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Principe de l’externalisation des archives

Un particulier sait qu’il doit conserver certains documents importants, pour faire valoir ses droits, en cas de problème. Il en va de même pour les entreprises, à une exception près : le nombre de documents. Fiscaux, commerciaux ou encore administratifs, les documents émis ou que l’entreprise reçoit peuvent se compter en centaines, quelquefois par jour, si la structure est importante. Si certains documents concourent à la bonne marche de l’entreprise ; comme les documents marketing ; ils n’ont pas de valeur légale et probatoire, au contraire d’autres documents. C’est là où réside toute la difficulté de l’archivage.

Il faut savoir quels documents méritent d’être conservés et surtout combien de temps. Cela peut vite devenir problématique sachant que dans une même catégorie de documents, certains ont une valeur probatoire pendant seulement deux ans, alors que d’autres doivent faire l’objet d’une conservation pendant dix ans, voire plus. Le récolement que devrait faire l’entreprise ; c’est-à-dire le fait de trier régulièrement les documents contenus dans la salle de stockage des archives ; gagne alors en complexité. Beaucoup de documents sont détruits. Si cela a un impact sur la gestion au quotidien de l’activité, ce n’est pas la seule conséquence à déplorer.

Tous les documents à valeur probatoire peuvent faire l’objet d’une demande extérieure. Une entreprise peut également, de son chef, vouloir les présenter pour l’audit d’un expert-comptable ou encore pour l’obtention d’un prêt professionnel. Dans ces deux situations, les deux professionnels auront besoin souvent d’avoir une vision étendue de l’entreprise, de son évolution et ce sont souvent les données chiffrées qui parlent le mieux de la santé de votre entreprise. Ne pas réussir à les présenter peut retarder voire annuler votre demande. Vous perdez en crédibilité et vous devez renoncer à certaines prestations qualitatives : trouver des moyens de réduire vos coûts de fonctionnement ou encore obtenir un prêt pour acheter du matériel plus récent. Une perte de temps et d’argent. Qui aurait cru que les archives revêtaient une telle importance…

paris societe archivage 1

Obtenir un devis de gestion d’archives gratuit à Paris

Vous le constatez, les entreprises d’archivage méritent de trouver leur place dans le carnet d’adresses des chefs d’entreprise parisiens. Protéiformes, les prestations qu’elles peuvent mettre en place au sein de toute entreprise représentent un gain de temps très appréciable ; sans compter sur les économies réalisées. Si la dématérialisation des factures clients permet déjà de réduire de moitié les coûts, vis-à-vis de l’envoi postal, que penser de ce que cela pourra générer sur l’ensemble des documents professionnels ? Le récolement et le classement de vos archives sont les premières étapes pour les rendre fonctionnelles. L’externalisation d’une ou de l’ensemble des prestations peut être à envisager en fonction de la façon dont vous vous êtes occupé de vos archives, depuis la création de votre activité.

Contrôle fiscal, demande de prêt, situation litigieuse avec un client, ne laissez rien vous empêcher d’être productif. En quelques instants ; qu’ils soient dématérialisés ou non ; vos documents sont accessibles. La mise en place d’un outil de gestion personnalisé va vous y aider. Quand la société d’archivage aura terminé son travail, elle pourra y former votre équipe. Tous les documents entrants ou sortants pourront être traçables, facilement trouvés. Vous saurez quand pouvoir détruire chaque document. Une entreprise opérationnelle à tout moment, c’est l’objectif visé par les sociétés d’archivage.

Solutions pour externaliser ses archives à Paris

Des archives en mauvais état ne sont pas présentables devant une instance juridique ou fiscale. Que penserait, en effet, un juge ou un contrôleur du fisc ; si vous leur présentiez des documents rongés par les rats ou les insectes. Comment lire vos données chiffrées si vos papiers sont dans une pièce humide qui les rend illisibles ? Paris a beau être la ville Lumière, elle ne garantit pas une salle de stockage des archives de qualité. C’est pour cette raison qu’il est important de ne plus les négliger et de faire appel à une société d’archivage qui va se charger de leur dépoussiérage et de leur classement, entre autres.

Maintenant que vous avez compris l’importance de vos papiers, quelle solution apporter ? Une entreprise d’archivage met à votre disposition une prestation qui devrait attirer votre attention : le transfert d’archives.

Ce sont les industries qui sont les mieux représentées dans le Pays d’Alençon (Le Chevain, Saint-Paterne, Cerisé, Vaframbert, Damigny, Condé sur Sarthe, Lonrai, Saint Germain du Corbeïs, Arçonnay…), avec notamment la construction automobile. Avec 22 établissements, 70 entreprises liées et 2 200 emplois, on imagine le nombre de documents qui sont liés à ces embauches, aux contrats de partenariats, aux factures. Autant de documents qui doivent être conservés, préservés, triés le moment voulu, alors que les principaux acteurs sont concentrés sur leur cœur de métier. Passer par une société d’archivage prend alors tout son sens.

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