Gestion des archives à Palaiseau

Un entrepreneur est généralement plein d’ambition : il ne ménage pas ses heures, multiplie les
rendez-vous et les contacts, pour que son entreprise se développe. Le soir ou le week-end, il
consacre quelques heures à son administratif. Mais plus l’activité grandit, plus les documents se
multiplient, plus les clients affluent. Il faut alors songer à embaucher ; ce qui a pour conséquence de
voir s’accumuler encore plus de papiers. Dépassé, souvent par l’administratif de plus en plus
complexe, le chef d’entreprise peut se féliciter déjà de payer ses impôts, ses cotisations sociales et
ses salariés en temps et en heure. Tous les documents qui en découlent finissent directement dans
les archives.
Tout entrepreneur sait qu’il doit garder ces documents, même si, la plupart du temps, il en ignore la
raison et le temps de conservation.

Petite explication. La durée est déterminée par la nature d’un
document. Un papier issu de la même famille (documents commerciaux, par exemple) peut être
gardé pendant 2 ans alors qu’un autre devra rester dans la salle de stockage des archives pendant 5
ans. Il faut donc tenir un tableau précis pour pouvoir effectuer le tri de temps en temps. Détruire ou
égarer un document est toujours une mauvaise idée, tant que la durée probatoire est encore valide.
Tous les documents de votre entreprise peuvent vous être demandés par un tiers. Cela peut être un
juge, si vous vous retrouvez dans une situation contentieuse. Un client qui aurait besoin d’un
renseignement ou qui serait mécontent d’un service peut aussi vous demander à voir un document
particulier. Mais cela peut également émaner du fisc. Tous les ans, des entreprises sont choisies par
l’administration fiscale pour un contrôle. La structure reçoit alors un courrier assorti d’une liste de
documents qu’il s’agit de présenter lors du rendez-vous, dans les locaux de l’entreprise.

Tous ces papiers sont bien là, vous le savez, mais où ? Le délai accordé pour les rassembler peut alors
sembler bien court, quand on parcourt des yeux les dizaines de boîtes qui s’amoncellent dans la salle
des archives. Ne laissez pas cette situation vous arriver. Avec des archives bien ordonnées, vous
attendrez le contrôleur fiscal avec sérénité. Tous les documents seront prêts à son arrivée. Quand
c’est le cas, vous faites montre d’un professionnalisme et d’un sérieux qui ne peut que jouer en
votre faveur.
Au quotidien, pouvoir trouver un document rapidement est un vrai point fort pour tous les salariés
qui ne perdent pas de temps en vain, parfois (3% des archives seraient ainsi irrémédiablement
perdues, selon une étude). Si vous n’avez pas le temps (ce qui est souvent le cas), pour ranger et
classer vos archives, faites appel à des professionnels en la matière : les sociétés d’archivage.