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Il est facile de se laisser submerger par la somme de documents que peut produire votre entreprise. Pourtant, il faut considérer ces milliers de feuilles à leur juste valeur : elles représentent la mémoire de votre activité. Vous avez également la contrainte légale d’en conserver certains, pour des durées qui diffèrent d’un document à un autre, en vertu de sa nature. Mais les archives d’une entreprise répondent également à des enjeux économiques importants. Les trois règles pour une bonne gestion de vos archives sont plutôt simples à comprendre.
Vos archives doivent être rangées. Cela signifie que vous ne pouvez pas vous contenter de faire monter des piles le long des murs. Il est impératif de leur trouver un endroit de stockage qui leur sera entièrement dédié. Cela peut être une pièce, si vos locaux le permettent. Il ne faut pas oublier que les entreprises ont pour vocation de se développer. Le nombre de documents, au fil des années, peut vite devenir exponentiel.
Dans un premier temps, vous pouvez vous contenter d’une armoire. L’important est de les conserver dans de bonnes conditions. Vous devez classer tous vos documents. Il vous appartient de trouver la meilleure méthode pour le faire. Certaines entreprises se tournent vers un classement par ordre alphabétique. D’autres par année, enfin, d’autres préféreront indexer par type de document. Enfin, vous devez les trier, pour ne conserver que ceux qui sont encore pertinents (durée légale obsolète).
Vous êtes une entreprise dunoise et vous désespérez de voir l’état de vos archives. Cela n’est pourtant pas une fatalité. Il est tout à fait compréhensible que vous n’ayez que peu de temps à consacrer à ce poste. Pourtant, vous avez raison de vous inquiéter, surtout si vous ne répondez pas aux contraintes légales. Il est en effet obligatoire de pouvoir présenter tout document à la demande d’un tiers, quand celle-ci est justifiée. Cela peut être dans le cadre d’une réclamation client, d’un audit avec un expert-comptable pour trouver des moyens d’optimiser vos coûts, ou encore sur demande d’un organisme de contrôle.
Sans penser aux pires situations, avoir des archives ordonnées vous permet de maîtriser plus sereinement leur gestion au quotidien. Véritable gain de temps pour une meilleure productivité, le fait de trouver rapidement un document, nécessaire au fonctionnement habituel de votre structure, est un vrai plus. Pour vous aider en cela, vous pouvez faire confiance à une société d’archivage. Son travail consiste en le fait de proposer des solutions adaptées à toutes les entreprises pour la gestion physique ou l’e-administration des archives. Cela passe par exemple par le stockage des archives en lieu sûr, avec accès sécurisé, en assurant notamment le transfert et le déménagement de vos archives jusqu’au lieu de stockage. D’autres prestations annexes peuvent être proposées : récolement, dépoussiérage, audit…
Châteaudun ne comprend que 13 115 habitants, sans prendre en compte les communes environnantes de Jallans, Donnemain Saint Mames, Marboué, Lanneray, Saint Denis les Ponts, Douy, La Chapelle du Noyer, Thiville ou encore Lutz en Dunois. Pourtant, cinquante entreprises se sont installées dans cette commune de l’Eure-et-Loir, dans la région Centre Val de Loire. Ce chiffre tend à augmenter d’année en année. La douceur de vivre incite les entrepreneurs parisiens à déménager leur activité pour venir grossir les rangs des professionnels dunois. La Capitale ne se trouve en effet qu’à 1h30.
Les touristes aiment visiter le château qui lui a donné son nom, le quartier historiques ou encore les grottes du Foulon. Ce n’est pas pour rien que la commune a été classée parmi les 100 plus beaux détours de France. Pourquoi hésiter alors pour venir créer son activité, quand la venue de personnes de l’hexagone ou d’autres pays peut faire l’objet de commandes ? Production de lames, production et négoce de plantes médicinales, carrosserie sont autant d’activités ayant des besoins spécifiques dans le domaine de l’archivage. En tant qu’entrepreneur, vous devez trouver une solution pérenne pour la gestion de vos documents papiers et vos documents numériques. Pensez à contacter une entreprise d’archivage.
Si vous voulez en savoir plus sur l’externalisation des archives, pourquoi ne pas demander un devis gratuit ? Pour cela, contactez une entreprise d’archivage qui pourra vous aider sur Châteaudun. La rencontre sera l’occasion de déterminer vos besoins. Cela se fait par le biais d’un examen de la salle d’archives, pour déterminer le nombre de mètres linéaires qu’il s’agirait de traiter. Quelles seraient alors vos demandes ? Décider d’une politique de conservation de vos archives pour pouvoir la pratiquer ? Déléguer le tri (récolement) et le classement de tous vos documents.
Vous pouvez également vouloir en savoir plus sur la transition numérique et ses atouts pour votre entreprise. Un interlocuteur compétent peut vous expliquer ce que votre activité a à gagner en adoptant la numérisation. Si cela vous intéresse, vous pouvez externaliser totalement cette tâche. Le transfert d’archives ou le déménagement peuvent faire l’objet d’une demande à inclure dans votre devis. Comme vous pouvez le comprendre, pour vous proposer un devis sur-mesure ; c’est-à-dire répondant à tous vos besoins, il est impératif de vous interroger en amont sur ce qui vous préoccupe au niveau de vos archives papier ou numériques.
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