Vous souhaitez être rappelé ?
×

    A quel moment préférez-vous êtres contacté ?

    8-10h10-12h14-16h16-18h

    Votre demande de devis en ligne gratuit & sans engagement

    Étape 1 sur 3

    Quel est votre besoin ?

    Certifié ISO 9001, 14001, 18001
    Conformité RGPD
    100% sécurité
    Disponibilité 24h/24

    Stockage et transfert d’archives à Chartres (28)

    Chartres

    TD / OKBOX 28
    Rue de l’Orme Guyot
    ZA du Bréharet
    28300 GASVILLE OISEME

    Principe du stockage d’archives

    Les particuliers ont l’habitude de conserver des documents importants, comme leurs avis d’imposition ou encore des factures énergétiques. De temps en temps, ils font le tri quand un document n’a plus de valeur juridique ou commerciale. La somme de ces documents tient en général dans un porte-documents ou des classeurs dédiés. Les entreprises doivent procéder de même. Mais il est facile de comprendre que les documents sont plus nombreux, plus variés, surtout si l’entreprise a des salariés ou si elle est pérenne depuis plusieurs années. Il est donc courant de leur dédier une place, si ce n’est une pièce spécifique. Tous ces documents papier conservés portent le nom d’archives. Il est important, pour que ces documents ne s’amoncellent pas en monts inutiles, de procéder régulièrement à un récolement. C’est-à-dire un recensement, un tri et une destruction des documents dont la durée de conservation (archivage légal) est arrivée à son terme.

    La difficulté réside principalement dans la distinction de ces différents documents et la durée de préservation qui leur est propre pour que cette action soit efficace. Cela permet alors un gain de place dans la pièce. Une méconnaissance des durées de conservation mais aussi de l’importance de ce stockage peuvent avoir des conséquences désastreuses pour l’entreprise. Selon une étude, on estime que presque 8% des documents qui doivent faire l’objet d’un stockage sont égarés ou même jetés. Le stockage doit se faire dans de bonnes conditions. Certaines entreprises préféreront des étagères garnies de boîtes, alors que d’autres opteront pour des dossiers suspendus pour le stockage de leurs documents administratifs et comptables.

    Toutes les personnes devant ranger ces documents ; ce qui peut représenter un nombre important,
    si l’entreprise comporte plusieurs services ; doivent comprendre et intégrer la manière de classer.
    Toujours selon la même étude, 3% des documents d’archives seraient remisés au mauvais endroit.
    La perte de temps consacré à la recherche de ces papiers est à éviter, pour limiter les périodes
    d’improductivité. L’important étant également que cette pièce ne soit accessible que par les
    personnes autorisées, car les données contenues peuvent être sensibles. Il faut donc faire un
    stockage sécurisé.

    Obtenir un devis gratuit

    Les documents papiers ne sont pas seulement stockés dans des endroits prévus à cet effet et pour lesquels l’entreprise d’archivage a reçu un agrément. Ils sont recensés, triés, indexés selon une méthode qui est vue avec le chef d’entreprise lui-même. Cette confiance qui s’installe entre la société d’archivage et l’entreprise contribue pour beaucoup à la réussite du projet. Il s’agit de trouver une façon de procéder qui répondra aux besoins personnalisés de l’entreprise et des membres qui y travaillent tous les jours. La liste des personnes habilitées à consulter ces documents est un point clé, surtout si ces données sont ensuite numérisées et stockées virtuellement. L’accès pourra donc se faire de façon sécuritaire. Pour autant, il faut également que le fait de pouvoir trouver un document donné se fasse simplement. D’où l’importance de demander un devis gratuit au tiers archiveur présent sur Chartres (28) pour qu’il puisse l’établir en ayant pris connaissance de toutes vos exigences à ce sujet.

    Stocker et transférer ses archives à Chartres (28)

    L’Eure-et-Loir est un département dynamique. Les entreprises Chartraines en sont la parfaite représentation. Plus de 6 000 entités dynamisent le territoire dans des domaines aussi différents que la cosmétique, la maroquinerie de luxe ou encore le secteur du BTP. Ce succès implique des devis et des factures importants qu’il faut ensuite stocker de façon pertinente. Si ce travail peut vite devenir chronophage, l’ajout de l’obligation de la digitalisation des archives inquiète les entrepreneurs. Comment trouver le temps de répondre à cette injonction légale, tout en pouvant continuer à ses consacrer à son cœur de métier ? D’autant que tout ce processus doit être bien pensé. Il faut que chaque collaborateur en intègre le fonctionnement pour pouvoir le reproduire à l’avenir sur tous les documents qu’il va recevoir et émettre.

    Concernant les archives papiers, la somme et la gestion des documents peuvent vite devenir un obstacle au bon fonctionnement de l’activité. Il est en effet rageant de ne pas pouvoir retrouver un document donné, surtout quand un impératif de temps y est lié (décision de justice ou audit). L’entreprise perd alors en crédibilité et en sérieux ; ce qui est une situation à éviter à tout prix. Pourquoi ne pas transférer vos archives à une entreprise spécialisée ? L’externalisation et le transfert des documents administratifs et comptables peuvent être un point fort pour votre activité. La société d’archivage peut vous offrir des conditions de conservation avec lesquelles il peut être difficile de rivaliser : protection incendie, contre les nuisibles divers (rats, insectes…), mais aussi contre les dégâts des eaux. Le stockage de vos documents d’entreprise peut se faire à proximité de Chartres ou dans ses alentours (Lucé, Le Coudray, Luisant, Lèves, Champol ou Nogent le Phaye).

    Actualités

    Pourquoi et comment numériser les documents ?

    Toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son activité, est s’interroge sur la dématérialisation de ses documents professionnels. Dans le cadre de la transition numérique; pourquoi est-ce si important et comment procéder dans les faits ? Entreprises : pourquoi faut-il opter pour la numérisation des documents ? La transition numérique a plusieurs objectifs qui […]

    Lire la suite

    Numérisation de dossiers techniques : comment procéder ?

    Chaque entreprise et chaque profession est concernée par la numérisation des documents. La transition numérique a pour but, entre autres, de réduire les coûts, mais aussi de gagner en productivité et donc en compétitivité. Malgré une volonté évidente, beaucoup de chefs d’entreprises se trouvent en difficulté, même avec des documents papiers classiques. Cela gagne en […]

    Lire la suite

    Numérisation de documents comment procéder ?

    Les buts de la transition numériques sont globalement bien compris et acceptés par les entrepreneurs. Pourtant, ils font face à des problèmes lors de sa mise en œuvre, à cause, généralement d’un manque de temps et de connaissance à ce sujet. Quelles solutions ? Comment procède-t-on à la numérisation des documents professionnels ? La numérisation […]

    Lire la suite

    Quels sont les enjeux de la numérisation ?

    Plus rapide, plus productive, plus compétitive : quelle entreprise ne rêverait pas que l’on puisse dire cela d’elle ? C’est en tout cas le vœu de chaque entrepreneur ou chaque porteur de projet pour sa future structure. La numérisation, induite par la loi sur la Transition Numérique, est sans aucun doute une réponse de qualité, […]

    Lire la suite

    Numérisation d’archives comment procéder ?

    Si la transition numérique présente des atouts indéniables pour améliorer la productivité d’une entreprise, réduire ses coûts et gagner du temps, elle est parfois difficile à mettre en œuvre de façon concrète, sachant que les entrepreneurs et leurs collaborateurs se focalisent tous les jours sur leur cœur de métier. Voici ici quelques pistes à suivre […]

    Lire la suite

    Externalisation des archives ou self stockage : quelle solution ?

    Vous envisagez de louer un box pour stocker vos archives ? Avant de faire le choix du self stockage, nous vous invitons sincèrement à lire cet article. En effet, ‘le home box’ présente de nombreux inconvénients. Il existe une solution bien plus adaptée pour sortir les archives de vos locaux : l’externalisation d’archives. Nous comparons […]

    Lire la suite

    Qu’est-ce que l’archivage électronique de documents ?

    En 2000, avec la reconnaissance de l’écrit électronique en tant que preuve, la voie est ouverte à l’administration électronique, à la dématérialisation et à la production d’originaux numériques. Bien entendu, les écrits numériques sont sujets à des obligations légales de conservation des documents, au même titre que les écrits papiers pour des durées identiques. Ils […]

    Lire la suite

    Principe de la Gestion électronique des documents

    La gestion manuscrite des documents est obsolète, encombrante et pas assez sécurisée. La Gestion électronique des documents (GED) est une solution logicielle permettant d’organiser et de gérer les informations et les documents électroniques d’une entreprise de façon efficace et sécurisée. ECM : Les six étapes de la GED La gestion électronique de documents comprend six […]

    Lire la suite

    Déménagement d’archives : les bonnes pratiques

    Si cette problématique tend à disparaître au fil des ans grâce à la numérisation des documents et à la digitalisation des pratiques, chaque entreprise dispose encore de quelques archives au moins… et de très nombreuses et très précieuses pour certaines ! Ainsi, un déménagement d’archives est un moment délicat qui peut s’avérer un peu stressant. […]

    Lire la suite

    Qu’est ce que l’Enterprise content management ?

    Toutes les entreprises sont aujourd’hui concernées par la transformation numérique. L’ECM, Enterprise content management, est au cœur de cette révolution. Elle permet de gérer l’ensemble des contenus et documents de l’entreprise. Elle accélère les processus de l’entreprise en automatisant des tâches répétitives et chronophages. ECM : c’est quoi ? L’ECM commence dès la création et […]

    Lire la suite