Vous souhaitez être rappelé ?
A chaque fois que vous recevez ou émettez un document, au sein de votre entreprise, pensez-vous systématiquement qu’il va rejoindre la salle d’archives ? Non, bien sûr. Pourtant, cela devrait un réflexe, si vous souhaitez optimiser votre archivage. Les agendas bien remplis, l’administratif de plus en plus conséquent pour les professionnels empêchent souvent de faire au mieux. Pourtant, vous devez savoir que si certains papiers peuvent être détruits sans conséquence, d’autres, au contraire sont tributaires de ce que l’on appelle une législation probatoire.
Cela suppose que vous êtes tenus, légalement, de les conserver pendant une certaine durée. Celle-ci peut considérablement changer, d’un document à un autre.
Tous les documents que vous gardez, doivent faire l’objet d’un classement méthodique et être triés au besoin, quand la durée légale est passée.
Si la gestion de vos archives papier relève déjà du défi pour vous, que dire de la loi de transition numérique qui vise à dématérialiser, progressivement, tous les documents relatifs au fonctionnement d’une l’entreprise ? Parce qu’en tant que dirigeant, vous devez obéir aux lois et aussi parce que les archives sont beaucoup plus que des papiers, nous vous engageons à externaliser votre archivage. Pourquoi et comment faire ?
L’externalisation de l’archivage peut être la solution idéale pour répondre aux injonctions légales tout en continuant à se consacrer à ses projets d’entreprise. L’internalisation de la gestion administrative des archives est souvent complexe à mettre en place, car il faut avoir certaines compétences et connaissances en matière légale, documentaire, technologique. Embaucher représente également un coût très important, par rapport au fait de payer pour une tâche réalisée par un prestataire extérieur.
Il faut pour cela trouver un tiers archiveur de confiance à qui l’on puisse confier cette mission. L’établissement du contact va vous permettre de voir tout ce que votre entreprise a à gagner en adoptant une politique de gestion efficace de vos archives. En premier lieu, vous allez gagner du temps, car vous n’aurez plus à vous soucier de ne pas retrouver tel ou tel document. La société d’archivage va vous aider à trouver la meilleure manière de classer et indexer vos documents professionnels pour qu’ils soient récupérables et consultables à tout moment. Il est bon de rappeler que ces entreprises sont spécialisées dans le stockage d’archives, en des lieux adaptés et sécurisés. L’entreprise va assurer toute la logistique, à savoir le déménagement et le transfert des archives, elle peut aussi accompagner son client dans des missions annexes, comme le récolement, le dépoussiérage ou un audit de l’existant.
Comme nous l’avons vu, passer par une entreprise d’archivage se révèle finalement moins coûteux que le fait d’embaucher du personnel. Enfin, d’autres services peuvent vous être proposés. Avez-vous déjà envisagé de transférer vos archives papiers pour les préserver plus durablement ? Vos locaux ne sont peut-être pas adaptés en termes de place, de conditions hygrométriques, pour favoriser une conservation de papiers qui ont déjà été, par ailleurs, consultés et manipulés plusieurs fois. Un document détérioré ou illisible n’a que peu de chance d’être admis comme élément probatoire, si vous deviez le présenter à des instances juridiques ou de contrôle.
Ce transfert ne suppose aucunement de perdre vos archives, mais au contraire, de les savoir à l’abri, dans de parfaites conditions de stockage. Tous les documents voulus sont alors disponibles sur simple demande et dans des délais très brefs. Tout est fait pour vous simplifier la vie ; ce qui ne se refuse jamais, quand on est à la tête d’une entreprise.
Le Département de la Mayenne est riche de nombreuses entreprises, commerces et industries. Prenons l’exemple de Château-Gontier : le territoire communautaire ne dénombre pas moins de 500 commerces. Difficile de parler de Château Gontier sans tenir compte de ses communes environnantes comme Fromentières, Ménil, Coudray, Chemazé, Ampoigné ou encore Laigné. Afin de faire croître ce chiffre, cette commune de la région des Pays de la Loire met des moyens importants
Château-Gontier-sur-Mayenne a instauré un droit de préemption commerciale pour que d’autres entreprises puissent venir s’y implanter. Elle n’a pas hésité non plus à créer des ateliers artisanaux, des zones d’activités pour les entreprises castrogontériennes.
Chaque entreprise déjà implantée et celles qui viendront s’installer dans cette jolie commune de la Mayenne peuvent avoir des besoins en termes d’archivage professionnels. Elles savent désormais qu’elles peuvent compter sur les compétences élargies de sociétés d’archivage spécialisées pour les y aider.
L’archivage est un univers complexe et protéiforme. Il ne s’agit pas de mettre de l’ordre dans quelques papiers, mais bien de trouver une politique d’archivage adaptée au fonctionnement usuel d’une entreprise, d’utiliser cette méthode de classement pour que les documents puissent être trouvés en un instant, tout en les triant, afin d’éliminer documents périmés et en double.
Mais ce n’est là qu’un aspect de l’archivage professionnel. Une entreprise peut avoir d’autres demandes, surtout concernant la transition numérique. Quels sont les formats répondant à la législation, sur quels supports mettre les documents dématérialisés et comment faire pour que les collaborateurs puissent consulter les bons documents ? C’est pour toutes ces raisons ; et bien plus encore ; qu’il est utile de demander un devis sur mesure. Le tiers archiveur a besoin de connaître vos attentes pour vous établir un devis en adéquation avec ce que vous voulez.
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