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Gestion des archives à Combs-la-Ville
Archiver n’est pas la tâche préférée du chef d’entreprise. Cela peut aisément se comprendre. C’est un travail que beaucoup qualifieraient de rébarbatif. D’ailleurs, que signifie « archiver » ? Cela ne veut pas dire amasser en piles les documents de l’entreprise. Au contraire, l’archivage suppose un classement, un tri régulier, bref, tout ce qu’un chef d’entreprise n’a pas le temps de faire ; accaparé au quotidien par les mille autres choses qu’il a en tête pour développer son activité.
Pourtant, s’il y a une chose qu’il faut retenir de ses archives ; outre qu’elles représentent la mémoire de l’entreprise depuis ses débuts ; c’est qu’elles tendent à participer à la bonne marche de celle-ci. Ce sont sur tous ces documents que figurent des chiffres que vous devez fournir à un fournisseur ou un client, une référence pour commander de nouveaux produits…
Que dire quand ce sont des instances extérieures qui vous demandent de les fournir ?
Car si l’on envisage souvent les archives pour la vie au quotidien de l’entreprise, il ne faut pas oublier que les papiers que l’on garde ont une valeur probatoire, pendant un certain laps de temps. Ils peuvent donc être demandés, pour attester ou contrôler quelque chose. Lors d’un contrôle fiscal, par exemple, l’agent du fisc demandera à avoir toutes les données chiffrées, mais aussi des documents relatifs à l’embauche des salariés, même si le recrutement date de plusieurs années. Comment faire, alors, si vous n’êtes pas en mesure de les retrouver sous cet amas de papiers disparates ?
Trouver une entreprise d’archivage à Combs-la-Ville (Seine et Marne)
Information absente, faute d’avoir retrouvé le document, contrôle fiscal qui se profile à l’horizon, nombreuses sont les raisons qui poussent les chefs d’entreprise à appeler une société d’archivage. Mais en général, la démarche est tardive et c’est bien dommage. Il serait plus judicieux de s’inquiéter du sort des archives, quand on commence à se sentir débordé. D’autant, qu’alors, l’intervention sera d’autant plus courte.
Que vous soyez entrepreneur à Combs-la-Ville ou ailleurs, ne vous morigénez pas : ce que vous vivez, d’autres chefs d’entreprises le connaissent. Tout le monde est logé à la même enseigne. On vous exhorte à être sur tous les fronts, mais cela est difficilement réalisable. Externaliser votre archivage est une décision raisonnable et vous vous en féliciterez quand tout sera terminé. D’autant que les entreprises d’archivage peuvent vous réserver quelques belles surprises.
Bon à savoir sur Combs-la-Ville (77)
Amateurs d’architecture et d’histoire, sans doute connaissez-vous Combs-la Ville et ses environs. Cette ville de la Région Ile de France, dans le département Seine et Marne se situe à proximité du Domaine de Grosbois, où un superbe château se reflète dans les eaux.
Les amoureux de nature, comme le sont beaucoup de Combs-la-Villais se gorgeront de l’odeur d’humus de la Forêt de Sénart ou du soleil jouant dans les arbres du Parc Arthur Chaussy.
Quand le week-end est terminé, les entreprises Combs-la-Villaises se félicitent de voir arriver des clients venant de Paris et de sa banlieue. Il est vrai que la ville attire avec ses 6 pôles commerciaux, ses deux zones d’activités et 150 entreprises florissantes. Ce succès est mérité car les entrepreneurs ne comptent pas leurs heures. Mais il leur est impossible de faire face à toutes leurs obligations ; dont celle de la gestion de leurs archives. L’externalisation à un tiers archiveur devrait résoudre le problème.
Archivage à Combs-la-Ville : obtenir un devis sur mesure
Vous vous êtes décidé à vous occuper de vos archives. Excellente décision. Cela vous permettra d’être plus efficace au quotidien. Pour cela, vous savez que vous ne pouvez pas gérer en interne et qu’il faut passer par des professionnels. Une société d’archivage peut intervenir dans vos locaux. C’est d’ailleurs essentiel pour voir votre endroit de stockage. Car avant d’envisager toute action de rangement, il faut déjà voir si les conditions de conservation sont optimales pour une matière aussi fragile que le papier. Quelques insectes détectés, une source d’humidité et vous pourrez bientôt dire adieu à tous vos documents. Pour garder sereinement votre fonds documentaire, faites confiance à la société d’archivage qui a une solution pour vous : le transfert d’archives. En une prestation, vous voyez vos archives transportées dans un local adapté et sécurisé (stockage et conservation) et vous faites un gain de place dans votre entreprise.
Qui dit mieux. Plus besoin de penser à un déménagement.
Si vous ne vous êtes pas occupé de vos archives papier depuis longtemps, il est temps de procéder à un bon récolement. Ce fameux tri qui vous permet de ne garder que les documents dont la valeur probatoire est encore en cours. Les documents trop anciens font l’objet d’une suppression en toute sécurité. Il ne faudrait pas qu’une personne tierce puisse avoir accès à des données sensibles.
L’heure est venue ensuite de classer et de ranger tous vos documents. Ne voulez-vous pas procéder à la numérisation de tous ces papiers, pour anticiper la suite de la loi sur la transition numérique ? Vous pouvez tout à fait externaliser ce travail à la société d’archivage. Triés, classés, rangés ; vos archives papiers et numériques sont désormais prêtes pour vous aider à travailler au quotidien.
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