Vous souhaitez être rappelé ?
L’archivage. Le terme ne fait certes pas rêver, surtout parce que le rôle des archives est méconnu et que l’image que l’on se fait de ces papiers n’est pas flatteuse. Si l’on interrogeait les gens à ce sujet, il est évident que bon nombre décriraient une salle de stockage poussiéreuse, avec des montagnes de papier dormant sur des étagères.
Si, en tant que chef d’entreprise, vous venez de lire la description parfaite des vôtres, savez-vous que vous êtes face à un problème ? Tous les ans, cinquante mille entreprises font l’objet d’un contrôle fiscal. Cela revient à dire que chaque entreprise en France va passer par cette épreuve tous les neuf ans. Si vous n’avez jamais été concerné, sachez donc que vous pouvez recevoir un courrier à cet effet à tout moment.
Pour pouvoir faire un contrôle dans les meilleures conditions, l’agent en charge de votre entreprise va vous envoyer une liste de documents qu’il va compulser, étudier, scruter pour voir si tout, dans votre activité correspond à ce que le Code du Travail exige. La liste peut être longue et les documents vieux de plusieurs années. Voyez-vous maintenant où se situe le problème ?
Il ne faut cependant pas attendre la venue du fisc pour faire le dépoussiérage de ses archives. Normalement, il faut effectuer cette tâche régulièrement. Mais le rythme de vie et de travail des entrepreneurs les pousse à faire des choix. Il faut se focaliser sur les priorités et les archives n’en font pas partie. Pourtant, un classement et de l’ordre ; c’est prouvé ; jouent une bonne part dans la marche quotidienne de l’entreprise. Quel employé ou même quel entrepreneur n’a jamais perdu un temps précieux à chercher un document, perdu parmi des centaines d’autres ; quand il n’a tout bonnement pas été jeté.
3%, c’est le pourcentage de documents censés être conservés et qui sont supprimés. Or, quand un de ces documents fait partie de la liste du contrôleur fiscal, il est impératif de le lui présenter, sous peine de payer, à minima, une amende. Qu’à cela ne tienne, en tant qu’entrepreneur charentonnais, cela ne vous arrivera pas. Vous allez solliciter l’expertise d’une société d’archivage. Car après avoir étudié la question, le fait d’internaliser le travail vous est apparu (à juste titre), trop compliqué à mettre en place. L’archivage ne sert pas seulement à classer les documents, comme nous allons vous l’expliquer.
Les prestataires archiveurs peuvent proposer de nombreux services ; tant sur les documents papier que pour les documents numérisés. Charenton-le-Pont, comme toute ville de France, possède ses entreprises. Chacune d’elles est touchée par la loi numérique qui suppose de dématérialiser les factures que l’on envoie à sa clientèle. La mise en place est parfois erratique. Les tiers archiveurs peuvent apporter une réponse qualitative à ce problème.
Bienvenue à Charenton-le-Pont, en région Ile de France, dans le département du Val de Marne. Ce qui a en premier lieu séduit les futurs Charentonnais, ce sont les opportunités de sorties : la visite de l’Eglise Saint-Pierre, un spectacle au Théâtre des 2 rives.
Mais Charenton-le-Pont propose aussi des stages d’initiation à la plongée sous-marine ou encore une activité de laser game.
Bien entendu, le fait d’être près de Paris est également un gros plus pour les habitants. Non seulement, ils peuvent se déplacer dans la Capitale pour profiter de tout ce qu’elle a à offrir, mais ils peuvent aussi entreprendre sereinement. 3 000 chefs d’entreprises ne s’y sont pas trompés et ont créé dans cette ville dynamique. S’y côtoient des PME, des PMI, mais aussi des industries. Occupées à croitre, ces entreprises n’ont que peu de temps à consacrer à leurs archives. Des sociétés d’archivage peuvent répondre à de problème.
Devant votre salle de stockage des archives, les bras vous tombent devant l’ampleur de la tâche. Ce qui n’était, en début d’activité qu’une armoire, s’est transformée au fil des ans en pièce. Cette salle est désormais remplie ; comme l’image que l’on s’en fait ; de cartons débordant de papiers. Dès que les documents n’ont plus été utilisés dans le cadre de l’activité usuelle, vous les avez déposés ici, sans réel ordre précis. Or, beaucoup de vos documents professionnels ont ce que l’on appelle une valeur probatoire.
Ce sont uniquement ces documents que le contrôleur peut vous demander. Comme peut le faire un juge ou encore un client, également, en cas de litige. Cette durée probatoire n’est pas la même pour tous les documents. C’est cette variation qui rend la tâche de l’archivage si compliquée à mettre en place à l’interne. Car il faut arriver à déterminer la nature du document pour savoir s’il doit être conservé deux, cinq ou dix ans. L’entreprise de stockage et gestion des archives, bien entendu, connait la durée probatoire de chaque document et ce, pour les différents corps de métier. Elle a l’habitude de travailler avec des collectivités, mais aussi des musées, par exemple. Le tri qui est alors effectué s’appelle le récolement.
C’est une étape importante, mais pourtant, ce n’est pas forcément ce que va regarder en premier la personne travaillant pour la société d’archivage quand elle viendra dans votre entreprise. En premier lieu, elle voudra s’assurer des conditions de conservation. Tant mieux si vous avez un local qui vous permet d’allouer une pièce saine et aérée à tous vos documents. Ce n’est pourtant pas toujours le cas.
De l’humidité, trop de poussière, une invasion d’insectes ou autres souris et vos documents papier sont en péril.
Il existe pourtant une solution qui n’est pas à confondre avec le déménagement d’archives : le transfert d’archives. Dans le premier cas, l’entreprise d’archives se contente de transporter les documents papier d’un local à un autre. Dans le deuxième ; quand l’intégrité des documents est compromise, elle les met dans un endroit de stockage qui lui appartient et garantit ainsi au chef d’entreprise une bonne préservation et une surveillance.
Maintenant que cette première étape est validée, vient le moment de trier et de classer. Cette politique d’archivage prend tout son sens, quand elle est décidée par le chef d’entreprise. Il vous appartiendra, en effet, de continuer à classer et ranger vos futurs documents de la même façon. La société d’archivage peut vous donner des idées si vous ne savez pas comment faire. Tous les documents périmés seront supprimés et ce, en toute sécurité. La confidentialité fait partie du travail des tiers archiveurs. Enfin, après en avoir fini avec vos documents papiers et vous avoir remis un inventaire exhaustif de tout ce que contient votre salle de stockage d’archives, la société d’archivage peut donc vous aider à mettre en place également une e-politique d’archivage pour vos documents numériques.
S’il faut seulement s’acquitter de la facturation, la loi de transition numérique veut certainement aller plus loin. Etes-vous prêts avec vos équipes ? Avez-vous trouvé le bon support de stockage ? La bonne façon de procéder ? Qui allez-vous désigner pour digitaliser tous les documents papier dans la salle des archives, maintenant que vous savez qu’ils ont tous, encore une valeur probatoire ? Là encore, la société d’archivage peut s’en charger pour vous. Mentionnez-le sans attendre pour qu’elle vous fasse un devis adapté. Pouvoir numériser vos documents pendant le tri et le classement représente un vrai gain de temps pour elle et pour vous.
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