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    Dépoussiérage et récolement des archives à Chartres (28)

    Chartres

    TD / OKBOX 28
    Rue de l’Orme Guyot
    ZA du Bréharet
    28300 GASVILLE OISEME

    Principe du dépoussiérage et du récolement des archives

    Même si le terme de dépoussiérage n’est pas vraiment à prendre au pied de la lettre, il est très parlant. Pourtant, si une entreprise est créée depuis longtemps, les documents qui s’amoncellent dans la salle des archives ne sont effectivement pas à l’abri de la poussière. Or, cela peut avoir des répercussions sur leur durée de conservation. Dans le cas qui nous intéresse, le dépoussiérage des archives implique de procéder à un tri dans un premier temps.

    Certains documents, passé un certain délai, n’ont plus de valeur légale ou même commerciale. Les documents papier sont-ils en bon état ou ; sans compter la présence de la poussière ; ont-ils subi l’attaque de nuisibles ou pris l’humidité lors d’un dégât des eaux ? Il s’agit ensuite, après ce tri drastique, de les classer, en les indexant de façon à pouvoir les retrouver facilement. La fin du récolement passe par la remise d’un inventaire exhaustif des documents qui restent dans la salle des archives.

    Si le récolement des Archives Publiques est une réelle obligation, dont la fréquence varie en fonction des entités, il ne peut être que bénéfique dans d’autres structures et ce, pour un gain de place évident. La somme des documents entrants et sortants des établissements de santé laisse supposer qu’un récolement sporadique des archives des hôpitaux doit être envisagé. Le récolement des collectivités n’est pas le seul auquel il faut penser. Chaque entreprise doit penser à le faire, de temps à autre, pour vérifier si tous les documents importants sont bien présents et facilement accessibles, pour une présentation éventuelle à un tiers.

    Quelles solutions de dépoussiérage et de récolement à Chartres (28) ?

    Les entreprises à Chartres et dans les alentours (Lucé, Le Coudray, Luisant, Lèves, Champol ou Nogent le Phaye) sont nombreuses. Si Chartres Métropole s’enorgueillit d’accueillir de grands groupes, elle compte en son sein de nombreuses autres entreprises individuelles, des indépendants, des SARL, œuvrant dans tous les corps de métier. Chacune d’entre elles, du fait d’une activité régulière induisant un nombre important de documents émis ou entrants (factures, bilans comptables, montage de campagnes marketing…), peut avoir besoin de procéder à un récolement de tous ces papiers, à des moments donnés. Internaliser ce travail peut être envisagé, selon la taille de l’entreprise et les moyens humains qui peuvent être dédiés à cette tâche. Encore faut-il avoir une parfaite connaissance de la durée légale de conservation de tous ces documents. Il faut aussi penser, lors de ce récolement, qu’il peut sembler opportun de numériser ces documents, une fois triés, pour passer à la digitalisation.

    Cela fait partie des exigences gouvernementales, visant à accentuer la productivité des entreprises, entre autres arguments. Comment savoir alors quel est le support à plébisciter, en fonction de la somme des documents, le niveau de sécurité que l’on souhaite apporter à toutes ces données ? D’autres entreprises peuvent trouver en l’externalisation une solution idéale pour le travail de récolement de leurs documents d’entreprises chartraines. Les entreprises d’archivage spécialisées ont des solutions clés en main à proposer aux entrepreneurs.

    Obtenir un devis gratuit

    Vos archives grimpent jusqu’au plafond et vous craignez, au vu des conditions de stockage, pour leur intégrité. C’est indubitablement le moment de procéder au récolement de ces documents. Pour répondre à vos besoins, les sociétés d’archivage ont besoin d’avoir une idée précise de la somme de documents pour pouvoir procéder au versement des archives. Ce travail est effectué par des personnes titulaires d’un diplôme spécifique, leur permettant de répondre à tout type d’organisme et d’entreprises qui les solliciteraient à cet effet. Un des services proposés consiste en le fait de transférer toutes ces archives pour un gain de place. Au-delà de cet aspect ; qui peut déjà être séduisant ; cela garantit à tous vos documents des conditions de préservation optimales. Si cette prestation vous intéresse, n’hésitez pas à le stipuler lors de votre demande de devis gratuit.

    Si vous souhaitez conserver vos documents intra-muros, les personnes qui seraient diligentées pour le dépoussiérage de vos archives peuvent émettre des préconisations pertinentes pour que cette préservation se fasse sous les meilleurs auspices. Cela peut passer par l’achat de boites de rangements, d’armoires pour prémunir le papier de l’attaque de certains insectes et autres nuisibles. Enfin, pour pouvoir continuer à trier et ordonner tous vos documents, et ce, afin de gagner en temps de recherche, elles pourront vous remettre un document. Celui-ci précise comment ont été rangées les archives pendant le travail de récolement, pour que vous puissiez faire de même pour tous vos documents futurs. Cette bonne pratique sera très utile, quand vous devrez de nouveau faire appel à la société d’archivage. La prestation sera moins longue à effectuer ; ce qui peut représenter pour l’entreprise, une économie. En interne, elle sera également plus à même de retrouver tous les documents qu’elle souhaite, que ce soit pour son fonctionnement habituel ou si une personne extérieure le lui demandait.

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