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Société archivage Alençon
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Société d’archivage à Alençon (61)

Alençon

TD / OKBOX 61
4 rue André Ampère
61000 ALENÇON

Principe de l’archivage en entreprise

Professionnels alençonnais, savez-vous combien de documents renferme votre salle des archives (ou votre pièce de stockage) ou l’armoire que vous avez consacrée au rangement de vos différents papiers ? Probablement que non. L’emploi du temps chargé qui est le vôtre vous empêche de vous intéresser à ce genre de choses. Tout ce que vous savez, c’est que cet endroit est plein à craquer. Les archives sont la mémoire de votre activité depuis ses débuts. Bulletins de paie de vos salariés, factures et autres documents comptables et fiscaux se sont amoncelés au fil des années. Devez-vous tout conserver ? Cela dépend du document et c’est là tout l’enjeu d’une bonne stratégie d’archivage

Un contrat conclu par voie électronique doit être conservé pendant 10 ans si la prestation excède 120€. Une police d’assurance ; même quand le contrat est résilié ; doit être préservé au sein des archives pendant encore deux ans. Toutes ces dates doivent être multipliées par le nombre de documents qui se trouvent dans cette salle ou cette armoire. Il faut donc, pour supprimer les documents qui n’ont plus de valeur, procéder régulièrement à un récolement.

Si la transition numérique suppose désormais d’envoyer ses factures client par voie électronique, il est de plus en plus courant d’utiliser la dématérialisation pour de nombreux documents d’entreprise. Pourtant, la transition numérique contraint les entrepreneurs, notamment en termes de formats à adopter. 

L’archivage d’entreprise n’est alors plus considéré comme des papiers dans une salle mais comme un problème qu’il s’agit de régler dans les meilleures conditions. Les chefs d’entreprises alençonnais doivent pourtant comprendre que des archives bien ordonnées peuvent représenter une vraie plus-value pour leur activité. Des documents que l’on trouve facilement deviennent un gage de productivité accrue. Les salariés ne perdent pas de temps en vain, pour pouvoir travailler dans les meilleures conditions.

Quand vous avez la capacité de produire un document rapidement sur la demande d’une personne qui vous a payée pour une prestation ou un service, vous pouvez compter également sur une satisfaction clientèle ; indicateur fort que doit prendre en considération tout entrepreneur. La confiance du client est alors renouvelée envers votre entreprise. On le comprend, les archives sont un formidable vecteur de communication à ne pas négliger. La numérisation des factures réduit de moitié le coût qui était auparavant lié à leur envoi par voie postale. Pour les entreprises, la dématérialisation représente donc également une économie substantielle sur les frais de fonctionnement. 

Trouver une entreprise d’archivage à Alençon (61)

Pourquoi ne pas demander de l’aide à un tiers archiveur. L’externalisation des tâches fait désormais partie du fonctionnement habituel des entreprises quand elles se rendent compte que l’internalisation n’est pas possible, du fait d’un manque de moyens financiers ou encore humains. Savoir demander de l’aide à des personnes extérieures compétentes dans un domaine précis permet, dans le cas présent, de se concentrer sur son travail habituel, voire de gagner en compétitivité, tout en répondant aux demandes gouvernementales. Les chefs d’entreprises ont pourtant une relation spéciale avec leurs archives. Ces documents renferment des informations et des données personnelles et financières. Ils savent qu’il faut pouvoir travailler en confiance à des sociétés d’archivage. Heureusement, ces dernières sont tout à fait conscientes de l’importance de la sécurité et de la confidentialité. Il est utile de rappeler qu’une entreprise d’archivage peut aussi bien assurer le stockage, le transfert de vos archives jusqu’au lieu de stockage mais aussi le déménagement (ou transfert) lorsqu’il est nécessaire de changer de local. 

Leurs points forts sont nombreux et les entreprises qui vont faire appel à elles ne pourront que s’en féliciter. L’archivage n’est pas à voir uniquement comme le fait de classer des documents ; même si cela consiste souvent en un travail ardu et chronophage. En regardant les documents feuille à feuille, les archivistes et autres professionnels travaillant dans les sociétés d’archivage vont pouvoir procéder à leur récolement. Ne seront conservés que les archives papier dont la conservation a encore lieu d’être. Quant aux doublons et documents périmés, l’entreprise se charge de les détruire de façon sécurisée. La méthode de tri ; décidée conjointement entre l’entreprise d’archivage et le chef d’entreprise ; et l’inventaire des documents restants seront transmis à la fin du travail à l’entrepreneur d’Alençon. Il sera donc plus facile de trouver un document. Faciliter l’exploitation de vos archives pour améliorer la conduite courante de votre entreprise, voilà un des buts recherchés dans le fait de classer et indexer ses documents professionnels

Bon à savoir sur Alençon (61)

Pourquoi avez-vous choisi la ville d’Alençon pour l’implantation de votre entreprise ? La région Normandie offre de nombreuses opportunités. Le département de l’Orne souhaite en effet, se tourner vers l’avenir. Avec plus de 2 600 entreprises bien implantées, dont certaines recrutent régulièrement, les besoins en archivage sont donc nombreux et variés. En effet, comme nous l’avons dit, les demandes diffèrent d’une structure à une autre. Les entreprises numériques alençonnaises n’ont pas les mêmes besoins que celles en plasturgie ou encore les entreprises se spécialisant dans l’agroalimentaire.

Ce sont les industries qui sont les mieux représentées dans le Pays d’Alençon (Le Chevain, Saint-Paterne, Cerisé, Vaframbert, Damigny, Condé sur Sarthe, Lonrai, Saint Germain du Corbeïs, Arçonnay…), avec notamment la construction automobile. Avec 22 établissements, 70 entreprises liées et 2 200 emplois, on imagine le nombre de documents qui sont liés à ces embauches, aux contrats de partenariats, aux factures. Autant de documents qui doivent être conservés, préservés, triés le moment voulu, alors que les principaux acteurs sont concentrés sur leur cœur de métier. Passer par une société d’archivage prend alors tout son sens.

Archivage à Alençon : obtenir un devis sur mesure

Chaque entreprise a ses besoins propres en ce qui concerne l’archivage. Certaines auront pris soin de trier et récoler régulièrement leurs archives papier, ce qui participe à une parfaite maitrise de leur fonds documentaire. Leur demande concernera alors la transition numérique et la façon de procéder, à moins qu’elles ne veuillent externaliser la numérisation réglementaire de tous leurs documents et ce, dans le but d’anticiper des injonctions futures. D’autres, n’ayant ; comme nous l’avons vu ; eu que peu de temps à consacrer à leurs archives papier souhaiteront bénéficier d’un classement drastique pour pouvoir produire les pièces au besoin, si une personne extérieure venaient à les demander. Aucun chef d’entreprise en effet, n’est à l’abri d’un contrôle fiscal ou encore d’une situation litigieuse. Les salariés peuvent avoir besoin, également de consulter certains documents, comme la convention collective, par exemple. Il faut alors qu’ils y aient accès.

Enfin, des entreprises peuvent vouloir gagner de la place utile, en souhaitant faire un transfert d’archives dans des locaux plus adaptés. Le prix de l’immobilier locatif professionnel suppose de devoir utiliser au mieux la surface d’un immeuble ou d’un bureau. Transférer les archives peut être, en ce sens, une excellente solution, sachant que les documents restent toujours accessibles à tout moment. Ce transfert peut également se faire lors d’un déménagement d’entreprise. C’est parce que toutes ces demandes peuvent être faites auprès d’un prestataire d’archivage qu’il est important de faire le point sur ses besoins, afin de demander un devis gratuit et entièrement personnalisé. Les sociétés d’archivage proposent également un accompagnement humain pour faciliter la mise en œuvre de cette nouvelle politique d’archivage ; qu’elle concerne les documents papier ou numériques, voire les deux. Le fait d’avoir un interlocuteur est un point positif à ne pas négliger surtout quand on a compris les enjeux d’archives bien ordonnées.

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