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Société archivage Champs-sur-Marne
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Prestataire d’archivage à Champs-sur-Marne (77)

Principe de l’archivage en entreprise

Les entrepreneurs interrogés sur leurs difficultés au quotidien sont très nombreux à mettre en avant les lourdeurs administratives. Cela les empêche souvent d’être productifs, pendant de longues heures ; ce qu’ils déplorent. Pourtant, il est indispensable que tous ces documents soient remplis, renvoyés. Normalement, le travail d’archivage qui s’ensuit fait partie des tâches courantes.

 Beaucoup de documents ont en effet une certaine valeur ; ne serait-ce qu’au niveau légal. Il faut donc les conserver. Mais se borner à les mettre en carton est contre-productif, sachant qu’il est possible qu’on les réclame. 

Il suffit parfois de quelques années seulement pour être submergés, surtout quand l’entreprise a embauché et s’est développée.

Pourtant, il est impossible de se débarrasser de l’ensemble de ses documents papier et il faut trouver un moyen d’en tirer parti. Comment faire ?  Après s’être rendu compte que ce travail, à l’interne, était compliqué à mettre en place, le chef d’entreprise n’a pas d’autre choix que de songer à l’externalisation de l’archivage. Qu’il se rassure, cela va lui permettre de faire un sérieux gain de temps et d’argent, ce qui n’est jamais à négliger.

Trouver une entreprise d’archivage à Champs-sur-Marne

Les cartons s’empilent dans la salle des archives. Si vous êtes concerné par cette situation, vous savez qu’elle peut rapidement devenir problématique. Montage d’un dossier, litige, demande de prêt, contrôle fiscal : il existe de nombreuses démarches pour lesquelles vous devez joindre des copies de documents. Un geste difficile à exécuter quand on n’arrive pas à remettre la main sur tous ces papiers. Il faut espérer qu’ils ne font pas partie des 3% qui sont à jamais perdus, car mal rangés dans la salle dédiée au stockage et donc supprimés par des personnes trop zélées ou qui n’ont pas fait attention. Contactez une société d’archivage pour le dépoussiérage de vos archives. Elle mettra son expertise à faire de votre salle de stockage des archives un endroit où tout est à sa place.

Bon à savoir sur Champs-sur-Marne (77)

Près de Noisiel, jolie petite ville de la Région Ile de France, dans le Département Seine et Marne, se trouve la ville de Champs-sur-Marne. Comme son nom le laisse supposer, cette jolie commune bénéficie de la proximité de la Marne, mais aussi d’espaces boisés qui font la joie des promeneurs et des familles.

Pourtant, ce n’est pas uniquement le cadre de vie qui attire les parisiens, mais bien le développement économique, si près de la Capitale. Riche de trois pôles commerciaux et d’entreprises œuvrant dans le domaine des nouvelles technologies, Champs-sur-Marne est le parfait exemple de la commune ne reniant pas son passé ; comme en témoignent ses différents monuments remarquablement préservés, mais souhaitant se tourner vers l’avenir. 

Les entrepreneurs auront fort à faire en venant s’implanter dans cette ville, pour attirer des clients, les fidéliser et créer des services innovants. Les journées ne faisant que 24 heures, ils en viendront sans doute à négliger un tant soit peu leurs archives. Qu’ils se rassurent. Les sociétés d’archivage pourront venir les aider à régler le problème.

Archivage à Champs-sur-Marne : obtenir un devis sur mesure

La conservation de vos archives est importante, entrepreneur champesois, n’en doutez pas. Si vous en avez conscience, faites appel à une entreprise d’archivage. Les services qu’elle peut vous rendre sont précieux. Il faut d’abord prendre en considération l’endroit de stockage de vos papiers. Cela a une incidence notoire sur l’état de conservation de vos documents. Si rien n’est à déplorer, le tiers archiveur pourra vous rassurer. Dans le cas contraire, il se chargera de vous offrir une solution clé en mains : le transfert d’archives. Il fera transporter l’ensemble de votre fonds documentaire dans des locaux plus adaptés qui lui appartiennent. 

Pour vous, c’est l’assurance de documents préservés et un gain de place non négligeable, surtout aux portes de Paris. Comment allez-vous occuper cette pièce ? Y mettre de nouveaux bureaux ou y installer de nouvelles machines, vous avez certainement des idées à ce sujet.  Ce nouvel espace de stockage retrouvé vous évitera peut-être de déménager. Si c’était néanmoins le cas, le tiers archiveur peut se charger de procéder au déménagement de vos archives.

Quoi qu’il en soit, quand cela est fait, il faut passer au récolement des archives. Trier les documents est impératif pour ne pas conserver ad vitam aeternam des papiers sans valeur. Ne vous inquiétez pas si vos documents contiennent des données importantes. La confidentialité est de mise chez les prestataires archiveurs qui ne badinent pas avec la sécurité. Tous vos documents désormais inutiles sont détruits en bonne et due forme, sans possibilité de récupération par des tiers. Que vous souhaitiez ou pas lui externaliser l’archivage numérique (numérisation des documents et classement sur support adapté, suite à la loi de transition numérique), le tiers archiveur s’engage ensuite à trouver une méthode de classement que vous pourrez comprendre et organiser avec votre équipe. Il est important que cet ordre perdure, pendant toute la durée de vie de votre entreprise.

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