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Gestion des archives à Dreux
Une entreprise émet et reçoit des documents. Tous ne sont pas à conserver, d’autres si. Cela répond même à une obligation légale. Selon leur nature (documents comptables, administratifs…), la durée de conservation varie. D’autres encore doivent être gardés pendant toute la durée de vie de l’entreprise. Il est important de ne pas sous-estimer la valeur probatoire de ces papiers. Il est possible, en effet, à tout moment, qu’une personne tierce puisse en demander la présentation. Ne pas être en capacité de le faire, expose l’entreprise et à fortiori le dirigeant à des conséquences. Dans le cas d’un litige, par exemple, ne pas pouvoir prouver sa bonne foi, devant un tribunal, en présentant le document le met face à la possibilité d’être condamné.
Lors d’un contrôle fiscal, l’agent peut demander à trouver à son arrivée, différents documents. Cette demande est réalisée en amont du contrôle et donne un peu de temps au chef d’entreprise pour les chercher. Mais comment faire, quand les archives ne constituent qu’une somme de morceaux de papier, tous entassés dans des boîtes de rangement…Factures, bilans comptables, contrats de travail sont autant de documents que l’on s’attend à trouver. La somme de tous ces documents représente les archives, et le stockage à assurer. Selon la taille de l’entreprise et le nombre de salariés, la salle des archives peut contenir des milliers de feuilles.
A cette première problématique : trouver une façon pragmatique d’ordonner ses archives papier, vient s’ajouter celle de la dématérialisation des documents. En effet, la transition numérique, voulue par le gouvernement, suppose désormais que toutes les factures clients soient dématérialisées. Toutes les entreprises y sont soumises. Il n’est pas incohérent de penser qu’il faudra bientôt numériser tous les documents, passés et futurs. Comment trouver le temps pour le faire et êtes-vous tout simplement en capacité humaine et matérielle de répondre à ces différentes injonctions ?
Trouver une entreprise d’archivage à Dreux (Eure-et-Loire)
Mettre en place une politique d’archivage peut être compliquée. Car il faut ensuite qu’elle soit applicable par tous. L’archivage en effet, est le travail de toute personne qui émet et reçoit des documents. Pour cela, elle doit être non seulement rigoureuse ; afin de ne pas égarer les documents ; mais aussi facile à comprendre et ce, dans le but de ne pas décourager les personnes qui vont y être confrontées. L’archivage électronique, quant à lui, doit répondre à des contraintes normées. C’est pour toutes ces raisons que les entrepreneurs drouais envisagent désormais l’externalisation (stockage et transfert) ; c’est-à-dire le fait de passer par un tiers archiveur pour le stockage et la gestion d’archives papier et numérique.
Ces entreprises spécialisées mettent à leur disposition des personnes diplômées qui font un état des lieux préalable de la somme de documents dont ils vont devoir s’occuper. Cela leur permet de faire un devis cohérent. Les sociétés d’archivage ne se contentent pas d’ordonner les archives papier. Elles procèdent également à leur récolement. Qu’est-ce que cela signifie ? Comme nous l’avons vu, certains documents ont une valeur probatoire. Au-delà d’une certaine date, ils n’ont plus de valeur juridique. Il n’est donc plus nécessaire de les conserver. Mais connaissez-vous la durée de conservation de tous vos documents en fonction de leur nature ? Sans doute que non.
Les archivistes et autres professionnels compétents qui travaillent au sein des entreprises d’archivage sont formés à cela, quel que soit le domaine d’activité de l’entreprise. Si elles trouvent des documents périmés ou en doublons, elles se chargent de le supprimer de façon sécuritaire. Les données contenues ne doivent pas pouvoir être reprises par un tiers, en reconstituant le document. La gestion des données clients, mais aussi les informations relatives à la santé de votre entreprise drouaise ne doivent en effet pas tomber en toutes les mains. La confidentialité et la sécurité sont des notions que les tiers archiveurs n’oublient jamais.
Bon à savoir sur Dreux (28)
Ville de culture, la ville de Dreux se distingue par la présence de plusieurs théâtres et scènes permettant des spectacles vivants de qualité. Le sport et les lieux de loisirs offrent aux habitants la possibilité de profiter qu’une qualité de vie appréciable. Il est évident qu’il fait bon vivre à Dreux, dans le 28. Mais qu’en est-il de l’économie et de l’emploi ? Située dans le département Eure-et-Loir, dans la région Val de Loire, la ville de Dreux est aux portes de la Capitale. Il ne faut, en effet que 50 minutes à peine pour rallier Paris. On peut donc dire que la ville jouit d’une localisation stratégique.
Ce seul point pourrait suffire à persuader les entreprises de venir s’implanter en pays drouais. 92% des entreprises se situent en effet dans l’arrondissement de Dreux. Mais l’Agglomération du Pays de Dreux (Vernouillet, Luray, Mézières en Drouais, Saint Gemme Moronval, Cherisy, Montreuil, Muzy, Vert en Drouais, Louvilliers en Drouais, Allainville, Garnay…) souhaite aller plus loin en proposant un accompagnement tant humain que financier aux entreprises drouaises. Toutes ces entreprises génèrent tous les ans des propositions d’emploi pour les habitants de Dreux et les personnes qui emménagent dans cette belle commune proche de Paris. Villas d’entreprises ; pépinière artisanale et tertiaire, deux ZAC sont ainsi mis à disposition des entrepreneurs qui souhaiteraient s’installer. Le fait d’une proximité immédiate avec la Cosmetic Valley et la Pharma Valley ne peut être que de bon augure pour une réussite professionnelle.
Archivage à Dreux : obtenir un devis sur mesure
L’archivage et le récolement sont des prestations qui vous intéressent ? Savez-vous que vous pouvez demander plus ? Il n’est pas rare qu’une entreprise, au bout de quelques années soit envahie de documents. La salle dédiée n’y suffit plus et il est impossible, donc, de jeter les documents, même après récolement. Deux solutions s’offrent alors à vous : opter pour des locaux plus grands. Mais pouvez-vous confier le déménagement à des inconnus, sachant tout ce qu’elles contiennent ? Les entreprises d’archivage proposent aussi le déménagement d’archives. Deuxième option : offrir un nouveau lieu de stockage à tous vos documents papier. Cela vous offre la possibilité de gagner de la place pour développer votre activité, tout en restant dans la légalité.
Gros plus de cette solution : vous offrez à vos archives papier des conditions de préservation meilleures que celles que vous pouvez proposer au sein de votre structure. En effet, les tiers archiveurs peuvent mettre à disposition des locaux adaptés. Qu’est-ce que cela veut dire ?
Les documents papier, pour une meilleure préservation, doivent être mis à l’abri de la lumière directe. Il faut que les documents soient préservés de la poussière et des nuisibles (ce que l’on appelle le dépoussiérage d’archive). C’est pour cela qu’ils sont tous mis soigneusement dans des cartons d’archivage. Enfin, les locaux bénéficient d’une surveillance constante et sont prémunis contre différents sinistres : départs d’incendie ou encore dégât des eaux.
Leur accès est pourtant toujours possible, à tout moment, sur simple demande. Un scan du document vous est alors envoyé rapidement. La digitalisation et une politique d’e-gestion de vos archives peuvent également vous être proposées. Quelle que soit votre demande, pensez à le spécifier quand vous contacterez ces professionnels de l’archivage. Cela fera l’objet d’un devis gratuit qui ne vous engage à rien. Une solution sur-mesure vous sera proposée pour maitriser vos archives papiers et numériques. Gain de temps, d’argent au regard d’une embauche pour effectuer cette tâche au quotidien, productivité accrue : tout entrepreneur exerçant à Dreux a tout intérêt à adopter une gestion sereine de ses archives d’entreprise.
Durant cette opération de nettoyage, une distance impressionnante de 1,8 kilomètres de livres ont été nettoyée, en plus du dépoussiérage des tablettes et des armoires. L’Université de Strasbourg s’est montrée très satisfaite du travail accompli par Reisswolf, qui a non seulement répondu aux attentes mais a également été sollicité pour d’autres projets, témoignant ainsi de […]
