Gestion des archives à La-Roche-sur-Yon

Avec l’augmentation constante du volume d’informations, les entreprises sont confrontées à de plus en plus de problèmes pour trouver les bonnes solutions d’archivage qui leur permettront de stocker les données importantes et de les rendre accessibles pour une utilisation future. Au début, les entreprises s’appuyaient principalement sur des archives physiques, mais aujourd’hui elles se tournent vers les services professionnels d’archivage électronique en raison de leurs nombreux avantages.

Archiver pour libérer vos espaces de travail

L’activité des entreprises évolue tandis que leurs locaux ne changent pas de taille. Afin de poursuivre leur croissance, les entreprises sont donc régulièrement en manque d’espace ! l’une des solutions les plus efficaces pour libérer les espaces de travail est l’externalisation de l’archivage.

De plus, lorsqu’une entreprise se développe, elle commence à générer une quantité plus importante de documents. Sans espace de bureau accru, ces documents supplémentaires peuvent facilement commencer à perturber une société. Alors que la recherche de nouveaux locaux peut être à la fois coûteuse et longue, le stockage externe permet de libérer immédiatement de l’espace pour un coût réduit.

Archiver pour la sécurité et la poursuite de vos activité

Des exigences accrues en matière de sécurité et de continuité des activités peuvent également entraîner la nécessité d’un stockage externe.

Toute entreprise possède des données personnelles qui doivent être conservées en toute sécurité. Ces données sont souvent conservées sous forme de papier, par exemple des contrats, des dossiers de ressources humaines, des données sur les clients ou même des factures. Conserver des documents dans vos propres locaux peut vous exposer à des risques commerciaux.

1. Vos collaborateurs ont-ils un accès restreint aux classeurs ou aux salles d’archivage, ce qui n’est souvent pas le cas dans les bureaux ouverts.
2. Pouvez-vous tracer l’utilisation de vos documents et données ?

Il peut être difficile de suivre les entrées et sorties quotidiennes des locaux/départements et de savoir qui a accédé à vos archives. L’un des principaux problèmes liés à la perte ou à l’égarement de documents et que les gens classent mal les informations ou ne les restituent tout simplement pas.

En outre, le stockage de documents en externe peut également jouer un rôle clé dans la poursuite des activités. Si vos archives sont stockées sur place et qu’une catastrophe telle qu’un incendie ou une inondation survient, cela peut être désastreux pour votre entreprise. Si tous vos documents importants sont perdus, il peut être très difficile de les récupérer.

Archiver pour gagner du temps et réduire le coût du personnel affectés à la gestion des archives

Si vous et votre entreprise envisagez de développer vos activités, l’externalisation des archives vous aidera à être plus productif. Avec des documents stockés ailleurs, vos employés pourront travailler plus efficacement et ne perdront plus de temps à chercher un document dans de vieux classeurs.

Certaines entreprises stockent même leurs documents dans des locaux fermés, c’est-à-dire dans des bâtiments séparés où les employés doivent se rendre pour trouver un document. Une fois sur place, le personnel peut mettre du temps à trouver ce qu’il cherche. Les armoires ne sont souvent accessibles qu’à quelques membres du personnel, ce qui rend difficile une gestion efficace des archives. Des problèmes tels que l’empilement et le déplacement des boîtes peuvent rendre difficile le suivi et la recherche rapide des documents. Cela fait perdre un temps précieux au personnel et de l’argent en frais de déplacement et de carburant.