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Société archivage Brétigny-sur-Orge
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Société d’archivage à Brétigny-sur-Orge (91)

Principe de l’archivage en entreprise

Aucune entreprise aujourd’hui ne peut dire qu’elle génère zéro document papier. Même si l’aspect environnemental entre en jeu, il faut bien l’avouer, nous sommes loin de dématérialiser tous nos documents. De nombreuses instances ; malgré le fait que le document numérisé ait la même valeur légale que le document papier ; continuent d’exiger ce dernier.

De même, même si l’on vise, notamment avec la loi sur la transition numérique à dématérialiser certaines actions professionnelles ; comme la facturation clientèle, il est impératif de conserver ses archives papiers. Par-là, on entend tous les documents ayant une valeur légale et qui peuvent faire l’objet d’une demande.

Soumis à des obligations quelquefois paradoxales, les chefs d’entreprise entassent, empilent, sans faire forcément de classement précis. Cela peut perdurer pendant des années, jusqu’à ce qu’on leur demande un document, voire plusieurs ; comme cela est souvent le cas lors d’un contrôle fiscal. Là, les entrepreneurs réalisent l’ampleur de la tâche et sont dépassés. Passer par une société d’archivage peut leur permettre de remédier à cette situation épineuse.

Trouver une entreprise d’archivage à Brétigny-sur-Orge

Vous vous revoyez à vos débuts, achetant des étagères pour le stockage de vos archives. Vous étiez remplis de bonnes intentions. Tout entrepreneur a les mêmes volontés. Mais face à la réalité de terrain : les rendez-vous qui s’enchaînent, les problèmes à résoudre, les appels téléphoniques qui coupent la concentration, voilà où vous en êtes : vos archives sont dans un triste état. Vous n’êtes d’ailleurs pas certain que les conditions de stockage soient bonnes. Il est évident que cela ne peut plus durer. Les archives ne sont pas à sous-estimer dans le fonctionnement d’une entreprise. Si la tâche ne peut pas être internalisée, il est préférable de vous référer à l’expertise de tiers archiveurs. Eux seuls peuvent vous dire, en regardant un document si la durée de conservation légale est passée ou encore en cours de validité. Car c’est cela aussi, l’archivage : faire le récolement des archives, c’est-à-dire les trier, pour ne garder que ceux qui sont utiles. 

En tant qu’entrepreneur, pouvez-vous faire la différence entre des archives courantes, intermédiaires ou permanentes ? Il y a fort à parier que non. C’est pour cette raison que vous ne pouvez pas prendre le risque de détruire des documents sensibles. Tout comme vous ne pouvez pas perdre du temps à vous interroger à chaque feuille, sachant que des milliers cohabitent dans cette salle d’archives.

Bon à savoir sur Brétigny-sur-Orge (91)

Comme son nom l’indique, Brétigny-sur-Orge est traversée par la rivière l’Orge tout comme SaintMichel sur Orge, ce qui offre à cette commune de la Région Ile de France, dans le département de l’Essonne un air bucolique.

Pourtant, cette ville ne se situe qu’à une vingtaine de kilomètres du centre de la Capitale. Les brétignolais ont donc à portée de main les joies de la campagne, tout en ayant les opportunités de la ville. On parle bien ici de Paris, la ville Lumière, qui peut être pourvoyeuse de clients. 

Les entrepreneurs l’ont bien compris et ce ne sont pas moins de quelques 1650 structures à avoir ouvert leurs portes dans cette jolie ville. L’agglomération Cœur Essonne ne compte pas s’arrêter là et espère attirer de nouveaux entrepreneurs avec des actions innovantes. 

Parmi toutes ces entités professionnelles, quel est l’entrepreneur qui sait mener de front fidélisation des clients, création de nouveaux services et gestion des archives ? Quelle que soit la réponse, les prestations d’archivage sont tellement variées que tous peuvent, un jour ou l’autre, faire appel à leurs services.

Archivage à Brétigny-sur-Orge : obtenir un devis sur mesure

Si l’état physique de vos archives est votre première source de préoccupation, demandez au prestataire archiveur de faire un état des lieux. Peut-être faut-il faire juste un dépoussiérage. Si vous avez raison et que l’intégrité de vos documents est compromise, vous pourrez opter pour le transfert de vos documents d’archives. Cette prestation fait partie de la palette des sociétés d’archivage, au même titre que le déménagement d’archives avec lequel on le confond souvent. 

Ce service consiste non pas, comme le transfert d’archives, à conserver durablement les documents dans un local que possède la société d’archivage, mais à transporter de votre ancien local vers le nouveau tous vos documents papier pour éviter leur perte ou leur vol.

Quand le tri est terminé, il reste à l’entreprise d’archives à classer tous les documents papier. Vous allez enfin pouvoir, dans n’importe quelle circonstance, trouver les informations, quand vous en avez besoin. Vous le constaterez rapidement, des archives rangées constituent une véritable plus-value pour une entreprise. Le fonctionnement quotidien est plus fluide ; que ce soit pour le chef d’entreprise lui-même mais aussi pour les salariés qui ont besoin, eux aussi, de consulter des données qui s’y trouvent.

A ces prestations, s’ajoute bien entendu la digitalisation de tous ces documents, pour une e-gestion tout aussi efficace. Ne manquez pas de le demander lors de l’établissement de votre devis.

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