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Société archivage Gif-sur-Yvette
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Société d’archivage à Gif-sur-Yvette (91)

Principe de l’archivage en entreprise

Il n’est pas possible en entreprise d’ignorer les documents entrants. Un chef d’entreprise doit s’acquitter de ses factures, de ses cotisations sociales, de ses impôts. Il doit aussi, s’il a embauché du personnel, le payer. De même, chaque jour, il émet lui aussi (ou ses salariés) des documents qui concourent à faire fonctionner l’entreprise (envoi de devis, puis de factures etc…). La somme de tous ces documents s’appelle les archives. Elles relatent l’évolution de l’entité, de sa création jusqu’à la cession ; ce qui en fait la mémoire vive de l’activité.

Si plusieurs documents n’ont pas d’autre valeur que le fait de participer à la marche habituelle de l’entreprise ; d’autres doivent être dûment gardés ; car ils ont une valeur de preuve, en cas de situation contentieuse, par exemple. Un client qui s’indignerait du montant de la facture pour une prestation réalisée, pourrait alors se voir opposer le devis qu’il a signé, faisant apparaitre le montant qu’il doit payer.

Cette vérification et la résolution de ce problème pouvant se tenir devant une instance juridique. Encore faut-il pouvoir mettre la main sur ledit devis qui ; s’il a été mis dans les archives ; se trouve avec plusieurs milliers d’autres documents. Comment le retrouver ? Cela est la parfaite illustration d’un problème d’archivage. Avec des conséquences plus ou moins fâcheuses pour l’entreprise. Il est donc urgent d’y remédier si vous êtes, entrepreneur giffois, dans la même situation.

Trouver une entreprise d’archivage à Gif-sur-Yvette (91)

L’internalisation n’étant possible que dans les premières années de création (quand la somme de documents est encore maitrisable), il devient de plus en plus courant de demander à des personnes extérieures de se charger de trouver une politique d’archivage cohérente. L’externalisation à une société d’archivage est donc une solution toute trouvée pour remédier à votre problème. Les prestataires archiveurs peuvent mettre à disposition bon nombre de services, c’est pourquoi il est préférable de s’interroger en amont sur ses besoins véritables, aussi bien présents que futurs, en termes d’archivage. Car un tiers archiveur s’il va vérifier, dans un premier temps les conditions de stockage et de conservation, ne va pas s’arrêter là. 

Votre demande va-t-elle concerner uniquement les documents papier ou comptez-vous profiter de cette intervention pour leur demander de numériser tous vos documents ? La loi sur la transition numérique implique d’être doublement vigilant avec ses archives. Il ne faut plus s’intéresser seulement aux papiers, mais aussi aux documents numériques.

Bon à savoir sur Gif-sur-Yvette (91)

Se situer qu’à 24 kilomètres de Paris ne peut être qu’une aubaine. Les habitants et les entrepreneurs de Gif-sur-Yvette en sont conscients.

 D’autant que leur ville offre les bons côtés de la campagne, aux portes de la ville. Après être sortis du travail, ils peuvent visiter le musée de la Maison Atelier Foujita ou faire une promenade à cheval. Celle-ci permet de voir au loin les splendeurs de la ville lumière. 

Ragaillardis par ces pauses bucoliques, les entrepreneurs giffois n’ont qu’un objectif : faire du chiffre d’affaires, embaucher. Avec presque 2 500 entreprises, dont beaucoup emploient déjà du personnel, c’est pari gagné. Mais le monde entrepreneurial étant toujours plus compétitif, ils ne peuvent relâcher leurs efforts. Si la gestion de leurs archives devient trop pesante, ils pourront toujours externaliser cette prestation à une société d’archivage.

Archivage à Gif-sur-Yvette : obtenir un devis sur mesure

Si la pièce où vous entreposez vos documents ne présente pas de problème majeur comme l’humidité ou des insectes, le tiers archiveur pourra procéder au dépoussiérage. Des archives oubliées depuis pas mal d’années comportent des documents qui peuvent être supprimés. Leur valeur probatoire a expiré. Cela est donc fait lors du récolement. Ce tri permet de ne conserver que les papiers ayant encore de la valeur. Les autres sont supprimés en veillant à ce que cela fait de façon sécurisée : vos papiers, même anciens, peuvent être sensibles et comporter des informations relatives à la santé financière de votre activité. La confidentialité est une des qualités des prestataires d’archivage, qui sont tenus au secret. 

Avant le classement et le rangement, vous pouvez vous questionner : souhaitez-vous garder vos documents sur place ou souhaitez-vous mettre en place le transfert de vos archives papier ?

En optant pour cette solution et même si votre pièce se prête au stockage de documents papier, vous obtenez un certain gain de place. Cela peut être intéressant pour un entrepreneur. Surtout si vous souhaitez embaucher du personnel giffois. 

Si vous deviez déménager, parce que votre activité a attiré une foule de clients parisiens, sachez que le déménagement de vos archives est possible. Autant leur transfert suppose de les confier durablement au tiers archiveur qui va les préserver dans un local adapté, autant la prestation de déménagement implique uniquement le transport d’un local à un autre. Le gros avantage réside en le soin qui est apporté à vos archives papier qui sont ensuite transférées dans leur nouveau lieu de stockage, prêtes à vous rendre service au quotidien.

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