Gestion des archives à Créteil

Tous les entrepreneurs de Créteil ont les mêmes préoccupations : développer au mieux leur activité, quel que soit leur domaine d’activité. Appeler les clients, leur apporter satisfaction, facturer, trouver de bonnes idées marketing. Chaque entreprise fonctionne sur le même principe, que ce soit à Vigneux-sur-Seine, à Choisy-le-Roi ou encore Sucy-en-Brie. Pourtant, peu pensent que leurs archives peuvent contribuer à la bonne gestion de leur entreprise.

Après tout, cela ne consiste qu’en le stockage de documents papier, non ? Dans la réalité des faits, la conservation des archives a plusieurs buts.

Il faut pouvoir, dans le fonctionnement habituel de l’entreprise, pouvoir trouver un document donné afin de répondre à l’interrogation ou au mécontentement d’un client ou pour trouver une référence. C’est dans ce cadre que l’on comprend que les archives participent à la bonne marche de l’activité au quotidien.

Mais il faut aussi préciser l’aspect légal que revêtent la plupart de ces documents.

Certains doivent être gardés au sein de la structure pendant de nombreuses années, selon leur nature, pour pouvoir servir de preuve ; lors d’une situation contentieuse. On parle alors d’une durée probatoire ou d’une Durée d’Utilité Administrative (DUA). Ils peuvent aussi être demandés par un contrôleur fiscal ou un expert-comptable. Comment faire, quand ces milliers de documents ne sont pas triés et classés ?

Quand on se rend compte de l’utilité des archives, il est souvent trop tard : elles s’amoncellent dans des cartons, dans un ordre très approximatif. De quoi avoir des suées froides, en cas de demande impérieuse. Pas de panique, si vous vous rendez compte que cela concerne votre entreprise.

Trouver une entreprise d’archivage à Créteil (Val de Marne)

Quand on veut faire un dépoussiérage de ses archives, on s’aperçoit vite de l’ampleur de la tâche. Il faut connaître la durée probatoire de chaque document. Or, même dans les documents administratifs, cette durée peut varier d’un papier à un autre. Il faut procéder de même pour les documents comptables, commerciaux… un vrai casse-tête. Déléguer cette tâche à une personne de votre personnel peut être une solution, mais vous vous rendrez vite compte qu’il faut beaucoup d’organisation, de patience et de minutie, sans compter les connaissances juridiques ou des qualités d’archiviste ; ce qui n’est pas donné à tout le monde.

Autre solution et certainement la plus efficace pour votre entreprise, externaliser ce travail à une société de stockage d’archives. Car, sachez-le bien. Il ne s’agit pas seulement de mettre tous ces papiers dans des boîtes. Il faut procéder à leur récolement ; c’est-à-dire leur tri ; pour éliminer tous les documents devenus inutiles et sans valeur.

Ensuite, quand les documents sont triés, il faut trouver un système de classement efficace, propre à l’entreprise, en fonction de sa façon de travailler habituelle : quel est le nombre de personnes qui pourront être amenées à apporter des documents, dans cette salle ? Si vous êtes une petite structure, la liste sera restreinte. Si vous avez plusieurs services, il faut s’assurer que la politique d’archivage soit compréhensible par tous pour une mise en place rapide et durable.

Trier, classer. Cela constitue déjà des points très positifs quand on est dépassé par ses archives. Vous en êtes où, au niveau de la transition numérique ? C’est parce que les archives revêtent beaucoup d’aspects qu’il est important de connaître vos besoins, pour l’établissement du devis qui peut vous être fait.

Bon à savoir sur Créteil (94)

Créteil se situe à proximité immédiate de Paris. Un énorme avantage pour les entreprises cristoliennes. Le département Val de Marne et plus particulièrement la région Ile de France souhaitent profiter pleinement de cette proximité. Pourtant Créteil ne se limite pas à cela. La commune comprend des espaces nature qualitatifs, des équipements sportifs qui permettent aux habitants de s’épanouir au quotidien. Après les loisirs et le plaisir de la découverte des grands espaces, il est temps de repenser à l’économie, tant au niveau du secteur entrepreneurial que dans le domaine de l’emploi.

Europarc Grand Paris Sud Est Avenir s’occupe au quotidien de l’implantation, de la création et du développement de toutes les entreprises sur le secteur. Le GPSEA est déjà forte de 15 500 entreprises, sachant que chaque année, 3 000 nouvelles structures viennent grossir les rangs du dynamisme du territoire. Elles profitent d’une accessibilité forte, vers la Capitale mais également vers le reste du pays.

Les 3 000 entreprises attendues chaque année créent avec l’ambition de bien faire. De penser à tout. D’être sur tous les fronts. Mais elles se concentreront en priorité sur le développement, sur la pérennité de leur entreprise, quitte, quelquefois, à négliger un tant soit peu leurs archives. Elles le savent désormais, cette situation n’est pas inextricable. Elles pourront toujours solliciter à tout moment une entreprise d’archivage.

Archivage à Créteil : obtenir un devis sur mesure

Nous l’avons vu, les tiers archiveurs peuvent se charger d’effectuer un tri et un classement efficace de vos documents papier, avant de les ranger. Mais avant tout cela, ils vont regarder dans quel état sont vos documents. En effet, si vous devez présenter des papiers devant un juge ou même un client mécontent, il faut que les données soient bien lisibles. Or, certains facteurs extérieurs peuvent endommager vos archives papier. Une atmosphère trop humide, la présence d’insectes ou de rongeurs peuvent avoir rapidement raison d’elles. L’entreprise d’archivage et de stockage peut alors vous proposer un transfert d’archives. Qu’est-ce que cela veut dire ? Tout simplement qu’elles seront entreposées dans des locaux adaptés et sécurisés. La société d’archivage y veille.

Pour vous, cela présente deux avantages : le premier étant que vous êtes certains que l’intégrité de vos archives papier sera respectée avec un stockage adapté. Ensuite, vous allez gagner de la place : quelquefois une pièce entière si votre entreprise s’est beaucoup développée au fil des années.

Vu le prix au mètre carré d’un local commercial dans une ville à la périphérie de Paris, cela est toujours bon à prendre. Si vous souhaitez vous implanter à Créteil, sachez que les entreprises de stockage mettent aussi à votre disposition une solution sur mesure de déménagement de vos archives papier si vous souhaitez les conserver au sein de votre structure.

Enfin, venons-en à la transition numérique. Si elle apporte beaucoup aux entrepreneurs en termes de temps et d’économies, elle n’est pas forcément évidente à mettre en place. D’autant que ce qui se limite maintenant à la facturation clientèle, peut ensuite s’étendre à tous les documents de l’entreprise. Il faut alors penser à numériser toutes ses archives papier en respectant les bons formats, trouver un espace de stockage et de conservation idoine. Là encore, l’entreprise d’archivage peut vous apporter des solutions concrètes, pour la réalisation dans vos locaux, pour l’externalisation complète de la tâche ou pour former vos équipes. Qui aurait cru que l’archivage prenait autant de visages, présentant tous un intérêt certain pour votre activité et votre productivité au quotidien ?

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06/11/2023

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