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Gestion des archives à Fontainebleau

Entrepreneurs bellifontains, savez-vous combien de temps vous devez garder les documents relatifs à votre Cotisation Foncière des Entreprises ou encore vos comptes annuels ? Sans doute que si vous faisiez quelques recherches, vous trouveriez la réponse. Mais force est de constater que personne ou presque, ne peut retenir les durées probatoires des documents d’archives, sachant qu’ils se décomposent en plusieurs familles. Les documents sociaux, les documents fiscaux, les pièces comptables, les documents civils ou encore ceux propres à la gestion du personnel : dans chaque famille se trouvent plusieurs sous-parties et les durées varient souvent…

Pourtant, tous ces documents ; non seulement doivent être archivés, mais doivent faire également l’objet d’un classement méthodique. Pourquoi dit-on qu’ils ont valeur de preuve ? Tout simplement parce qu’ils peuvent vous aider dans le cadre d’une situation litigieuse. Ces documents peuvent aussi vous être demandés par un contrôleur fiscal. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, il n’y a quelquefois aucune raison qui justifie un tel contrôle. L’entité fiscale estime que chaque entreprise française peut en faire l’objet. C’est pour cette raison que 50 000 entrepreneurs, tous les ans, se morigènent d’avoir accordé si peu d’importance à leurs archives.

Car il faut, à l’annonce d’un contrôle, pouvoir retrouver des documents, quelquefois anciens. S’ils ont été jetés, c’est un véritable coup dur pour l’entreprise qui peut être redevable, à minima, d’une amende. Pour les autres, c’est un casse-tête quand ils considèrent la somme de documents non classés qui se trouvent dans la salle de stockage d’archives. Cette éventualité vous effraie ? Qu’à cela ne tienne. Remédiez à cette situation en faisant appel à des experts en la matière : les sociétés d’archivage.

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Trouver une entreprise d’archivage à Fontainebleau (77)

Votre entreprise de Fontainebleau peut-elle dédier une personne de votre personnel au classement et au récolement des archives ? Très certainement que non. Au-delà du critère de temps que prendrait cette tâche, il faut avoir certaines connaissances pour pouvoir faire un dépoussiérage des documents papier dans les règles de l’art. Après avoir fait le tri de tous ces papiers, il faut établir une méthode de classement. Cela peut prendre des semaines, voire plus pour une personne non initiée. C’est pour cette raison que les entreprises ne souhaitent plus internaliser l’archivage et font appel à des société de stockage et de déménagement d’archives.

La proximité de Paris a certainement permis un développement rapide de votre activité. Fournisseurs, partenaires, clients, vos documents papier regorgent de données que vous devez préserver. Mais comment faire quand on procède au tri et que l’on trouve des documents périmés ? Une déchiqueteuse classique est à bannir. Les fines bandelettes que vous obtenez pour supprimer vos documents papier permettent soit, un gain de place, dans la poubelle, mais une personne mal intentionnée pourrait les récupérer et les reconstituer. Mettre en place un protocole de destruction sécuritaire n’est pas si aisé. Commencez-vous à voir tout le potentiel des entreprises d’archivage ? Et pourtant, vous ne connaissez désormais que la face émergée de l’iceberg. Pour vraiment tirer profit de tout ce qu’elles ont à offrir à votre entreprise, vous avez tout intérêt à les contacter pour demander un devis sur mesure. Quels sont vos besoins en la matière ? Décryptage.

Bon à savoir sur Fontainebleau (77)

On peut retrouver sur la carte de France la ville de Fontainebleau à côté de Champagne en Seine. Ces deux communes appartiennent au Département de Seine-et-Marne en région Ile de France.

Si les touristes viennent du monde entier pour admirer ses célèbres châteaux, Fontainebleau possède d’autres trésors. Les Bellifontains peuvent faire des promenades en trottinette tout terrain électrique en forêt, visiter deux musées ou encore assister à des courses hippiques. Au niveau économique, les entreprises bellifontaines sont accompagnées dès le projet de création, par une pépinière. Située à seulement 60 kilomètres de Paris, il est facile de se créer rapidement un réseau et de se faire connaitre. Il ne restait qu’un acteur majeur à connaitre, pour un fonctionnement parfait de l’entreprise à Fontainebleau : la société d’archivage. C’est désormais chose faite.

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Archivage à Fontainebleau : obtenir un devis sur mesure

Comment décririez-vous votre espace de stockage d’archives ? Est-ce un endroit bien ventilé : la bonne circulation de l’air est importante. Tout comme l’est le critère du taux d’humidité. Vous vous en doutez, l’humidité est l’ennemie jurée de la matière papier. Les sociétés de stockage d’archivage vont ; et c’est une déformation professionnelle ; vérifier les conditions de conservation de vos documents. Si tout est réuni (ventilation, absence d’humidité et de rongeurs), c’est déjà un très bon début pour votre pièce de stockage.
Dans le cas contraire, il ne faut pas vous inquiéter pour vos documents, car la situation n’est pas irréversible.

Il est tout à fait possible de faire un transfert de vos archives. C’est alors la société d’archivage qui se chargera de les déplacer dans des locaux (qui lui appartiennent) et qui veillera à leur préservation dans le temps. Même si cette action y ressemble, elle n’est pourtant pas identique à une autre prestation qui s’appelle le déménagement d’archives. Dans le cas d’un changement de locaux (souvent plus grands, suite à un développement de l’activité), il faut non seulement penser aux meubles, aux machines, au matériel informatique, mais aussi à déménager l’ensemble de ses archives. Les tiers archiveurs ont conscience que ce travail doit être pris extrêmement au sérieux. Ils proposent donc de transporter tous les documents papier jusqu’au nouvel emplacement professionnel.

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Si votre pièce d’archive ne pose pas de problème, reste à déterminer ce que vous souhaitez : voulez-vous que vos archives soient triées ; vos documents périmés supprimés de façon sécuritaire ? Il peut sembler opportun de profiter de ce tri pour demander à la société d’archivage de classer tous vos documents restants. Cette façon de classer vous appartient. Si vous avez votre idée, n’hésitez pas à en faire part aux professionnels. Vous pouvez par exemple décider de classer les documents par genre et ensuite par année. Si vous procédez de même pour tous les types de documents, ils seront faciles à trouver, même sans imaginer une situation contentieuse. Imaginez le temps que vous allez gagner quand vous aurez besoin de compulser un document.

Un tableau récapitulatif ainsi qu’un inventaire exhaustif de tous vos documents papiers vont seront remis en fin de tâche. Enfin, il n’y a pas que les documents papier. La digitalisation est sur toutes les lèvres et fait frémir le monde entrepreneurial. Si vous avez réussi à dématérialiser vos factures clients comme l’exige la loi relative à la transition numérique, avez-vous adopté les bons formats ? Ne pensez-vous pas qu’il serait judicieux pour anticiper et gagner encore plus de temps, de numériser toutes ces archives papier ? Ce qui prendrait un temps considérable à vos collaborateurs peut être externalisé de A à Z à des sociétés de stockage et transfert d’archivage. Vous auriez ensuite le contrôle total sur vos archives, via une base de stockage à déterminer.

Au contraire des archives papier que tout le monde ou presque peut consulter, à moins que la porte soit condamnée, vous pouvez instaurer des niveaux de sécurité, des niveaux d’accès, en fonction du profil de vos collaborateurs. Un vrai plus pour votre entreprise, mais aussi pour vos salariés qui peuvent rapidement accéder à des documents qu’ils sont en droit de consulter. Vous l’aurez compris : en fonction de la nature de vos besoins, l’entreprise d’archivage peut vous élaborer un devis vraiment sur mesure, pour votre administration d’archives.