Vous souhaitez être rappelé ?
Flers présente des caractéristiques géographiques stratégiques qui lui sont propres. Chaque entreprise qui s’y est installée est également unique, dans sa façon de fonctionner. Elle a ses propres valeurs, elle a choisi un statut juridique en fonction de certains critères et s’est développée grâce aux talents particuliers de ses collaborateurs.
La somme de ces spécificités fait qu’elle possède des archives également uniques. Bien entendu, ce seront, à l’instar d’autres structures ; des documents relatifs à son imposition, à ses salariés, à sa façon de consommer de l’électricité dans ses bureaux.
Le seul point commun que l’on peut trouver à toutes les entreprises est qu’elles sont toutes tenues de conserver ces documents, plus ou moins longtemps. Oui, mais combien de temps ? C’est là tout l’enjeu du récolement. Vous ne connaissez pas ce terme ? Pourtant il participe à la bonne gestion de votre fonds documentaire.
Si, demain, vous faisiez l’objet d’un contrôle fiscal et si l’agent, en charge du contrôle vous demandait de produire pour le rendez-vous, une liste exhaustive de documents, seriez-vous en mesure de les trouver, dans la somme de tous ces papiers de votre salle d’archives ? Si la réponse est non ou si vous avez une vague hésitation, sans doute est-ce le bon moment pour appeler une société d’archivage.
Pourquoi prendre soin de ses archives ? Bien entendu, elles démontrent comment votre entreprise a vu le jour et comment elle a su évoluer, s’adapter pour devenir pérenne. Les fiches de paie de vos salariés sont d’ailleurs là pour en témoigner : vous vous êtes développé à tel point que vous avez dû embaucher. Là encore, vous savez sans doute combien de temps vous devez conserver les contrats de travail de votre personnel. Avoir des archives bien ordonnées permet de gagner un temps considérable quand on a besoin d’un document. Il s’agit donc d’avoir un espace spécial pour tous ces documents ; communément une pièce, de trouver une solution de classement adaptée et compréhensible par toutes les personnes qui sont amenées à apporter des documents supplémentaires.
3%, c’est le nombre de documents qui sont mal classées en moyenne, selon une étude. Un pourcentage relativement bas, selon vous. Tout dépend de la somme de documents que vous possédez. 3% de 100 000 papiers, ce sont quand même 3 000 documents qui sont dans les mauvaises boîtes. Imaginez le temps qu’il faudrait alors pour les retrouver et les mettre au bon endroit. C’est précisément une des tâches des sociétés d’archivage. Polyvalentes, elles peuvent trouver des solutions de classement, trier les archives périmées pour ensuite les supprimer, sans lésiner sur la sécurité apportée à cette action. Leur mission principale est d’assurer le stockage d’archives dans des endroits appropriés et sécurisés à leur conservation, cela passe bien évidemment par le transfert et le déménagement des archives depuis les locaux actuels. D’autres missions connexes peuvent être proposées, comme le récolement et le dépoussiérage des archives.
Qu’il est bon d’être flérien. Oui, les habitants de Flers, en Normandie, dans le département de l’Orne sont chanceux. Outre des conditions de vie très agréables, ils profitent au jour le jour du développement économique de leur ville.
Flers est en effet le premier pôle économique de l’Orne. Avec 4 000 entreprises, 650 commerces et 32 zones d’activités idéalement situées, Flers Agglo (La selle la Forge, Messei, Échalou, Landigou, Aubusson, Saint Georges des Groseillers, La Bazoque, la Lande Patry, Saint Paul, Chanu…) met à disposition de ces acteurs des moyens importants. Pourtant, au contraire des sociétés d’archivage, elle ne peut pas aider les entreprises à gérer et optimiser leurs archives papier et numérique. Pour rester compétitif en pays flérien, n’hésitez pas à demander un devis.
Vos archives peuvent donner une mauvaise image de votre entreprise. Un client peut vous demander de produire un document relatif à une prestation que vous avez pu effectuer chez lui. Que va-t-il penser si vous ne trouvez pas ce papier ? Ce manquement va-t-il renforcer sa confiance en votre enseigne, car vous faites preuve de rigueur et de sérieux ; augmentant sa satisfaction client ou au contraire, cela va-t-il contribuer au fait qu’il se tournera désormais vers un autre prestataire ? Une entreprise d’archivage peut vous aider à augmenter la satisfaction clientèle mais aussi permettre à vos équipes de gagner en productivité. C’en sera fini des longs moments, passés à chercher un certain papier dans une caisse.
Tout sera ordonné, méthodique, clair. Gagner en visibilité, c’est la clé d’archives bien ordonnées. La transition numérique vous inquiète et vous souhaiteriez que vos équipes soient formées à ce changement. Là encore, faites part de votre demande au tiers archiveur. Une entreprise d’archivage possède des locaux de stockage. Pourquoi ne pas leur demander également un devis pour transférer vos archives papier et faire un gain de place dans vos locaux ? Disponibles sous la forme de scan sur simple demande, tous les documents inhérents au fonctionnement de votre entreprise sont à l’abri des nuisibles, des dégâts de eaux et profitent d’une surveillance constante. Périodiquement, si vous le souhaitez, l’entreprise procède au récolement.
REISSWOLF France poursuit sa démarche Qualité. Outre l’agréement SIAF (Service Interministériel des Archives de france) et les certifications ISO 9001, 14001 et 45001 (Lloyd’s Register), un nouveau cap est franchi. CAILLE Archives (exploitant de Reisswolf France) a été évaluée et jugée conforme aux exigences des règles de certification NF Service – Prestations d’archivage et de […]
Toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son activité, est s’interroge sur la dématérialisation de ses documents professionnels. Dans le cadre de la transition numérique; pourquoi est-ce si important et comment procéder dans les faits ? Entreprises : pourquoi faut-il opter pour la numérisation des documents ? La transition numérique a plusieurs objectifs qui […]
Chaque entreprise et chaque profession est concernée par la numérisation des documents. La transition numérique a pour but, entre autres, de réduire les coûts, mais aussi de gagner en productivité et donc en compétitivité. Malgré une volonté évidente, beaucoup de chefs d’entreprises se trouvent en difficulté, même avec des documents papiers classiques. Cela gagne en […]
Les buts de la transition numériques sont globalement bien compris et acceptés par les entrepreneurs. Pourtant, ils font face à des problèmes lors de sa mise en œuvre, à cause, généralement d’un manque de temps et de connaissance à ce sujet. Quelles solutions ? Comment procède-t-on à la numérisation des documents professionnels ? La numérisation […]
Plus rapide, plus productive, plus compétitive : quelle entreprise ne rêverait pas que l’on puisse dire cela d’elle ? C’est en tout cas le vœu de chaque entrepreneur ou chaque porteur de projet pour sa future structure. La numérisation, induite par la loi sur la Transition Numérique, est sans aucun doute une réponse de qualité, […]
Si la transition numérique présente des atouts indéniables pour améliorer la productivité d’une entreprise, réduire ses coûts et gagner du temps, elle est parfois difficile à mettre en œuvre de façon concrète, sachant que les entrepreneurs et leurs collaborateurs se focalisent tous les jours sur leur cœur de métier. Voici ici quelques pistes à suivre […]
Vous envisagez de louer un box pour stocker vos archives ? Avant de faire le choix du self stockage, nous vous invitons sincèrement à lire cet article. En effet, ‘le home box’ présente de nombreux inconvénients. Il existe une solution bien plus adaptée pour sortir les archives de vos locaux : l’externalisation d’archives. Nous comparons […]
En 2000, avec la reconnaissance de l’écrit électronique en tant que preuve, la voie est ouverte à l’administration électronique, à la dématérialisation et à la production d’originaux numériques. Bien entendu, les écrits numériques sont sujets à des obligations légales de conservation des documents, au même titre que les écrits papiers pour des durées identiques. Ils […]
La gestion manuscrite des documents est obsolète, encombrante et pas assez sécurisée. La Gestion électronique des documents (GED) est une solution logicielle permettant d’organiser et de gérer les informations et les documents électroniques d’une entreprise de façon efficace et sécurisée. ECM : Les six étapes de la GED La gestion électronique de documents comprend six […]
Si cette problématique tend à disparaître au fil des ans grâce à la numérisation des documents et à la digitalisation des pratiques, chaque entreprise dispose encore de quelques archives au moins… et de très nombreuses et très précieuses pour certaines ! Ainsi, un déménagement d’archives est un moment délicat qui peut s’avérer un peu stressant. […]
03 75 00 72 55
