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Société archivage Gretz-Armainvilliers
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Société d’archivage à Gretz-Armainvilliers (77)

Principe de l’archivage en entreprise

Chaque entrepreneur devrait, en principe, après utilisation ou traitement, procéder au tri et au classement de chaque document entrant et sortant de son entreprise. Dans le pire des cas, s’il n’a pas trouvé un moment dans sa journée, il devrait le faire en fin de semaine. Nous parlons ici d’une situation idéale or, peu d’entrepreneurs peuvent se vanter d’avoir du temps.

Pourtant, quelle perte de temps également de chercher pendant des heures un papier sur lequel sont imprimées des données chiffrées importantes. Quelle perte d’argent, quand on livre, pour la tenue de sa comptabilité une caisse remplie de documents écornés, abîmés à son expert-comptable.

Car il va facturer le temps qu’il va prendre à démêler tout cet écheveau de papiers. Si vous preniez un nouveau départ, en demandant à une société d’archivage de venir pour remettre un peu d’ordre dans tout cela ? Comme vous allez le constater ci-après, vous avez beaucoup à y gagner.

Trouver une entreprise d’archivage à Gretz-Armainvilliers

Un expert-comptable aurait beaucoup à dire sur l’organisation des entrepreneurs. Pourtant, il sait, en tant que partenaire essentiel des entreprises françaises, que leur emploi du temps est millimétré. Pourtant, sa tâche serait grandement facilitée si les archives étaient bien ordonnées. Pourtant, il ne va pas s’en plaindre, surtout s’il pratique un tarif horaire. 

Par contre, le contrôleur fiscal, lui, n’appréciera pas de ne pas avoir les documents qu’il a demandés pour sa venue. Vous pouvez déjà compter sur une amende, mais s’il est sévère, il peut demander un redressement fiscal. Ne laissez pas la situation dégénérer si vous avez des problèmes avec votre archivage. Redevenez maître du jeu et contrôlez vos archives papier comme le reste de votre activité. Sous-traiter et externaliser l’archivage à une société spécialisée peut vous aider au quotidien.

Bon à savoir sur Gretz-Armainvilliers (77)

Gretz-Armainvilliers se situe en Région Ile de France, plus exactement en Département de Seine-et-Marne.

Aux abords directs de la Capitale, les entrepreneurs Gretzois ont fort à faire pour continuer à développer leur entreprise. 

Cela leur réussit. Beaucoup d’entre elles ont dû embaucher pour faire face à la demande. Il faut pour cela consacrer de longues heures de travail et le tri des archives n’a pas sa place dans cet emploi du temps surchargé. L’aide des sociétés d’archivage est alors la bienvenue.

Archivage à Gretz-Armainvilliers : obtenir un devis sur mesure

Pour cela, il est important de faire venir le tiers archiveur dans vos locaux. Il a besoin de voir où vous entreposez vos papiers, bref, de voir votre lieu de stockage. C’est pour lui l’occasion de faire un double état des lieux : ampleur de la tâche, bien entendu, indispensable pour la réalisation de votre devis, mais aussi voir si les conditions de conservation sont bonnes pour vos documents papier. Il ne servirait à rien de faire le récolement et le classement dans un endroit qui, de toute façon ne laisse aucune chance à vos papiers. En cas d’humidité ou s’il détecte des rongeurs et autres nuisibles, vous pouvez dire adieu à une partie de votre fond documentaire. 

En cas de problème, il pourra vous proposer de faire emporter vos archives pour les stocker ailleurs. Oui, nous parlons bien d’un transfert de vos archives qui seront alors entreposées dans un endroit sain et sécurisé. C’est un double bénéfice pour le chef d’entreprise qui est rassuré sur l’avenir de ses archives, tout en ayant un gain de place dans son entreprise. Connaissant le prix de l’immobilier, avoir une pièce supplémentaire, surtout aux portes de Paris n’est pas à négliger. Maintenant, si la pièce est saine, l’archiveur peut commencer son travail. Le tri permettra dans un premier temps de supprimer les documents sans valeur ; en tout cas, ceux dont la valeur probatoire a expiré.

Enfin, quand cela est fait, il peut s’atteler au classement des archives papier. Les entrepreneurs profitent souvent de cette occasion pour leur demander la numérisation de tous ces documents. C’est une double assurance de sauvegarde. Personne n’est à l’abri d’un départ de feu. Les archives dématérialisées ont désormais la même valeur que les documents papier, même si ces derniers sont encore souvent demandés en lieu et place de leurs pendants dématérialisés

La transition numérique n’est qu’un premier pas et anticiper sur l’avenir de cette loi permet de se concentrer ensuite plus sereinement sur son cœur de métier. Proposer des politiques d’archivage pour les deux est devenue monnaie courante pour les entreprises d’archivage ; qui se chargent bien entendu de former les équipes au besoin, pour leur expliquer comment prendre la suite. Après avoir trié, classé, numérisé et rangé votre salle des archives, vous vous dites que déjà, ces prestations valaient vraiment l’établissement d’un devis. Pourtant, il reste encore une chose que les prestataires d’archivage peuvent faire pour vous : vous accompagner pendant votre déménagement

Bien entendu, ils ne se chargeront pas de votre mobilier. Cependant, ils proposent de transporter l’intégralité de vos documents papier, pour éviter tout risque de vol ou de perte malencontreux. Oui, le déménagement d’archives en toute sécurité, une prestation intéressante, sachant toutes les données que contiennent vos documents.

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