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Gestion des archives à Le Kremlin-Bicêtre
Qui a, un jour, dit aux futurs entrepreneurs que l’archivage ferait partie de leurs tâches ? Personne. On ne parle en général que d’étude de marché, de prévisionnel ou de chiffre d’affaires. Pourtant, ne pas sous-estimer l’archivage pourrait être un point fort pour le créateur en devenir. Il pourrait alors, dès les premiers jours, instaurer une politique d’archivage qui lui permettrait d’être plus productif au quotidien.
L’entrepreneur se cantonne souvent à reléguer les documents dont il ne se sert plus dans une salle. Mis dans des boîtes, ils attendent, en vain le plus souvent, un récolement.
Ce n’est que lorsque le chef d’entreprise est confronté à une situation épineuse : un conflit d’intérêt, une situation litigieuse ou encore le passage d’un contrôleur du fisc qu’il se rend compte à quel point il a été négligeant.
Nous allons vous donner ici les astuces pour que ce genre de désagréments ne vous arrive pas. En premier lieu, quand on se sent dépassé par une tâche aussi chronophage, exigeante et méticuleuse que celle de l’archivage, mieux vaut externaliser.
Trouver une entreprise d’archivage à Le Kremlin-Bicêtre (94)
Si nous avons évoqué des problématiques relativement embêtantes, il ne faut pas oublier que quotidiennement également, des archives mal tenues peuvent se rappeler à votre bon souvenir. Un entrepreneur n’appréciera jamais ; et c’est bien normal ; qu’un client l’appelle pour avoir un renseignement relatif à son devis ; sans pouvoir lui répondre, faute d’avoir les informations devant les yeux. Or, ce devis repose, avec d’autres documents papier, dans la salle de stockage des archives.
Ce n’est pas parce qu’un client est intéressé qu’il va signer tout de suite. Il lui faut quelquefois réfléchir. Après quelques relances, le papier a été remisé. Le fait de ne pas pouvoir lui répondre peut vous faire perdre une vente. Aucun chef d’entreprise ne peut se permettre ce genre de choses. Cela ne serait sans doute pas arrivé avec des archives bien ordonnées. Une société d’archivage peut être alors l’unique solution à envisager pour remédier à tout cela.
Quand vous la contacterez, l’entreprise d’archivage vous demandera certainement quelles sont vos attentes. Bien entendu, vous serez tentés de lui répondre que vous voulez un bon rangement de votre salle de stockage. Attendez cependant de voir quelles prestations elle a à vous offrir. Le devis pourrait réellement changer, tant vous avez à gagner avec ces divers services.
Bon à savoir sur Le Kremlin-Bicêtre (94)
Le Kremlin-Bicêtre fait partie de la métropole du Grand Paris, en Région Ile de France. Cette commune se situe plus précisément dans le département du Val de Marne à côté de Gentilly.
Ces deux villes peuvent conjointement profiter du parc départemental des Hautes-Bruyères ou encore de la beauté du Moulin de la Tour. Sensibilisés aux enjeux de l’économie sociale et solidaire, les Kremlinois sont des entrepreneurs dans l’âme.
Presque 1 800 entreprises ont vu le jour dans cette jolie ville proche de la Capitale. Cette proximité les rend sans cesse plus exigeants, quant à leurs performances, leurs services. Maintenant qu’ils ont saisi l’importance que revêtent leurs archives professionnelles, elles souhaiteront externaliser leur gestion à des prestataires de confiance : les sociétés d’archivage.
Archivage à Le Kremlin-Bicêtre: obtenir un devis sur mesure
Chaque entreprise a ses besoins propres en ce qui concerne l’archivage. Certaines auront pris soin de trier et récoler régulièrement leurs archives papier, ce qui participe à une parfaite maitrise de leur fonds documentaire. Leur demande concernera alors la transition numérique et la façon de procéder, à moins qu’elles ne veuillent externaliser la numérisation réglementaire de tous leurs documents et ce, dans le but d’anticiper des injonctions futures. D’autres, n’ayant ; comme nous l’avons vu ; eu que peu de temps à consacrer à leurs archives papier souhaiteront bénéficier d’un classement drastique pour pouvoir produire les pièces au besoin, si une personne extérieure venaient à les demander. Aucun chef d’entreprise en effet, n’est à l’abri d’un contrôle fiscal ou encore d’une situation litigieuse. Les salariés peuvent avoir besoin, également de consulter certains documents, comme la convention collective, par exemple. Il faut alors qu’ils y aient accès.
Enfin, des entreprises peuvent vouloir gagner de la place utile, en souhaitant faire un transfert d’archives dans des locaux plus adaptés. Le prix de l’immobilier locatif professionnel suppose de devoir utiliser au mieux la surface d’un immeuble ou d’un bureau. Transférer les archives peut être, en ce sens, une excellente solution, sachant que les documents restent toujours accessibles à tout moment. Ce transfert peut également se faire lors d’un déménagement d’entreprise. C’est parce que toutes ces demandes peuvent être faites auprès d’un prestataire d’archivage qu’il est important de faire le point sur ses besoins, afin de demander un devis gratuit et entièrement personnalisé. Les sociétés d’archivage proposent également un accompagnement humain pour faciliter la mise en œuvre de cette nouvelle politique d’archivage ; qu’elle concerne les documents papier ou numériques, voire les deux. Le fait d’avoir un interlocuteur est un point positif à ne pas négliger surtout quand on a compris les enjeux d’archives bien ordonnées.
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