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Gestion des archives à Troyes
Toute personne ayant un contact avec votre structure (employé, candidat, client, fournisseur…) apporte une quantité d’informations de toute sorte. Souvent sensibles (personnelles, stratégiques etc.), ces données doivent être gérées avec minutie. Il vous incombe en tant que chef d’entreprise de les protéger conformément au RGPD (Règlement général sur la protection des données). Or, au fil des années, le papier peut s’accumuler et il est de plus en plus difficile d’organiser, traiter, stocker et d’éliminer les données qui transitent chaque jour par votre structure.
Ce travail devient une charge croissante ce qui altère directement votre business. En outre, le fait de conserver un document au-delà de sa date de conservation créée des risques de non-conformité réglementaire, et donc de sanctions juridiques.
Nous savons que vos documents sont vitaux pour votre entreprise, c’est pourquoi leur gestion, leur conservation et leur accessibilité ne doivent pas être considérés comme une activité secondaire. Certes, ces documents ne sont peut-être pas consultés régulièrement, mais ils doivent être accessibles à tout moment et protégés de tous risques.
De nombreux dirigeants se retrouvent face à un dilemme. Certains veulent se précipiter vers une solution basée sur la dématérialisation, avec des données disponibles instantanément. D’autre veulent se concentrer sur les coûts opérationnels et refusent de dépenser pour tout ce qu’ils ne considèrent pas comme ‘’vital’’. Comment trouver le moyen de satisfaire tout le monde ?
Pour évaluer votre situation actuelle – et ce afin de trouver la solution qui vous convient en matière de gestion des documents – il est donc essentiel de vous poser les bonnes questions :
– Quels sont les « points sensibles » de votre organisme en matière de gestion de données ?
– Les employés passent-ils beaucoup de temps à chercher des documents dans vos archives ?
– Avez-vous anticipé les risques d’inondation ou d’incendie ?
La mise en place d’une stratégie qui soulage les inquiétudes de chacun est une bonne chose, mais gardons à l’esprit que cette solution doit être suffisamment efficace pour diminuer vos charges et améliorer votre rentabilité.
En effet, en définissant le meilleur flux de travail selon votre situation, il est possible de vous faire réaliser des économies substantielles.
D’après notre expérience, le choix de confier vos archives à un partenaire certifié en matière d’archivage s’avère être l’option la plus rentable et la plus sûre. Pourquoi ? Car ce prestataire garantira la sécurité et l’intégrité de vos documents et vous offrira divers services selon votre besoin : stockage, numérisation, transfert et déménagement, livraison et scan-sur-demande rapide lorsque vous aurez besoin de consulter les documents. De plus, cela libère vos espaces de bureaux utiles pour d’autres usages, comme le développement de votre entreprise. Cerise sur le gâteau : les clients seront plus enclins à établir une relation de confiance avec vous s’ils savent que vos données, et les leurs, sont placées entre de bonnes mains.
D’ailleurs, des locaux vides de paperasse ne reflètent-ils pas l’image d’une entreprise structurée et moderne ?
Trouver une entreprise d’archivage à Troyes (Aube)
J’ai besoin de mes papiers près de moi !
Même si nous vivons à l’ère du numérique, le stockage et la gestion des documents papier sur site sont encore courants dans la plupart des entreprises. Pourquoi ? Si vous posez la question aux employés, vous entendrez peut-être des réponses comme « je préfère travailler sur papier », « nos documents officiels avec des signatures manuscrites doivent être gérés dans un format physique ». Or, ces mêmes entreprises n’ont pas de bureaux extensibles, et sont soumis aux mêmes problématiques de gestion de l’archivage que les autres…Heureusement, REISSWOLF Archivage Troyes vous offre la possibilité de stocker vos archives physiquement et de les enregistrer numériquement.
Comment ? nous prenons en charges les archives et les conservons dans nos locaux dédiés et sécurisés. Grace à notre plateforme numérique RWAM, en ligne 24h/24, vous pouvez réaliser différentes tâches en toute sécurité :
– Gérer vos boîtes et vos dossiers
– Effectuer plusieurs commandes depuis votre bureaux (demande de scan, l’ajout de nouvelles archives, demande de destruction…)
– Rechercher et suivre le détail de vos commandes
En quelques clics vous pouvez effectuer une recherche dans votre inventaire, identifier la boite ou le dossier à consulter et commander sa numérisation rapide ou sa livraison par l’un de nos par nos équipes et ce dans la journée !
Cette solution permet de conserver vos archives papier, de libérer votre espace de bureaux et vous aide également à mieux gérer vos informations et notamment :
– Satisfaire aux exigences réglementaires
– Maintenir des coûts de stockage des documents bas
– Détruire systématiquement les documents à la fin de leur durée de vie utile.
Nous assurons également un accompagnement dans la réalisation des opérations de récolement et de dépoussiérage pour les archives publiques.
REISSWOLF Archivage Troyes est une filiale du Groupe Caille, située au 26 Rue Danton, 10150 Pont-Sainte-Marie. Consultez nos autres agences en France.
Nous effectuons également le transfert et le déménagement des archives par le biais de notre parc de véhicules dédié.
Bon à savoir sur Troyes (10)
Une histoire forte…
Troyes est la préfecture de l’Aube, en région Grand-est. Au bord de la Seine. Troyes se situe à 140 kilomètres de la capitale, entre Reims et Dijon.
L’agglomération Troyes est compte 138 000 habitants.
Troyes, cité médiévale, vous charmera par son architecture civile à pans de bois, ses petites rues en pavés et serpentines, ses vitrines, ainsi que ses neuf églises classées et ses nombreux musées riches d’un patrimoine local et original.
Economie de la ville
Troyes : un territoire de commerce et d’opportunité…
Comment ne pas citer l’industrie du textile lorsque l’on évoque le passé économique de la ville ?
Ce secteur a joué un rôle important pour le développement de la région, et a été le point de départ de quelques grandes marques (Lacoste, Adidas…). Ses quatre grands centres de magasins d’usines accueillent 4,5 millions de visiteurs chaque année. Troyes est considérée comme la capitale européenne des magasins d’usine et de négoce en Europe.
En parallèle du textile, nous trouvons à Troyes les industries de la métallurgie, de l’agroalimentaire et de l’emballage. La technopole de l’Aube ainsi que ‘’le parc du grand Troyes’’ sont notamment deux points névralgiques du tissu économique local.
Archivage à Troyes : obtenir un devis sur mesure
Si vous êtes situé à Troyes, et que votre structure est en croissance, il est important que vous disposiez d’un système de gestion des données qui favorise cette croissance. Celle-ci doit permettre l’intégration intelligente de nouvelles archives au sein d’une banque de données fiable et dynamique. Notre service vous donne la possibilité de stocker, consulter et récupérer n’importe quel document à n’importe quel moment. Vous gardez la main : créez, gérez ou éliminez vos archives en quelques clics. En toute autonomie, notre système vous aide à trier, et classer vos données selon l’arborescence qui vous convient – par exemple (en fonction des départements existants dans votre entreprise) – chaque service pourra classer ses données selon ses propres critères pour faciliter et simplifier l’utilisation et la gestion de vos données.
Comment notre solution vous permet-elle de réaliser des économies ?
- L’espace : REISSWOLF ARCHIVAGE Troyes vous permet de gagner de l’espace, en externalisant le stockage des documents ;
- Le temps : libérez votre temps et vos ressources pour les consacrer à l’amélioration de votre business. Vos archives sont maintenant accessibles en ligne, depuis votre bureau, en quelques clics !
- Risque réglementaire : vos employés pourront traiter les données dans le cadre réglementaire, ce qui contribuera à la conformité juridique, et à la transparence opérationnelle. Nos sites sont hautement sécurisés (protection contre les intrusions, incendies, dégâts des eaux, poussière et nuisibles…), accessible uniquement par un personnel qualifié.
Vous souhaitez en savoir plus ? Demandez un contact en remplissant le formulaire dès maintenant ! Nous vous répondrons dans la journée.
Durant cette opération de nettoyage, une distance impressionnante de 1,8 kilomètres de livres ont été nettoyée, en plus du dépoussiérage des tablettes et des armoires. L’Université de Strasbourg s’est montrée très satisfaite du travail accompli par Reisswolf, qui a non seulement répondu aux attentes mais a également été sollicité pour d’autres projets, témoignant ainsi de […]
