Trouver une entreprise d’archivage à Château-Gontier (53)
L’externalisation de l’archivage peut être la solution idéale pour répondre aux injonctions légales tout en continuant à se consacrer à ses projets d’entreprise. L’internalisation de la gestion administrative des archives est souvent complexe à mettre en place, car il faut avoir certaines compétences et connaissances en matière légale, documentaire, technologique. Embaucher représente également un coût très important, par rapport au fait de payer pour une tâche réalisée par un prestataire extérieur.
Il faut pour cela trouver un tiers archiveur de confiance à qui l’on puisse confier cette mission. L’établissement du contact va vous permettre de voir tout ce que votre entreprise a à gagner en adoptant une politique de gestion efficace de vos archives. En premier lieu, vous allez gagner du temps, car vous n’aurez plus à vous soucier de ne pas retrouver tel ou tel document. La société d’archivage va vous aider à trouver la meilleure manière de classer et indexer vos documents professionnels pour qu’ils soient récupérables et consultables à tout moment. Il est bon de rappeler que ces entreprises sont spécialisées dans le stockage d’archives, en des lieux adaptés et sécurisés. L’entreprise va assurer toute la logistique, à savoir le déménagement et le transfert des archives, elle peut aussi accompagner son client dans des missions annexes, comme le récolement, le dépoussiérage ou un audit de l’existant.
Comme nous l’avons vu, passer par une entreprise d’archivage se révèle finalement moins coûteux que le fait d’embaucher du personnel. Enfin, d’autres services peuvent vous être proposés. Avez-vous déjà envisagé de transférer vos archives papiers pour les préserver plus durablement ? Vos locaux ne sont peut-être pas adaptés en termes de place, de conditions hygrométriques, pour favoriser une conservation de papiers qui ont déjà été, par ailleurs, consultés et manipulés plusieurs fois. Un document détérioré ou illisible n’a que peu de chance d’être admis comme élément probatoire, si vous deviez le présenter à des instances juridiques ou de contrôle.
Ce transfert ne suppose aucunement de perdre vos archives, mais au contraire, de les savoir à l’abri, dans de parfaites conditions de stockage. Tous les documents voulus sont alors disponibles sur simple demande et dans des délais très brefs. Tout est fait pour vous simplifier la vie ; ce qui ne se refuse jamais, quand on est à la tête d’une entreprise.