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Société archivage Athis-Mons
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Principe de l’archivage en entreprise

Tous les jours, une entreprise ; quel que soit son domaine d’activité ; émet et reçoit des documents. La plupart du temps, ils sont sous format papier. Cela peut être des documents fiscaux, commerciaux, administratifs. Mais si l’entreprise s’est assez développée pour avoir des salariés, ces documents peuvent être aussi des contrats de travail ou encore des fiches de paie.

Certains de ces documents ont de la valeur pour l’entreprise ; parce qu’ils aident à son fonctionnement habituel ; mais ils n’ont pas ce que l’on appelle une valeur probatoire. Ces derniers documents, au contraire des premiers, doivent être conservés. Leur durée de conservation peut changer considérablement en fonction de leur nature.

Les entrepreneurs, conscients qui doivent garder certains documents, les empilent dans des caisses, des classeurs ou ils trouvent leur place dans des étagères, au sein d’une pièce spéciale ; que l’on appelle communément salle des archives. Pourtant, il ne faut pas se contenter de les garder. Il faut les trier de façon régulière et penser à les classer de telle manière que chacun puisse être retrouvé en quelques minutes. Vous ne pensez pas que cela soit si important pour votre entreprise ?

Trouver une entreprise d’archivage à Athis-Mons (91)

De nombreux chefs d’entreprise font tous les jours appel à des entreprises d’archivage. Souvent, ils comprennent trop tard l’importance d’un archivage de qualité. C’est l’envoi, la plupart du temps, d’un courrier annonçant un contrôle fiscal qui les panique. Non qu’ils aient quoi que ce soit à se reprocher, mais le contrôleur exige, pour sa venue, dans quelques jours, une liste de documents papier. Ces derniers peuvent quelquefois remonter à plusieurs années, afin que l’agent ait une idée assez claire du fonctionnement normal de l’entreprise et de son développement. 

Or, les papiers demandés se trouvent quelque part, sous d’autres milliers de feuilles. Que risque l’entrepreneur, en cas de non-présentation ? Une amende, dans un premier temps. Mais faute de pouvoir exercer sa tâche dans les meilleures conditions, l’agent en charge du contrôle fiscal peut se montrer nettement plus sévère. Dans le même ordre d’idée, aucune entreprise n’est à l’abri d’une poursuite judiciaire, dans le cadre d’un litige. C’est alors un juge qui demandera des papiers, avec la même conséquence si le chef d’entreprise ne peut pas les présenter. 

Pourtant, une société expertisée dans le stockage d’archives (transfert et déménagement) n’est pas seulement là pour mettre un peu d’ordre dans une salle remplie de papiers. C’est une activité devenue très polyvalente et la somme des prestations pourrait intéresser n’importe quel chef d’entreprise, soucieux de la bonne marche de son activité, qu’il exerce à Athis-Mons ou dans une autre ville de France.

Bon à savoir sur Athis-Mons (91)

Athis-Mons est une ville du Département de l’Essonne, en région Ile de France. Cette commune ne se trouve qu’à quelques kilomètres de Paris. Une situation enviable, qui pousse, tous les ans, de nombreux athégiens à créer leur activité.

Presque 2 000 entreprises sont ainsi présentes sur le territoire. La majorité des structures sont des entreprises de services, suivies par des commerces. La ville est desservie par une partie de l’aéroport Paris-Orly, une gare, le tramway, des autobus. La proximité de la Seine joue aussi un grand rôle dans son développement économique, même sans accès portuaire. Il est donc facile pour les clients ou les partenaires venant de la Capitale de se rendre dans les entreprises. 

Les entrepreneurs peuvent se détendre en se rendant au Musée Delta ou encore à la Maison de l’Environnement de Paris-Orly. Pourquoi s’en priver ? Ils savent désormais qu’ils peuvent contacter une société d’archivage pour remédier à tous les problèmes et gagner encore en productivité. 

Archivage à Athis-Mons : obtenir un devis sur mesure

Le désordre règne dans votre salle d’archives ? Vous avez raison de vous en préoccuper sans attendre. Pour cela, contactez une entreprise d’archivage. Lors de sa visite, elle se rendra dans la salle des archives. Il est important pour elle d’estimer le temps de travail si l’entrepreneur la missionne pour en faire le récolement et le classement. Il arrive le plus souvent que les conditions de stockage soient bonnes. Auquel cas le tiers archiveur pourra se mettre à l’ouvrage dès la signature du devis. Mais si ce n’est pas le cas et que l’intégrité des documents papier est en péril, à cause de l’humidité, des nuisibles, par exemple, la société d’archivage peut proposer un transfert d’archives dans des locaux plus appropriés. Ce sont des entrepôts qui lui appartiennent et qui jouissent d’excellentes conditions de conservation. Les archives sont, en outre, surveillées jour et nuit. 

Ce transfert peut également s’envisager quand l’entreprise souhaite récupérer la place de stockage dédiée aux archives pour l’attribuer à une autre fonction. Cela lui évite de devoir déménager. Mais il est bon de savoir que le déménagement d’archives fait également partie des prestations proposées. Quand cela est vu avec l’entrepreneur, les agents travaillant pour la société d’archivage se mettent à la tâche. Ils effectuent le tri et le dépoussiérage des documents pour ne conserver que ceux qui ont encore une valeur probatoire. Les documents périmés sont détruits de telle façon qu’ils ne peuvent pas être reconstitués. Ce tri effectué, arrive la phase de classement. Celle-ci se fait en accord avec l’entrepreneur. Il doit pouvoir appliquer cette politique d’archivage au quotidien quand le tiers archiveur sera parti.

A la fin de la prestation, l’entreprise remet l’inventaire des documents papiers qui sont désormais impeccablement rangés dans la salle d’archives. De quoi attendre un potentiel contrôle fiscal avec le sourire. Les prestations et services possibles ne s’arrêtent pas là. Il n’y a pas que les documents papiers qui doivent faire l’objet d’une gestion drastique. La transition numérique est un dossier brûlant que les entrepreneurs ont dû mettre en place, peu à peu, en fonction de leur taille. Toutes les entreprises de France sont désormais obligées d’envoyer leurs factures clientèle par voie dématérialisée

Ce qui touche la facturation pourra, demain, concerner tous les autres documents d’entreprise. Il est donc judicieux d’anticiper sur ce qui risque d’arriver. Il peut sembler très chronophage ; à raison ; de numériser chaque document ayant encore une valeur probatoire, issu des archives papier. Ce travail peut être totalement externalisé aux entreprises d’archivage. Une fois cela fait, ces mêmes entreprises peuvent faire des formations pour expliquer aux équipes comment numériser les documents au bon format, où les stocker etc…Tous ces détails sont bien entendu, convenus en amont, avec le chef d’entreprise. 

L’accès aux archives et aux documents de l’entreprise peut alors être totalement sécurisé. Ne pourront y accéder que certaines personnes ayant une accréditation totale ou partielle. Toutes ces demandes peuvent figurer dans la demande de devis sur mesure que peut élaborer la société d’archivage. Savoir où vous en êtes avec vos archives peut être un bon point de départ pour connaitre vos besoins professionnels. Comme vous venez peut-être de la découvrir, les sociétés d’archivage ont beaucoup à offrir aux entreprises d’Athis-Mons ; que ce soit pour les archives papier que pour la digitalisation. Avec une gestion efficace de tous vos documents, vous ne pouvez que gagner du temps, tous les jours dans l’exercice de votre profession. Avancer plus vite, être plus productif, ne peut être qu’un moteur pour vous et vos salariés afin de développer encore plus votre activité.

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