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Société archivage Chilly-Mazarin
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Société d’archivage à Chilly-Mazarin (91)

Principe de l’archivage en entreprise

Le chef d’entreprise est soumis à diverses obligations, dont celle de conserver les documents papier de son entreprise ; ce que l’on appelle les archives. Pourtant, tous les documents n’ont pas la même valeur. Si certains concourent à faire fonctionner l’entreprise, en attirant les clients, ils ne peuvent pas être demandés par des instances légales par exemple, à l’instar des documents marketing.

D’autres, au contraire, ceux liés à la fiscalité ou encore l’embauche des salariés, ont une valeur dite probatoire. Cela suppose que tout au long de cette durée probatoire ; qui varie d’un document à un autre ; ils peuvent être demandés et examinés

Cela n’est pas forcément en défaveur de l’entreprise. Il est normal par exemple qu’une banque, suite à une demande de prêt, pour développer l’activité, demande à voir les bilans et les comptes de résultat sur plusieurs années.

Mais comment faire, quand, perdus au beau milieu de quelques milliers d’autres, le chef d’entreprise n’est pas en mesure de présenter les papiers qui peuvent l’aider à obtenir ce prêt ? Il est évident qu’il faut alors remédier à ce problème d’archivage. Beaucoup d’entrepreneurs sont concernés et ce ne sont certainement pas les chefs d’entreprise de Chilly-Mazarin qui diront le contraire.

Trouver une entreprise d’archivage à Chilly-Mazarin (91)

Maintenant que vous savez que vous avez un problème d’archivage, que comptez-vous faire ? Le premier réflexe ; et il est naturel ; est de demander à une personne à l’interne de s’en charger. Mais un fonds documentaire laissé à l’abandon est une vraie gageure pour une personne qui ne possède pas de compétences spécifiques en archivage. Si elle ne connait pas la durée de valeur probatoire de chaque document, elle risque de supprimer des papiers importants. Il ne vous sera plus possible de les présenter en cas de demande ; ce qui peut s’avérer, comme nous l’avons vu, problématique. 

Le mieux est de solliciter l’expérience et le savoir-faire d’une société d’archivage. Si vous vous attendez uniquement à ce qu’elle vienne pour mettre un peu d’ordre, vous allez être surpris. Car les entreprises d’archivage proposent une palette de prestations étendue et toutes plus intéressantes les unes que les autres pour votre entreprise. Ce n’est pas pour rien qu’elles attendent de voir vos besoins pour établir un devis réellement fait sur mesure. Si vous voulez en savoir plus sur les services d’une société d’archivage, lisez ce qui suit.

Bon à savoir sur Chilly-Mazarin (91)

Si vous ne connaissez pas encore la ville de Chilly-Mazarin, sans doute êtes-vous plus familiarisé avec la ville de Longjumeau qui la jouxte.

Si vous pouvez y accéder sans mal, en venant de Paris, car elle ne se situe qu’à une vingtaine de kilomètres de la Capitale. C’est donc une commune de la région Ile de France, dans le département de l’Essonne. Les habitants que l’on appelle les chiroquois apprécient le charme campagnard de leur ville, alors qu’ils sont aux portes d’une des plus grandes villes du monde. 

Les entreprises chiroquoises, quant à elles, sont plus de 2 200 et beaucoup d’entre elles ont un effectif d’une quinzaine d’employés, voire plus. Les documents doivent donc être légion. Si cela représente un problème de classement, faire appel à une société d’archivage peut sembler judicieux.

Archivage à Chilly-Mazarin : obtenir un devis sur mesure

Où en est l’état de conservation de vos archives ? Comme vous le savez, le papier est une matière fragile que beaucoup de facteurs peuvent endommager. Une manipulation peu délicate peut déjà le fragiliser rapidement. Que dire de l’humidité, des insectes, des rongeurs. Or, ce sont des problèmes qui peuvent arriver dans quasiment tous les lieux de stockage. En tant qu’entrepreneur, vous ne pouvez pas vous permettre de perdre vos documents papier. Cela n’est plus un problème si vous faites appel à une société d’archivage ; car elle met à disposition des entrepreneurs une solution doublement séduisante : le transfert d’archives. Premier avantage : vous avez l’assurance que vos papiers sont préservés et en sécurité dans un local sain et sécurisé. Enfin, imaginez le gain de place, si tous ces documents sortent de votre entreprise.

Si vous souhaitez conserver vos archives in situ et que les conditions sont bonnes, l’entreprise d’archivage se charge du dépoussiérage. Il faut trier les papiers ; ce que l’on appelle le récolement. Le tiers archiveur écarte et supprime les documents périmés ; ce qui représente déjà un gros travail. Les documents restants sont ensuite classés pour être rangés dans la salle des archives. Il est possible de demander leur numérisation (pour faire suite à la loi sur la transition numérique). L’externalisation complète est tout à fait possible. Après tous ces services, sachez que l’entreprise d’archivage peut aussi vous aider, si vous changez de locaux. Ne prenez pas le risque de perdre ou de vous faire voler vos documents, pendant la phase de déménagement. Faites-le faire par le prestataire d’archivage, pour gagner en sérénité.

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