Gestion des archives à Amiens

Vous êtes un professionnel angevin et vous cherchez une solution locale pour le traitement de vos archives ? L’entreprise REISSWOLF Ingrid Maingret est spécialisée dans la gestion d’archives ! Notre centre d’archivage est basé à Saumur (49) : nos équipes vos accompagnerons dans votre projet d’archivage.

La place de l’archivage dans le monde professionnel

Vous vous êtes certainement déjà rendu compte que les archives sont partout autour de nous ?

Chaque professionnel produit tous les jours jours des documents qui nécessitent de l’espace de stockage, du temps, et une organisation irréprochable …

L’archivage est un sujet qui touche 100% des professionnels, qu’ils soient originaires du monde privé, public, associatif.

Trop souvent mis de côté, et pour de nombreuses raisons, votre système d’archivage nécessite portant d’être rigoureusement travaillé. Cela vous apportera non seulement un avantage compétitif vis-à-vis de vos concurrents, mais également une amélioration de votre rentabilité.

Nous détaillons ci-après quelques astuces pour vous accompagner dans cette optimisation. Si vous n’avez pas le temps ni les ressources pour réaliser cela, contactez-nous ! Sinon … bonne lecture !

Pour commencer, à quoi servent les archives ?

Les archives tracent les événements passés d’une entreprise, d’un organisme public, etc. Légalement, elles sont une& ressource fiable qui témoigne de la bonne fois de son producteur en cas de litige, de contrôle ou d’audit.

Pour aller plus loin, l’archive est constituée de données exploitables au profit de votre activité, de vos ventes et de votre performance.

Par conséquent, la non-gestion des archives est une source de risques. Au contraire, la gestion des archives peut être source d’opportunités.

Nous avons les solutions pour éviter les risques et saisir ces opportunités.

Durée de conservation des documents : un sujet à double tranchant

Premier sujet : la DUA (Durée de conservation administrative).

Les professionnels ont l’obligation légale de conserver une grande partie de leurs documents à plus ou moins long terme en fonction de leur valeur.

Si vous souhaitez développer ce sujet et connaitre les grandes lignes de la réglementation à ce sujet, n’hésitez pas à consulter notre article.

Si vous ne conservez pas les archives dans le délai légal de conservation, vous créez de multiples risques en cas de contrôle d’assurance, d’audit etc. avec des conséquences financières pesantes, voir pénale vis-à-vis de la personne dirigeante.

Si vous conservez des archives trop longtemps, au-delà de la réglementation, vous accumulez un volume de documents potentiellement sensibles devenus inutile.

Par conséquent, la connaissance complète des délais de destruction est stratégique. Elle permet d’assurer vos arrières et de conserver les bons documents pendant la bonne période tout en limitant vos coûts d’archivage par l’élimination des archives ayant atteint leur DUA.

Confidentialité des archives

La confidentialité des données est variable selon leur typologie (comptabilité, ressources humaines, …).

RGPD, CNIL, informations personnelles … les réglementations sont nombreuses et complexes concernant la protection des données. Le principe général : les archives doivent être classées par services producteur, puis par typologie, afin d’en établir les droits d’accès. En archivage, c’est ce qu’on appelle les habilitations.

En clair : que les personnes autorisées à consulter des documents y accèdent facilement, et que les autres n’y accèdent jamais !

Donc la question à résoudre est : vos archives sont-elles facilement accessibles par des personnes non concernées ? Si la réponse est oui … appelez-nous ! Il existe des systèmes simples pour garantir les droits d’accès par typologie d’archives.

Conclusion : solution d’archivage dans le Maine et Loire

En conclusion, REISSWOLF Ingrid Maingret vous sera utile si vous êtes :

• Situé à Angers, ou plus généralement dans le Maine et Loire (49) ;
• Concerné par une ou plusieurs des problématiques évoquées ci-avant.

En effet, une gestion d’archives efficace ne consiste pas seulement à identifier une personne faisant déjà partie du personnel, souvent un stagiaire ou un membre de l’équipe administrative, pour empiler consciencieusement les boîtes. En effet, cette gestion ne peut pas s’improviser, et ne doit pas se faire seul. Pour une personne non formée, ce travail peut mettre être perçu comme une corvée !

Vos salariés sont bien plus efficaces dans leur cœur de métier.

A contraire, nos agents sont des professionnels de l’archivage, rôdés à leur organisation et optimisation. Ils vous feront bénéficier de leurs expériences, de leurs connaissances, de leurs astuces et méthodes pour transformer le calvaire de vos archives en un potentiel de rentabilité insoupçonné !

Nos archivistes vous proposeront de multiples solutions qui sauront vous ravir, peu importe votre besoin initial. En règle générale, l’externalisation des archives est le meilleur compromis pour vous permettre d’améliorer considérablement votre archivage, toute en optimisant le coût de traitement.