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Gestion des archives à Niort

L’entreprise REISSWOLF Ingrid Maingret, spécialisée dans les solutions d’archivage pour les entreprises et organismes publics, est présente dans les Deux-Sèvres. À Bressuire (79), et à Saumur. Ce partenaire REISSWOLF vous apporte des solutions d’archivage locales sur-mesure, pour la gestion de documents.

Enjeux de l’archivage pour les entreprises dans les Deux-Sèvres

Les entreprises Niortaises, Bressuirais ou en général Deux-Sévriens, produisent des archives tous les jours. Il vous suffit de jeter un regard autour de vous pour constater la présence de documents. S’il y en a peu, c’est que ces documents sont ailleurs … le plus souvent au sous-sol ou dans les combles !

1- La digitalisation

De nombreuses sociétés cherchent à rattraper le mouvement de digitalisation globalisé. Cette digitalisation permet de fluidifier les échanges d’informations, et ainsi de travailler sur la performance des équipes.

L’enjeux professionnel des entreprises est de mettre en place une transformation digitale efficace, en numérisant puis en conservant les archives digitales.

2- L’enjeu environnemental

Quelle serait l’utilité de numériser systématiquement n’importe quel document sans savoir si celui-ci sera communiqué ? Pensons à nos campagnes, à notre planète : la digitalisation, très énergivore, n’est pas nécessaire dans tous les cas de figure. Le tri préalable des archives à conserver physiquement ou à numériser est donc primordial pour réaliser des économies significatives et diminuer notre impact environnemental.

Parallèlement, le saviez-vous : le papier qui sert principalement de support pour archives est une ressource de valeur pour le recyclage ! Voici une deuxième raison de vous plonger dans vos documents.

Faites le tri (ou confiez ce travail à notre archiviste), numérisez les documents communicables, stockez sur papier les archives selon leur délai légal de conservation, et détruisez en recyclant le reste !

REISSWOLF Ingrid Maingret travaille notamment avec un ESAT pour la destruction confidentielle et le recyclage des documents.

Principe de l’archivage pour les sociétés et professionnels privés

L’archivage est l’action de conserver puis de gérer les données qui ne sont plus utilisées activement par l’entreprise dans un espace stockage séparé. Ces données sont vouées à être conservées pendant une période définie. Leur gestion doit répondre à plusieurs exigences.

L’archivage semble simple. Simple au point de le reléguer toujours au dernier plan. Nous avons d’autre enjeux majeurs

Pense à la planète + pense à vos salariés + pense à vos clients + pense à vos assurances …

Quelles sont les entreprises concernées par l’archivage ? Absolument toutes ! Nous travaillons avec des TPE, PME, professions libérales, grandes entreprises et multinationales de tous secteurs d’activité.

Quel type de documents un professionnel doit-il prendre en compte dans notre politique d’archivage ?

Les organismes privés partagent des typologies communes, telles que les documents comptables (bilans, factures etc.), RH (fiche de paie, dossier d’un salarié), Achats, contrats de tous types …

Cependant, et pour complexifier l’archivage, des spécificités existent selon votre secteur d’activité. Par exemples, les professions médicales devront assurer la bonne conservation des dossiers médicaux, comprenant par exemples les ordonnances, documents hospitaliers, radiologies etc.

Archivage papier ou numérique ?

Dans la très grande majorité des cas, l’archivage est une charge pour les organismes professionnels. En effet, les données présentes dans les archives ne sont généralement pas utiles pour l’activité courante d’une organisation. La réglementation impose pourtant de conserver ces données « passives » pendant une durée déterminée.

Les ressources à déployer pour conserver, organiser et gérer les archives à long terme sont à la charge de l’entreprise productrice. Il est donc nécessaire de s’en préoccuper.

REISSWOLF Ingrid Maingret travaille au quotidien auprès de professionnel pour :

1- Présentation d’un état des lieux à un instant T de votre organisation, et calculer le coût interne de l’archivage.

Nous avons d’ailleurs mis en place un outil simple en ligne qui permet de calculer ce coût à partir du temps perdu par vos collaborateurs et de l’espace nécessaire au stockage des données.

2- Proposition de solution de proximité et efficaces pour réduire cette charge au maximum :

  • Tri et destruction es archives éliminables
  • Gain de temps en recherche pour vos collaborateurs et donc amélioration de leur productivité
  • Numérisation des documents régulièrement consultés et partagés
  • Optimisation de l’espace de stockage grâce à notre service d’externalisation d’archives
niort mairie

Trouver une entreprise d’archivage à Niort (79)

Vous êtes une entreprise, un organisme public ou une association située à Niort, Bressuire, Thouars, Mauléon, ou tout autre commune des Deux-Sèvres, et vous produisez des archives ?

REISSWOLF Ingrid Maingret est la seule entreprise proposant un panel de services professionnels et haut-de-gamme dans le département. En effet, cette entreprise familiale s’est associée à REISSWOLF pour offrir localement les solutions d’archivage dont vous avez besoin :

  • Conseil en gestion de données – durée de conservation, tri, accompagnement dans la mise en place une politique d’archivage cohérente et efficace ;
  • Externalisation d’archives – conservation sécurisée, transfert d’archives, mise en place d’une traçabilité et gestion des archives ligne 24h/24 ;
  • Gestion courante des archives – livraisons, consultations, scan-sur-demande, destructions ;
  • Archivage numérique – numérisation, gestion des documents digitalisés ;

Nous accompagnons également les organismes publics pour effectuer des opérations de récolement et de dépoussiérage.

Après une analyse de vos archives (analyse gratuite), nous vous proposons une solution adaptée à votre problématique. Pour cela, nous combinons plusieurs services d’archivage : toutes ces opérations sont réalisées en interne, par nos agents spécialisés et archivistes.

Bon à savoir sur Niort (79)

Bien que peu nombreux (372 600 habitants), les Deux-Sévriens ont plusieurs atouts dans leur poche.

En effet, cette population est en proportion la plus jeune de la région Aquitaine. Elle bénéficie d’un taux de chômage faible, grâce à une économie basée sur des secteurs porteurs. Le premier d’entre eux et l’agroalimentaire, structurée autour d’une production agricole efficace, couvrant 80% du territoire Deux-Sévriens.

Parallèlement, des zones économiques telle que le Bocage Bressuirais sont fortement industrialisées. La métallurgie, la fabrication de mobilier, le travail du bois etc. y représentent jusqu’à 30% des emplois.

Enfin, la réputation de Niort n’est plus à faire : il s’agit de la 3e place financière de France. « Capitale des mutuelles d’assurance », de nombreuses entreprises de renom y ont installé leur siège social, telles que la MAIF. Préfecture régionale importante, la ville accueille également les sièges départementaux de grandes banques et assurances, tel que Groupama, pour qui REISSWOLF offre ses services d’archivage.

Cet environnement favorable permet également le développement de tout un écosystème d’entreprises tertiaires nécessaires au bon développement de l’économie locale. Le secteur tertiaire représente 80% des emplois en zone urbaine.

Enfin, les Deux-Sèvres, et notamment la communauté d’agglomération du Niortais, portent une histoire riche et multiséculaire, comme en témoignent les kilomètres d’archives historique conservées au sein des archives départementales.

niort ville

Archivage à Niort : obtenir un devis sur mesure

L’archivage et le récolement sont des prestations qui vous intéressent ? Savez-vous que vous pouvez demander plus ? Il n’est pas rare qu’une entreprise, au bout de quelques années soit envahie de documents. La salle dédiée n’y suffit plus et il est impossible, donc, de jeter les documents, même après récolement. Deux solutions s’offrent alors à vous : opter pour des locaux plus grands. Mais pouvez-vous confier le déménagement à des inconnus, sachant tout ce qu’elles contiennent ? Les entreprises d’archivage proposent aussi le déménagement d’archives. Deuxième option : offrir un nouveau lieu de stockage à tous vos documents papier. Cela vous offre la possibilité de gagner de la place pour développer votre activité, tout en restant dans la légalité.

Gros plus de cette solution : vous offrez à vos archives papier des conditions de préservation meilleures que celles que vous pouvez proposer au sein de votre structure. En effet, les tiers archiveurs peuvent mettre à disposition des locaux adaptés. Qu’est-ce que cela veut dire ?

societe gestion archives

Les documents papier, pour une meilleure préservation, doivent être mis à l’abri de la lumière directe. Il faut que les documents soient préservés de la poussière et des nuisibles (ce que l’on appelle le dépoussiérage d’archive). C’est pour cela qu’ils sont tous mis soigneusement dans des cartons d’archivage. Enfin, les locaux bénéficient d’une surveillance constante et sont prémunis contre différents sinistres : départs d’incendie ou encore dégât des eaux.

Leur accès est pourtant toujours possible, à tout moment, sur simple demande. Un scan du document vous est alors envoyé rapidement. La digitalisation et une politique de gestion de vos archives peuvent également vous être proposées. Quelle que soit votre demande, pensez à le spécifier quand vous contacterez ces professionnels de l’archivage. Cela fera l’objet d’un devis gratuit qui ne vous engage à rien. Une solution sur-mesure vous sera proposée pour maitriser vos archives papiers et numériques. Gain de temps, d’argent au regard d’une embauche pour effectuer cette tâche au quotidien, productivité accrue : tout entrepreneur exerçant à Niort a tout intérêt à adopter une gestion sereine de ses archives d’entreprise.