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Gestion des archives à Amiens
Dans le monde d’aujourd’hui, il est difficile pour les professionnels de rester maîtres d’un volume d’informations sans cesse croissant. Issus du monde privé ou public, ceux-ci doivent à la fois respecter scrupuleusement les obligations légales en termes de gestion de données et optimiser ces données pour booster leur performance.
Heureusement, l’externalisation des archives peut aider votre entreprise à maximiser l’utilisation de vos données afin d’améliorer votre rentabilité, tout en vous mettant en conformité.
Pourquoi choisir l’externalisation des archives ?
Bien que la tendance générale soit orientée vers le « zéro papier », de nombreuses entreprises ressentent la nécessité de conserver leurs archives papier. Cela est pertinent dans la plupart des cas, notamment car la plupart des documents originaux sont encore créés sous format papier.
Néanmoins, stocker des années de documents physiques peut occuper un espace précieux dans vos locaux professionnels. Or, investir dans un espace de bureau plus cher uniquement pour stocker des documents n’a aucun sens sur le plan stratégique.
En outre, le stockage de documents sur site peut engendrer de sérieux risques de sécurité. Avec la RGPD (Règlement général sur la protection des données) et d’autres réglementations strictes en matière de sécurité des données s’appliquant aux entreprises, vous devez garantir que les informations sensibles ne sont accessibles qu’aux personnes habilitées.
Dès lors, quelle serait la meilleure stratégie à adopter pour conserver efficacement vos archives physiques ?
Notre agence REISSWOLF Amiens vous propose l’externalisation des archives, en 4 étapes simples et rapides. Voici comme l’externalisation fonctionne.
Tout commence par une visite de vos locaux pour un audit gratuit. Ensuite :
- Nous collectons les documents dans votre bureau.
- Nous les transférons à notre centre d’archivage, rue de Poulainville
- Nous identifions chaque boite d’archives, classeur et les traçons grâce à un code-barre unique.
- A vous de jouer ! Vos archives sont maintenant stockées de manière optimisée et organisée dans nos locaux sécurisés. Vous pouvez accéder à l’ensemble de vos archives triées, selon vos habilitations. En quelques clics : consultez, scannez, détruisez vos documents !
Cette technique d’externalisation des archives vous permet de :
– Libérer de l’espace de bureau coûteux et de désencombrer votre lieu de travail.
– Tracer vos documents dans des boîtes d’archives, avec un numéro d’identification unique. À tout moment, faites-vous livrer ou numériser le document précis dont vous avez besoin.
– Identifier et détruire les données dupliquées, obsolètes ou non essentielles, en respectant la réglementation. En règle générale, grâce au tri de notre archiviste, nous parvenons à détruire 20-30% des archives de nos clients dès le démarrage des opérations !
Votre salle d’archives est mal organisée, avec des papiers et des dossiers éparpillés un peu partout ?
Il n’est pas trop tard ! Nos devis sont gratuits : n’hésitez pas à nous présenter ces archives afin que nous puissions identifier les actions à mettre en place. L’archivage est simple à condition de connaitre son fonctionnement ! Notre objectif est de traiter l’arriéré de vos archives, puis de vous amener vers une gestion de vos archives efficace et à long terme, en totale autonomie.
Pour en savoir plus sur nos interventions à Amiens, voici quelques informations complémentaires.
Trouver une entreprise d’archivage à Amiens (Somme)
Nous comprenons que le plus difficile lorsqu’il s’agit de sélectionner une société d’archivage est de choisir une entreprise en qui vous pouvez avoir confiance. REISSWOLF Archivage Amiens, filiale du groupe CAILLE, a été créée il y a 40 ans. Pendant cette période, nous avons offert nos services à de multiples clients, dont voici quelques témoignages (Groupama, Leclerc…). Nous pouvons vous assurer que vos documents confidentiels sont entre de bonnes mains.
Nous nous consacrons à la conformité : nous sommes agréés pour la conservation d’archives publiques et sommes certifiés ISO9001, ISO14001, ISO4500. Tous les membres de notre équipe sont soumis à des contrôles de sécurité rigoureux conformément aux RGPD. Nous organisons régulièrement des formations internes sur la protection des données, la sûreté et la sécurité.
Les services de REISSWOLF Archivage Amiens proposés aux entreprises et aux collectivités sont nombreux et permettent de répondre à plusieurs demandes : stockage, numérisation, déménagement, transfert, dépoussiérage, récolement… Pour savoir ce qui vous importe vous pouvez nous contacter pour que nous puissions vous rédiger un devis personnalisé, comme nous allons le voir ci-après.
En outre, si vous souhaitez discuter de quelque point que ce soit, nos conseillers sont facilement joignables et proactifs pour s’assurer que vous bénéficiez du service le mieux adapté à vos besoins en matière de gestion de données.
Nous sommes proche de vous, notre site situé à 29 Rue de Poulainville, 80000 Amiens est équipé du matériel et de toutes les installations nécessaires pour assurer un service de qualité.
Bon à savoir sur Amiens (80)
Petite Venise du Nord…
Amiens est une grande ville du nord de la France. La ville est située dans le département de la Somme en région Hauts-de-France.
Capitale historique de l’ancienne région administrative de Picardie, la population d’Amiens est de 133 891 au dernier recensement en 2018.
L’économie de la ville
Amiens bénéficie d’un avantage stratégique au cœur d’un bassin d’emplois riche de plus de 320 000 habitants, grâce à sa position géographique central. De fait, elle profite pleinement de son emplacement, à l’intérieur d’un triangle Bruxelles – Londres – Paris, il s’agit indéniablement d’un bassin d’emploi dynamique.
La communauté urbaine d’Amiens présente un profil unique par rapport aux principaux centres du grand bassin parisien. Ses 90 000 emplois lui confèrent un rôle structurant et la rendent comparable à ces pôles agglomérés.
Enfin, cette évolution économique fait que les entreprises Amiénoises, nous confient la gestion de leur archives, et travaillent sur leur cœur de métier pour suivre le rythme du marché.
Depuis notre agence d’Amiens rue de Poulainville (Amiens déménagement et archivage), nous travaillons également pour les archives de collectivités et entreprises situées dans toutes la Somme : à Abbeville, Albert, Péronne etc.
Archivage à Amiens : obtenir un devis sur mesure
Nous avons bâti notre entreprise sur la qualité et la sécurité et offrons un service accrédité, conforme aux normes de l’industrie. Notre équipe informatique hautement qualifiée et nos archivistes peuvent examiner les processus papier existant et aider les entreprises à se diriger vers le 0% papier grâce au tri des documents et aux outils numériques.
Éliminez le papier grâce aux services de numérisation avec notre logiciel RWAM, et de stockage de documents à haut gamme de REISSWOLF Archivage Amiens. Nous sommes en mesure de répondre à toutes les formes d’archivage de documents, des dossiers RH et comptables aux dossiers médicaux ou aux testaments et actes, ainsi que pour les objets de valeur particulièrement élevée.
Pour nous permettre de vous fournir le service le plus précis et le plus efficace possible, toutes les demandes de récupération sont attribuées à un conseiller du service clientèle spécifique, qui a l’entière responsabilité de l’ensemble du processus. À votre disposition.
Chaque entreprise ou organisme est différent. Notre équipe se fera un plaisir de visiter votre site, de discuter de vos besoins en matière de gestion des données et de vous conseiller une solution pratique et rentable.
Utilisez notre formulaire de contact rapide ou appelez-nous pour parler à notre équipe dès aujourd’hui. Nous serions heureux de discuter et d’examiner vos besoins en matière d’archives. Pour un devis ou de plus amples informations.
Durant cette opération de nettoyage, une distance impressionnante de 1,8 kilomètres de livres ont été nettoyée, en plus du dépoussiérage des tablettes et des armoires. L’Université de Strasbourg s’est montrée très satisfaite du travail accompli par Reisswolf, qui a non seulement répondu aux attentes mais a également été sollicité pour d’autres projets, témoignant ainsi de […]
