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Gestion des archives à La Flèche

La législation impose aux entreprises ; quelle que soit leur taille et leur domaine d’activité ; la conservation de certains documents. Ils ont une vocation probatoire. Cela signifie qu’ils font office de preuve, en cas de litige ou quand une instance vient faire un contrôle fiscal, par exemple. Ils peuvent répondre aussi à la demande de clients ou encore de partenaires. Ces documents ne doivent pourtant pas tous être conservés à vie, au contraire. Certains ont une valeur légale pendant seulement deux ans, alors que d’autres doivent pouvoir être présentés pendant 15 ans.

Combien de documents sont produits ou reçus au sein de l’entreprise pendant plus d’une décennie ? C’est justement parce que cela représente un laps de temps très conséquent, qu’il est important de procéder à un classement méticuleux des archives professionnelles avant leur stockage.

Ce n’est pourtant pas toujours le cas. Ce n’est pas forcément lié à un manque d’intérêt ou parce que le chef d’entreprise n’en voit pas la nécessité. Simplement, il n’a pas le temps pour le faire.

Or, outre le fait qu’il faut pouvoir présenter ces documents, en temps et en heure, à la demande, il s’agit aussi pour l’entreprise de travailler de façon plus fluide, car la perte d’un document peut laisser supposer des heures de recherche quelquefois infructueuses. Si vous ne voulez pas que ce genre de situations vous arrive, vous avez tout intérêt à solliciter l’expertise d’une entreprise de stockage d’archives.

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Trouver une entreprise d’archivage à La Flèche (72)

Si vous êtes une toute jeune entreprise, sans doute pouvez-vous internaliser cette tâche. Les documents ne sont pas encore nombreux. Il faut pourtant déterminer une méthode de classement qui va vous aider durablement. Par année, par ordre alphabétique ou par dénomination de documents, vous devez vous interroger sur ce qui sera le plus simple et le plus efficace dans le cadre de votre activité. Si, au contraire, vous êtes présent sur le territoire fléchois depuis des années, peut-être croulez-vous déjà sous le poids des documents papier. Dans ce cas, après avoir écarté l’internalisation de la tâche et envisagé d’embaucher quelqu’un, ne vous reste qu’une option et sûrement la meilleure pour votre entreprise : externaliser l’archivage à un tiers archiveur.

Les sociétés d’archivage peuvent vous aider à trouver un classement idoine, en plus d’assurer leur stockage et leur transfert dans des lieux adaptés. Le fait de compulser tous vos documents les mettra face à ceux qui n’ont plus de valeur légale. Si vous les avez missionnées également pour le récolement (le tri de vos archives), elles se chargeront de supprimer les documents obsolètes. Vos besoins sont précis ; c’est justement pour pouvoir y répondre au mieux que les sociétés d’archivage doivent être en capacité de vous présenter un devis sur mesure. Pour rappel, leur principale activité réside dans le stockage d’archives, avec la logistique liée au déménagement et au transfert des archives. Les documents sont stockés durablement et dans des locaux adaptés pour leur garantir une conservation idéale. Un dépoussiérage ainsi qu’un récolement peut également être effectué suivant les besoins de l’entreprise.

Bon à savoir sur La Flèche (72)

Pourquoi vouloir s’implanter dans le département de la Sarthe ? Vous pourriez en ce sens, interroger les fléchois. La vie est douce, en Région Pays de la Loire et l’économie, dynamique. Le territoire est attractif (Crosmières, Arthezé, Villaines sous Malicorne, Bousse, Clermont Créans, Thorée les Pins, Le Lude, Clefs Val d’Anjou, Fougeré, Les Rairies, Durtal, La Chapelle d’Aligné, le Bailleul) et les élus du pays fléchois veulent que cette situation perdure dans le temps.

De nouvelles entreprises s’implantent régulièrement. D’autres sont créées ou reprises par des enfants du pays ou des personnes attirées par la région. Elles sont aidées en ce sens par le service d’accompagnement aux entreprises Cogito. Cette structure leur permet de travailler en coworking, si elles le souhaitent. Pour ce qui est de vos archives, pourtant, vous avez tout intérêt à vous tourner vers des tiers archiveurs professionnels.

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Archivage à La Flèche : obtenir un devis sur mesure

Système de rangement, méthode de classement, tri. Ce que les entreprises d’archivage peuvent vous proposer ne se limite pas à cela. Vous emménagez en pays fléchois, comme d’autres avant vous et vous vous inquiétez du déménagement de vos archives ? Il est important de confier ce transport à des tiers de confiance. Les entreprises spécialisées en archivage proposent généralement cette prestation et elle n’est faite qu’à l’interne, sans passer par des prestataires extérieurs. A propos de déménagement, vos archives papier commencent à prendre beaucoup de place. La transition numérique vous exhorte à produire davantage par voie dématérialisée, mais il est obligatoire par ailleurs de conserver ses archives papier. Quel dilemme.

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Pas vraiment, si vous faites transférer vos archives papier. Voilà en quoi cela consiste : les entreprises d’archivage ; et c’est totalement compréhensible ; connaissent les conditions idéales pour préserver le papier durablement. Si l’on peut parler de la lumière ou encore de la poussière qui sont à éviter, il faut aussi s’intéresser aux sinistres. Quelle entreprise peut dire qu’elle est à l’abri des flammes ou encore d’une fuite d’eau. Tout cela peut concourir à perdre pour toujours vos archives d’entreprise. Les entreprises d’archivage sont parées pour répondre à ce type de problème. Consultables à tout moment, grâce à un logiciel spécifique notamment, vos archives vous appartiennent toujours, elles sont seulement délocalisées pour vous permettre de gagner de la place.