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Gestion des archives à Paris

Il peut sembler aberrant de devoir conserver ses archives papier alors que l’on nous demande par ailleurs de limiter nos impressions et de favoriser la digitalisation des documents. Pourtant, c’est ainsi, chaque entreprise doit légalement conserver ses papiers et ce pour plusieurs raisons. En premier lieu et c’est sans doute le plus important, les documents qu’émet ou reçoit une entreprise ont une certaine valeur probatoire pendant un laps de temps donné. Cette durée change d’un document à un autre ; ce qui rend difficile le récolement ; c’est-à-dire le fait de trier. Pourtant, pour ne pas se laisser déborder au bout de quelques années d’activité, il serait judicieux que le chef d’entreprise consacre du temps à ces papiers.

Le temps, parlons-en car c’est justement ce qui fait défaut à bon nombre d’entrepreneurs. Souvent synonyme d’activité florissante, l’agenda surchargé de l’entrepreneur ne lui donne que peu de chances de parvenir à trier et classer ses documents. Or, sans classement précis, difficile de retrouver le papier dont il pourrait avoir besoin. Si cela peut gêner le travail quotidien (alors que les documents d’archives sont censés le fluidifier), cela n’est pourtant rien en comparaison du problème de ne pas retrouver un ou plusieurs papiers quand une administration ou un établissement bancaire les réclame.

Cette situation peut arriver fréquemment. Si la non-présentation de documents va mettre l’entrepreneur face à l’obligation de payer une amende, cela peut être bien pire dans le cas d’un contrôle fiscal ou s’il est dans l’optique de convaincre une banque de lui accorder un prêt professionnel. Heureusement, une solution toute trouvée lui permet de pallier ce manque de temps en externalisant l’archivage de son entreprise à une société extérieure.

archives paris

Trouver une entreprise d’archivage à Paris (61)

Déjà pourquoi externaliser ? Tout simplement parce que ce métier ne s’improvise pas. Qui peut prétendre, parmi vos collaborateurs faire la différence entre plusieurs documents comptables et fiscaux, sachant que la différence de durée de conservation est de plusieurs années ? Il risquerait, même avec la meilleure volonté du monde, de détruire des documents qui peuvent vous être réclamés ou dont vous pouvez avoir besoin pour exercer votre métier. Il est déjà prouvé qu’un certain pourcentage de documents disparaîtraient des archives, faute de classement immédiat ou parce qu’ils ont été supprimés par inadvertance.

Une autre étude, tout aussi alarmante estime que le temps de recherche d’un document par un salarié ou l’entrepreneur lui-même peut lui faire perdre 25% de son temps productif. L’internalisation étant donc à éviter, vous pouvez vous tourner vers des personnes ayant le savoir-faire, l’agrément et respectant les législations pour procéder à ce travail. Car il ne s’agit pas simplement d’effectuer un dépoussiérage de vos archives sur Paris, mais bien de les trier (récolement), de les classer pour ensuite que votre salle d’archives soit opérationnelle et fonctionnelle.

Ce qui semble simple sur le papier relève de plusieurs missions bien précises qui peuvent faire l’objet d’un devis sur-mesure. Chaque besoin d’archivage diffère d’une structure à une autre, en fonction de sa taille, du nombre d’années de création, mais aussi de salariés. En effet, plus l’effectif salarial est grand, plus, de facto, les documents produits et reçus sont nombreux. N’hésitez pas à vous interroger sur ce que vous attendez d’un tiers archiveur. Nous vous expliquons en quoi précisément peuvent consister leurs missions.

Bon à savoir sur Paris (61)

Qui ne connaît pas Paris, la Capitale de la France. C’est une des villes les plus connues et les plus visitées au monde. Chaque année, ce sont des millions de touristes étrangers et français qui foulent son sol pour admirer ses monuments et ses musées.

Bien entendu la Tour Eiffel, mais aussi le Panthéon, l’Arc de Triomphe, entre autres, sont des lieux de visite, au même titre que le Musée du Louvre. Marchés à ciel ouvert ou boutiques de luxe, la ville jouit d’un aspect très cosmopolite. Chef-lieu de 20 arrondissements, Paris accueille plus de 2.1 millions d’habitants et plus de 827 000 entreprises. Certaines d’entre elles ; considérées comme des grands groupes ; emploient plus de 100 000 salariées. Le nombre de documents papier générés est donc pharaonique.

Qu’à cela ne tienne, les entreprises parisiennes ; quelle que soit leur taille ; peuvent compter sur un allié de choix en les sociétés d’archivage. Récoler, classer, transférer ou déménager vos archives, tout est envisageable, y compris la formation pour vous aider à comprendre les enjeux de la transition numérique et vous y préparer, vous et vos équipes. Les entreprises d’archivage évoluent en même temps que le monde entrepreneurial ; elles se calquent sur leurs besoins pour les aider à être plus opérationnelles, plus efficientes au quotidien.

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Archivage à Paris : obtenir un devis sur mesure

Paris est une des plus belles villes du monde, tout le monde en atteste. Pourtant, certains locaux ne se prêtent pas à la conservation durable des documents : trop humides, voire infestés par des insectes ou encore des rongeurs. Pourtant, pour présenter ces documents, il faut qu’ils soient en bon état. Un document illisible n’est pas recevable par un juge. Le transfert d’archives peut alors s’envisager. L’entreprise d’archivage possède des locaux pour lesquels elle a reçu un agrément. Ventilés, prémunis contre le feu ou les dégâts des eaux, ils bénéficient d’une surveillance. Donc si vous optez pour cette solution, vos archives papiers sont protégées de tout, y compris des intrusions. Ne vous inquiétez pas du fait de pouvoir consulter vos papiers. Une simple demande et un scan vous est envoyé.

Autre bénéfice de cette solution, vous avez une pièce désormais vacante. Un luxe sur Paris. Il est bon de noter que cette prestation ne s’adresse pas uniquement aux salles de stockage des archives présentant des problèmes. Un entrepreneur ayant besoin d’un gain de place peut demander ce service au prestataire extérieur. Dans le même ordre d’idée, les sociétés d’archivage proposent de déménager vos archives si vous devez changer de rue, d’arrondissement ou même quitter Paris. Le déménagement d’archives vous garantit un acheminement d’un point A vers un point B, dans les meilleures conditions pour vos documents papier.

societe gestion archives

Le récolement de vos archives sert à obtenir une vision à jour des votre collection de documents. Faites confiance au tiers archiveur qui a l’habitude de travailler dans toutes sortes d’entreprises, quel que soit leur domaine d’activité. Comme tout entrepreneur français, vous êtes tenu désormais de dématérialiser l’envoi de vos factures clients. Cela répond aux injonctions de la loi sur la transition numérique. Dans un avenir plus ou moins proche, il est évident que s’il faut continuer à conserver ses archives papier dans un endroit de stockage, il faudra songer à numériser tous les documents actuellement sous forme papier. Un travail titanesque que vous pouvez sans attendre externaliser à la société d’archivage.

Elle profitera du classement pour effectuer cette tâche. Vous aurez ainsi une gestion de vos papiers et de vos documents numériques en bonne et due forme. Accès sécurisé, voire par niveau d’accréditation, faites vos demandes au tiers archiveur qui se rendra dans vos locaux pour l’établissement du devis. Si travailler dans la ville Lumière est un très gros atout pour votre entreprise, cela doit vous rendre d’autant plus efficace et compétitif. Vos archives ; n’en doutez pas ; jouent un rôle essentiel dans votre fonctionnement quotidien. Des documents bien ordonnés vous permettent de faire face à n’importe quelle situation, qu’elle soit litigieuse ou non.