Gestion des archives à Cholet

L’archivage est une composante essentielle de la gestion des données. L’archivage présente de multiples avantages, notamment en matière de réduction des coûts, d’optimisation des performances et de conformité réglementaire. Mais, en quoi consiste précisément l’archivage ? Et dans quelle mesure une telle solution peut-elle améliorer la gestion des informations des entreprises face à une croissance exponentielle des volumes de données ?

En réponse à ces différentes questions, découvrez ci-après une courte présentation de la notion d’archivage et des solutions d’archivage des données conçues pour les organisations de toute taille.

Qu’est-ce que l’archivage ?

L’archivage est une opération de classement. C’est l’ensemble des techniques et des différents moyens mis en œuvre pour collecter, trier, classer, conserver et exploiter les documents jusqu’à leur éventuelle destruction.

Problème de l’archivage pour les entreprises à Cholet (49)

À mesure que les entreprises et les organismes choletaises développent leurs activités, le nombre de documents émis augmente au fil du temps. Les sociétés se trouvent confrontées au traitement de nombreux documents – papier et numériques – éparpillés dans les entrepôts de nombreux services.

En outre, la conservation à long terme des données doit être effectuée pour assurer la conformité aux différentes réglementations et normes qui répondent aux spécifications des entreprises et de la législation gouvernementale. Par conséquent, la gestion et la conservation de ces documents, fait appel à des connaissances spécifiques.

Quel est le principal défi de l’archivage ?

1. Des volumes de données croissants.
2. Le coût du stockage.
3. Demande et besoin d’accès.
4. Évolution des exigences de la législation en ce qui concerne la conformité.

Les avantages d’utiliser un service d’archivage ?

De nombreuses entreprises en région Pays de la Loire, envisagent d’externaliser leurs archives pour se concentrer sur leur développement, et cela en raison des avantages de l’archivage :

Gestion d’espace: l’archivage des documents libère un espace précieux dans votre bureau en déplaçant les boîtes d’archives volumineuses hors du site.

RGPD : les documents sont conservés dans des locaux protégés et seul le personnel autorisé y a accès.

RGPD et contrôles : les documents sont suivis en permanence, de sorte qu’ils ne peuvent être égarés, récupérés ou modifiés sans que cela soit enregistré.

Une meilleure organisation et une meilleure productivité : les employés peuvent facilement trouver et accéder aux documents dont ils ont besoin.

Connaissances : si vous ne savez pas comment archiver des documents papier, REISSWOLF Ingrid Maingret, peut s’en charger pour vous.

Flexibilité : vous pouvez archiver tous vos documents ou seulement certains fichiers, comme les factures, les dossiers RH, les données confidentielles telles que les ordonnances, documents hospitaliers, radiologies etc.

L’archivage sécurisé des documents permet de les protéger contre les incendies et les inondations.

Respectez la loi : assurez-vous de toujours vous conformer aux réglementations de votre secteur en matière de tenue de registres.