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Principe de l’externalisation des archives

L’évolution et la progression sont des indicateurs de réussite. Quel entrepreneur ne souhaite pas réussir. Cela passe souvent par un travail acharné, l’embauche de collaborateurs de talent. Les heures passées finissent par voir croître le chiffre d’affaire, le nombre de clients fidèles… et le nombre de documents. Oui, une entreprise qui va bien, c’est une entreprise qui génère de plus en plus de documents. A conserver précieusement, ces papiers constituent les archives. Le stockage se fait en général dans une pièce dédiée. Peu attrayante, surtout si aucun ordre ne lui est donné, la salle des archives est l’endroit où l’on relègue tous les papiers, même si l’on n’en voit plus l’utilité.

Pourtant, certains d’entre eux pourraient vous permettre un gain de place, en étant supprimés. Peut-être que leur valeur probatoire est échue. En effet, si certains documents doivent être conservés pendant toute la durée de vie de l’entreprise (et même après), d’autres, au contraire ont une valeur probatoire pendant un laps de temps assez court (2 ans). Si cela peut être évident pour certains papiers, savoir, pour d’autres, relève du défi. Laisser une salle de stockage des archives négligée n’est pas une bonne idée, que l’on travaille à Lille ou ailleurs.

Qui sait si, demain, vous ne serez pas obligé de démarches les banques pour obtenir un prêt pour acheter de nouvelles machines. Dans ce cas, le banquier ne se basera que sur les données chiffrées qui sont sur vos documents.

N’attendez pas la dernière minute pour vous décider à faire de l’ordre. Ce qui est vrai pour un prêt professionnel l’est tout autant pour un contrôle fiscal. Maîtrisez tous vos documents en externalisation cette tâche à une société d’archivage.

archives cabinet comptable

Obtenir un devis de gestion d’archives gratuit à Lille (59)

Votre salle de stockage des archives est un chaos de papiers en vrac ? Pas de problèmes pour les sociétés d’archivage, qui, nous l’avons vu, vont se charger de trier tous ces documents. Mais surtout cette observation de vos documents va permettre de voir s’ils sont abîmés. Bien sûr la manipulation humaine ne leur fait jamais de bien, mais ce sont surtout les insectes et les rongeurs qui peuvent causer de gros dégâts. Si vos conditions de conservation ne sont pas bonnes, cela n’est pourtant pas une fatalité. Vous avez le moyen de préserver vos archives, de pouvoir obtenir un document à tout moment, tout en gagnant de la surface utile. Comment ? En demandant le transfert de vos archives dans un local qui appartient à la société d’archivage.

Ne confondez néanmoins pas cette prestation avec le déménagement d’archives. Si vous changez de locaux, vos archives papier vous suivront de manière sécurisée, emportée par la société d’archivage qui se fait fort de les protéger du vol, mais aussi qui vous les remet en bonne place, dans vos nouveaux locaux. Quand le tri est fini et les documents classés, vous obtenez un inventaire précis de tous vos documents. Si vous voulez qu’ils soient tous numérisés et bénéficier d’une politique d’archivage électronique, parlez-en avec votre interlocuteur. Celui-ci est à l’écoute de tous vos besoins et possède des solutions clés en main pour que vous puissiez travailler plus rapidement au quotidien.

Documents papiers et leurs correspondants numériques seront dûment archivés. N’en doutez pas, chefs d’entreprises de Lille ou de Roubaix, vos archives sont un trésor. Les entreprises d’archivage vont vous le prouver. Après leur passage, tout deviendra plus fluide : travail au quotidien, demandes extérieures, des clients ou des partenaires, vous pourrez leur répondre en quelques minutes : quel gain de temps !

Quelles solutions pour externaliser à Lille (59) ?

Lille est considérée comme la Capitale de la Région Haut-de-France. Cette ville du Nord est en effet cosmopolite et vibrante d’activité. Pôles universitaires, de recherches et plus de 40 000 entreprises font battre son cœur quotidiennement. Ce rythme effréné peut empêcher les entrepreneurs lillois de pouvoir se consacrer au classement de leurs papiers. Une situation relativement habituelle à laquelle il s’agit de trouver une solution. La loi sur la transition numérique les force à se poser bon nombre de questions. Va-t-elle s’arrêter à la facturation clientèle ou faut-il penser que la dématérialisation va bientôt devenir systématique ?

societe gestion archives

Or, comment arriver à créer une e-gestion efficace de ses documents numériques (surtout si aucun n’a encore subi ce traitement !) alors que la salle d’archives est bondée, emplie de documents désormais inutiles ? Il est certain que votre pièce de stockage a besoin d’un bon dépoussiérage et d’un tri. Ce récolement va permettre à l’entreprise d’archivage de vous faire gagner de la place, mais surtout de détruire de façon sécurisée tous les documents dont vous n’avez plus besoin. Ce ne sont là que quelques exemples de ce qu’un prestataire d’archivage peut faire pour votre entreprise. C’est pourquoi les entreprises spécialisées attendent de rencontrer le chef d’entreprise pour réaliser un devis entièrement sur mesure.