un agent du fisc qui a choisi votre entreprise cette année et vous a fait parvenir une liste de documents que vous ne retrouvez plus ?
Il est évident que vos archives papier ont besoin d’un bon dépoussiérage. Le terme peut être pris au premier degré si vous entreposez vos papiers depuis de nombreuses années sans y toucher. Mais au regard du lexique propre à l’archivage, le dépoussiérage s’apparente plus au récolement ; donc au tri ; de vos papiers. Si vous avez conscience que la non-gestion de vos archives est devenue un problème, sachez qu’il est tout à fait possible d’externaliser ce travail à une société d’archivage. Nous vous en expliquons les avantages, mais aussi les autres services qu’un tel prestataire peut vous proposer.
Obtenir un devis de dépoussiérage d’archives à Paris
Ces prestations vous intéressent ? N’oubliez pas de dire à la société d’archivage si vous rencontrez des problèmes avec la transition numérique. Si la dématérialisation de vos factures ne vous a pas posé de souci particulier, envisager que cela puisse s’étendre ; ce qui est fort probable ; à tous les documents professionnels vous met au pied du mur : tous ces feuillets qui composent votre salle d’archives doivent être digitalisés. Là encore, cette prestation, ainsi que la formation auprès des équipes, fait partie de la palette des sociétés d’archivage.
Il est sans doute plus aisé désormais de comprendre qu’elles proposent de vrais devis sur mesure, pour correspondre totalement aux attentes des entrepreneurs, en fonction de leur façon de travailler. Une politique d’archivage doit être personnalisée et personnalisable pour que la gestion des archives devienne une habitude, dans votre structure. Cela doit être de même pour vos documents dématérialisés. Une e-gestion efficace se fait en comprenant les enjeux, les outils mis en place et leur utilisation au quotidien, par l’ensemble des personnes qui sont amenées à apporter des documents d’archives. Si 8% des documents sont mal rangés dans une salle d’archives et 3% irrémédiablement supprimés, cette statistique ne vous concernera bientôt plus. Quelle plus-value pour votre entreprise…
Quelles solutions de dépoussiérage pour ses archives à Paris ?
Quand une entreprise d’archivage est missionnée pour dépoussiérer des archives dans une entreprise parisienne ou partout ailleurs, dans son rayon d’intervention, elle procède en premier lieu en un examen méthodique de la salle de stockage des archives. Sans doute, si vous vous contentez d’ouvrir la porte, de poser un papier sur une pile avant de refermer, ne vous êtes-vous pas aperçu de l’odeur d’humidité. Ou de ces petits excréments sur le sol qui laissent supposer la présence de rongeurs. Paris contient des millions de rats. Pourquoi votre entreprise serait épargnée par ce fléau ? Eau qui goutte d’une canalisation ou encore insectes sont des ennemis à ne pas négliger quand on souhaite un stockage dans des conditions optimales.
Si votre salle des archives présente des problèmes, avant de vous engager dans des frais exorbitants de réfection, pourquoi ne pas réfléchir à l’opportunité de faire un transfert de vos archives papier. Qui, mieux qu’une société d’archivage peut posséder des locaux adéquats pour une bonne préservation de la matière papier. Ces locaux sont mis à la disposition des entrepreneurs qui ont des soucis avec leur salle d’archives ou qui espèrent un gain de place. Quand celui-ci n’est pas suffisant et qu’il faut envisager un déménagement, vos archives peuvent vous suivre, là encore, de façon sécurisée. Qui ne s’est jamais inquiété de ce qui pourrait arriver pendant le transport ? Les entreprises d’archivage travaillent au quotidien au milieu de documents contenant des données importantes et confidentielles. Elles veilleront sur vos papiers pendant toute la durée du transport. Après la tâche du récolement, vous pouvez vouloir classer tous vos documents. C’est en effet l’occasion rêvée de le faire.
Durant cette opération de nettoyage, une distance impressionnante de 1,8 kilomètres de livres ont été nettoyée, en plus du dépoussiérage des tablettes et des armoires. L’Université de Strasbourg s’est montrée très satisfaite du travail accompli par Reisswolf, qui a non seulement répondu aux attentes mais a également été sollicité pour d’autres projets, témoignant ainsi de […]
