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Société archivage Brie Comte Robert
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Société d’archivage à Brie-Comte-Robert (77)

Principe de l’archivage en entreprise

Le problème de l’archivage touche toutes les entreprises. Bien entendu, une personne exerçant en libéral, travaillant seule et n’ayant pas de salarié, va générer moins de documents qu’une entreprise du bâtiment florissante qui a dû, suite à son développement, embaucher six ouvriers. Pourtant, l’une comme l’autre de ces structures est confrontée au même problème : sans ordre ni classement, les archives peuvent vite devenir un chaos

Or, une entreprise, pour bien fonctionner au quotidien, doit faire preuve de rigueur. Si vous arrivez parfaitement à le faire au niveau de vos prestations, de vos contacts clients ou de vos chantiers, vous n’avez sans doute pas compris l’utilité de le faire, pour vos archives. 

Vous changerez certainement d’opinion si vous recevez un jour ; ce qui sera forcément le cas, comme 50 000 entreprises, chaque année ; un courrier émanant du fisc pour vous annoncer un contrôle. Ce courrier vous invitera à présenter certains documents ; dont des papiers qui remonteront à plusieurs années.

Il est en effet indispensable, lors d’un contrôle fiscal d’avoir une vision d’ensemble sur une activité : comptes annuels, contrats de travail, fiches de paie… Savez-vous que même si votre entreprise fermait définitivement ses portes, vous seriez tenus de garder tous vos documents pendant un minimum de trois ans ? De quoi réfléchir et vous dire qu’il est temps de remédier rapidement à ce problème d’archivage.

Trouver une entreprise d’archivage à Brie-Comte-Robert

L’internalisation des archives étant compliquée, il est courant désormais de passer par un prestataire extérieur. L’externalisation des tâches est devenue un réflexe quand on manque de moyens humains ou que l’on n’a pas les compétences requises pour effectuer un travail. Vous pouvez contacter une société de stockage et de conservation des archives. Rouée à ce type d’ouvrage, il lui sera aisé de vous élaborer un devis personnalisé, en fonction de vos besoins. Comme nous l’avons vu, ceux-ci sont différents d’une entreprise à une autre. Cela peut concerner le dépoussiérage et le classement de vos documents papier, bien entendu. 

Mais vous souhaitez peut-être les solliciter, pour donner suite à la loi de transition numérique. La digitalisation est peut-être pour vous un problème. Vous ne savez pas comment procéder et surtout vous n’avez pas de temps à allouer à la numérisation de tous vos documents. Les entreprises d’archivage peuvent le faire pour vous. C’est pourquoi un devis est important pour noter précisément ce que vous voulez leur faire faire.

Bon à savoir sur Brie-Comte-Robert (77)

Domaine de Grosbois, Zoo du Bois d’Antilly, les escapades touristiques sont nombreuses à Brie-Comte-Robert dont le château porte du même nom. Si vous voulez les visiter, direction l’Ile de France et le département de Seine-et-Marne. Cet environnement peut vous donner envie d’y implanter votre entreprise.

Pourquoi, en effet, ne pas profiter du fait d’être si proche de Paris, sachant que la ville bénéficie d’une bonne desserte routière. 

D’autres entrepreneurs, désormais bri comtois d’adoption, ont déjà fait ce choix et s’en félicitent. La zone d’activités de la Haie Passart ont permis à beaucoup de structures de trouver leur place, mais d’autres entreprises enrichissent la ville de leurs compétences et de leur diversité, comme des concessionnaires automobiles, des commerces ou encore des restaurants. 

Si vous emménagez à Brie-Comte-Robert, n’oubliez pas que vous pouvez demander un déménagement de vos documents papier à une entreprise d’archivage. Après, si vos archives deviennent chaotiques, vous pouvez là encore compter sur elle pour venir vous aider. 

Archivage à Brie-Comte-Robert : obtenir un devis sur mesure

Quelle sera votre demande à la société d’archivage ? Voulez-vous un état des lieux de la pièce de stockage dans laquelle vous entreposez vos papiers ? Il ne s’agirait pas en effet qu’elle ne soit pas adaptée à tous ces documents fragiles. Car, même s’il s’agit d’une matière inerte, le papier a de nombreux prédateurs, comme la poussière, la lumière, l’humidité ou encore certains nuisibles. Il est pourtant important qu’ils puissent être, pour être présentés à des tiers, dans un bon état de conservation. Même si vous vous rendiez compte que votre salle d’archives n’est pas le meilleur endroit pour un stockage efficace de vos papiers, vous pouvez en discuter avec le tiers archiveur. Il vous proposera sans doute un transfert d’archives ; pour entreposer votre fonds documentaire dans un de ses locaux.

Une fois ce problème réglé (et où que se trouvent vos archives), l’entreprise d’archivage procédera au tri. Dans le jargon, cela porte une autre appellation : le récolement. Il faut arriver à séparer les documents qui n’ont plus de valeur probatoire et les supprimer de façon sécurisée de ceux qui sont encore en cours de validité. Une fois cette mission terminée, vient le moment de classer les documents. Vous n’allez pas reconnaître votre salle des archives : avec des rayonnages propres et des papiers bien indexés, vous allez rapidement constater le gain de temps que cela représente, quand on cherche un document bien précis. Moins de temps occupé à chercher un papier, ce sont des journées plus productives, en perspective qui s’annoncent pour vous.

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