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Société archivage Etampes
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Principe de l’archivage en entreprise

Quel lieu de stockage avez-vous dédié à vos archives ? Si vous venez de créer, peut-être qu’une
simple armoire métallique vous suffit, pour le moment. Mais si vous avez plusieurs années à votre
actif, sans doute que tous vos documents papier trouvent leur place dans une pièce entière. Au fil
des années, les documents se sont multipliés.Plus une entreprise se développe, plus elle est amenée
à en produire et à en recevoir. Clients, fournisseurs, services des impôts, documents fiscaux et commerciaux, papiers administratifs, la liste est longue.

Elle s’allonge encore quand l’entreprise
embauche. Tous ces documents n’ont pas la même valeur. Certains ont ce que l’on appelle une valeur
probatoire de deux ans, d’autres de six. Des documents sont à conserver pendant plus de dix ans. Le
savoir permet de faire le tri, périodiquement. Peu d’entrepreneurs ont le temps d’effectuer ce
travail ; ce qui est bien normal, vu le nombre de choses qu’ils doivent faire au quotidien. Un jour, comme 50 000 autres entreprises par an, il est probable que le vous receviez un courrier notifiant
que vous allez avoir un contrôle fiscal.

C’est une démarche administrative courante ; sans véritable
but, la plupart du temps. Mais il occasionne toujours un moment de stress. Il faut arriver à trouver
tous les documents qui sont présents sur la liste du contrôleur fiscal. Or, tous ces documents sont
quelque part, dans l’obscurité de la salle de stockage et de conservation des archives… Pour éviter
ce genre de désagrément, mieux vaut faire appel à une entreprise spécialisée dans l’archivage.

Trouver une entreprise d’archivage à Etampes (91)

L’éventualité d’un contrôle fiscal peut vous mettre face à cette évidence : vous aussi, entrepreneur
étampois, seriez bien en peine de retrouver tous ces documents s’ils vous étaient demandés par un
agent du fisc ou encore un juge dans le cas d’un litige. Mais des archives bien ordonnées sont aussi
un excellent moyen de gagner en rapidité, dans le travail habituel de l’entreprise. Rien n’est plus
agréable, quand on cherche une information précise, de trouver facilement le document sur lequel
elle est inscrite et ce, en quelques minutes. C’est exactement ce qui se passe quand les archives ont
fait l’objet d’une attention particulière dès la création. Si vous appelez ou contactez par mail une
société d’archivage, elle vous demandera à visiter la salle de stockage des archives. Bien sûr, elle
devra y avoir accès pour effectuer le dépoussiérage de vos papiers, mais ce n’est pas là son seul but.
Elle doit voir l’état de conservation de vos documents papier. On ne peut pas, en effet, présenter un
document déchiré, illisible, humide, rongé par les nuisibles. Or, c’est souvent ce qui attend la matière
papier si elle n’est pas collectée et rangée dans de bonnes conditions. Si votre pièce présente des
problèmes, la société d’archivage propose un transfert de vos archives vers des locaux plus adaptés.
L’intégrité des documents papier sera donc préservée. Le fait d’avoir une pièce vide ne peut être
considérée que comme une opportunité, surtout aux portes de Paris. Vous pouvez alors vous
permettre d’acheter une nouvelle machine-outil, embaucher un nouveau collaborateur et évoluer
encore ; sans pourtant renoncer au stockage de vos archives.
Si votre entreprise venait à tellement se développer que vous envisagiez de changer de locaux,
sachez que le tiers archiveur peut se charger du déménagement de vos archives. Intéressé(e) par
une de ces prestations ? Ce n’est pourtant pas tout ce que les entreprises d’archivage ont à proposer
aux professionnels. C’est pour cette raison qu’il est indispensable de connaitre toutes ces
opportunités pour avoir un devis sur mesure.

Bon à savoir sur Etampes (91)

Considérée comme le 3 ème pôle économique du département de l’Essonne, en Région Ile de France,
Etampes se veut un territoire dynamique, propice à accueillir les entrepreneurs.

La connexion au réseau autoroutier mais aussi ferroviaire et aérien est un vrai plus pour cela et la
ville en est consciente. C’est pour cette raison qu’elle axe nombre de ses efforts sur le
développement économique.
Cette ville abrite presque 68 000 personnes. Soit autant de clients potentiels qu’il faut attirer et
fidéliser. Concentrés sur cette tâche, les chefs d’entreprise ne peuvent pas accorder du temps à leurs
archives. Ce n’est plus un problème depuis qu’ils savent qu’ils peuvent faire appel à des sociétés
d’archivage. Il est vrai que située
à seulement 50 kilomètres de Paris, les entrepreneurs étampois, comme ceux d’Etréchy ; commune
limitrophe ; peuvent s’enorgueillir de prospérer, riches de nombreux prospects venus de la Capitale.

Archivage à Etampes : obtenir un devis sur mesure

Pourquoi demander un devis sur mesure ? L’archivage consiste à classer les documents. C’est sans
doute ce que la majorité des gens pense. Mais les prestations des sociétés d’archivage sont
autrement plus variées. Nous l’avons vu, le tri ; que l’on appelle également le récolement d’archives
est un vrai plus pour ne pas être submergés par les documents papier. Il est en effet inutile de garder
des documents qui n’ont plus de valeur probatoire. Pour autant, tous ces documents périmés
contiennent des informations souvent confidentielles. Il est important de les détruire de la meilleure
manière possible. Cela fait partie des services que peut proposer l’entreprise de stockage et de
conservation des archives.
Les documents restants doivent maintenant faire l’objet d’un classement, permettant de les
retrouver facilement. Cette méthode doit être vue avec le chef d’entreprise ; car il doit en
comprendre le fonctionnement. Il est impératif qu’il puisse ; lui et son équipe ; se charger ensuite de
tous les nouveaux documents, pour que la gestion des archives perdure, après le départ de
l’entreprise d’archivage. Ce qui est vrai pour les documents papier l’est tout autant pour les
documents dématérialisés. La loi sur la transition numérique impacte quotidiennement tous les
entrepreneurs.

Pourtant, cette loi n’exige que la numérisation des factures clients. Il est préférable d’anticiper, pour
ne pas se trouver en situation d’urgence quand il s’agira de dématérialiser tous les documents
passés, présents et futurs de l’activité. Auquel cas, vous l’aurez compris, il faudra penser à numériser
tous ceux qui se trouvent dans la salle d’archives. Comment répondre à cela, sachant tout ce que
vous avez à faire ? Conscientes du problème, les sociétés d’archivage peuvent s’en charger pour
vous, par le biais de l’externalisation. Cette pratique est devenue courante dans la vie
entrepreneuriale, pour gagner en compétence, gagner du temps, ou réaliser des économies, par
rapport à une embauche classique.
Il faut pourtant comprendre le fonctionnement, l’intérêt d’une telle loi. La société d’archivage peut
alors faire former vos équipes. Numérisation aux bons formats selon la nature du document et son
origine, lieu de stockage, classement numérique : il s’agit là encore de créer une e-gestion efficiente
de tous vos documents. La loi dit qu’un document numérique a la même valeur qu’un document
papier. Pourtant, nombreuses sont les instances administratives qui veulent encore qu’on leur
présente un papier au lieu d’une version numérisée. Cette donne peut changer. Il faut alors être
prêt. Alors ? Récolement, classement, uniquement ? Ou allez-vous faire appel à des entreprises
d’archivage pour d’autres prestations ? Comme vous venez de le voir, leurs compétences élargies
permettent de répondre à de nombreuses problématiques professionnelles. D’où l’intérêt pour vous
de savoir quels sont vos besoins réels, pour obtenir un devis personnalisé.

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