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Principe de l’archivage en entreprise

Etre limitrophe d’une des plus grandes capitales mondiales est une opportunité rare. D’autant que les touristes étrangers se pressent en masse dans Paris, connue pour son art de vivre. Pourquoi se priver d’une clientèle potentielle ? Il s’agit de se démarquer et d’être concurrentiel. Des prestations qualitatives sont souvent la clé du succès. Cela demande un travail à plein temps. Pourtant, il faudrait allouer du temps à d’autres postes dans son entreprise, comme les archives. Chaque entrepreneur en a conscience, mais tous les jours, il doit privilégier les impératifs et la gestion des archives ne semble jamais prioritaire.

Pourtant, il ne faut pas mésestimer leur importance dans le travail quotidien. Un papier vous manque et tout est désorganisé. Cette transformation d’une phrase célèbre est tout indiquée, car quelle perte de temps cela représente de chercher en vain un document, pendant une bonne partie de la journée !
C’est souvent quand l’entrepreneur est confronté à une situation difficile qu’il prend pleinement conscience qu’il aurait dû accorder plus de temps pour le classement de ses papiers professionnels. Un litige avec un employé peut en être l’occasion.

Il faut, pour pouvoir comparaitre devant un juge, être en mesure de montrer un contrat de travail ou une convention collective. Mais c’est surtout le contrôle fiscal qui met l’entrepreneur face à ses manquements. La liste des documents à fournir au contrôleur fiscal est longue, ceux-ci sont dans une salle de stockage des archives comble et le délai imparti pour les retrouver est court. Cela n’empêche pas qu’il faut continuer à travailler et à gérer tout le reste. Une situation intenable, à moins d’anticiper et de décider de passer par une société d’archivage

Trouver une entreprise d’archivage à Cachan (94)

Bien entendu, au départ, vous appelez une entreprise de stockage et de transfert des archives pour mettre de l’ordre dans tous ces papiers. Mais que signifie exactement mettre de l’ordre ? Se contenter de mettre des piles bien droites sur des étagères ? Non, c’est évident. Pourtant, si l’on interrogeait les chefs d’entreprise à ce sujet, ils seraient certainement bien en peine d’expliquer en quoi consiste réellement le métier de l’archiveur. Leurs prestations sont pourtant plurielles et complémentaires. Chacune représente une réelle opportunité pour une structure. Les sociétés d’archivage interviennent chez tous les professionnels ; qu’ils soient professions libérales ou multinationales. Mais leur intervention s’effectue aussi auprès des collectivités (mairies, hôpitaux ou encore musées). La somme des archives est alors très importante. 

Vos documents professionnels ne revêtent pas tous la même importance. Au regard des archives, n’est réellement importante que la valeur probatoire juridique. Nous parlons donc de ces documents que le juge ou que le contrôleur est amené à vous demander. Au-delà d’un certain délai, les papiers perdent de leur valeur et ne peuvent plus faire office de preuve. Il est alors possible de les détruire. C’est quand on ne procède pas au dépoussiérage régulier des archives que les papiers inutiles commencent à s’amonceler. Cet état des lieux peut vous inquiéter. Qu’à cela ne tienne, les prestataires spécialisés en stockage et conservation d’archives ne vous feront pas regretter votre décision de leur externaliser ces travaux. 

Bon à savoir sur Cachan

Les cachanais sont fiers d’habiter si près de la Ville Lumière. Paris en effet, n’est qu’à quelques kilomètres de cette ville de la Région Ile de France, dans le département Val de Marne. Le parc Raspail, avec ses trois hectares de verdure et les activités de loisirs sont nombreuses pour les familles.

Les touristes font un détour pour admirer son pont-aqueduc Médicis, mais aussi les communes avoisinantes comme Arcueil, Hay-Les-Roses, Chevilly-Larue ou encore Fresnes

La ville est surtout connue pour son antenne de la Sorbonne où elle dispense des cours de prépa économie et gestion. Une école où se rendent sans doute chaque année de futurs entrepreneurs. Leur enseignera-t-on les points forts de l’archivage ? Sans doute que non. Quand ils auront créé leur structure, ils pourront se concentrer sur leur cœur de métier, tout en laissant les entreprises d’archivage s’occuper de leurs documents papier et numériques.

Archivage à Cachan : obtenir un devis sur mesure

Simple armoire ou salle pleine à craquer, vos archives représentent la vie de votre entreprise. Le nombre de documents n’est forcément pas le même après deux ans d’activités que vingt. Surtout si l’activité a permis l’embauche de salariés. Il faut alors, quand on fait appel à une société d’archives qu’elle procède par étapes. La première consiste en un état des lieux à proprement parler : l’endroit de stockage. L’endroit où vous entreposez vos documents est-il approprié pour leur bonne conservation ? Vous avez tout intérêt, en tant qu’entrepreneur à dédier à vos documents papier un endroit non humide, bien ventilé et qu’aucun insecte ou rongeur ne soit venu polluer de sa présence. Si c’est le cas, il faudrait penser au transfert de vos archives. Cela ne veut pas dire, les changer de pièce ; car c’est rarement possible, mais tout simplement les confier au prestataire d’archivage

Le récolement des archives peut ensuite commencer. Par récolement, on entend le tri qui est fait pour supprimer les documents périmés pour ne garder que ceux dont la valeur probatoire est encore en cours de validité. Vient alors une autre étape importante : le classement des documents restants. Cela peut être laissé à l’appréciation de la société d’archivage qui ne manquera pas de vous laisser un tableau explicatif ou un autre document expliquant la politique d’archivage qui a été appliquée. Mais il est plus judicieux que ce soit le chef d’entreprise qui décide de l’ordre qui doit être donné à ses documents. Il est essentiel, ensuite, qu’il puisse faire perdurer ce classement pour tous les nouveaux documents. 

Si le transfert d’archives a été mis en place, vous bénéficiez d’un gain de place non négligeable. Mais si les conditions sont bonnes, il faut quelquefois penser à changer de local quand l’entreprise se développe bien. Il faut alors envisager le déménagement d’archives. Cela fait partie des services que met en place le tiers archiveur pour garantir le transport de tous ces documents importants et confidentiels, pour certains. Toutes ces prestations vont ont déjà permis de gagner de la place. Il est également possible, en faisant appel aux sociétés d’archivage de faire des économies, voire même de gagner de l’argent. Les économies d’abord : la non-présentation de documents peut vous valoir une amende de 150 euros au minimum, sans compter le reste de la procédure qui peut en découler. 

Le fait de trouver un document et de pouvoir répondre rapidement à un prospect peut vous permettre d’augmenter votre taux de transformation. Votre chiffre d’affaires augmente. Enfin, le fait d’avoir une pièce libérée dans le cadre du transfert d’archives peut vous pousser à acheter une nouvelle machine. Conséquence : vous vous développez, vous vendez plus, vous gagnez plus d’argent. Tout cela grâce à des archives dont vous ne vous êtes pas débarrassés, mais qui, au contraire profitent d’un environnement plus propice. Tout cela est sans compter sur les économies qu’est censée représenter la transition numérique. Celle-ci a commencé en exhortant les entrepreneurs à dématérialiser leurs factures à la clientèle. Les coûts seraient déjà réduits de moitié par rapport à un envoi classique, par voie postale. Dématérialiser l’ensemble des documents semble la suite logique. Ce travail ainsi que la mise en place de l’e-administration de tous ces documents peut être entièrement externalisé aux sociétés d’archivage.

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