Gestion des archives au Mans

Les archives de l’entreprise sont en quelque sorte sa mémoire. Elles traduisent par des milliers de feuilles, comment elle a vu le jour, par quels biais elle a su évoluer, faire face à des difficultés et remporter des succès. Tous les documents qui participent à la conduite courante de l’activité ne nécessitent pas d’être conservés. Certains entrepreneurs peuvent vouloir préserver des documents relatifs à leur façon de communiquer, surtout si la campagne a été efficace. Mais ces papiers n’ont pas de valeur légale. Par contre, d’autres ; comme des fiches de salaires, des contrats de travail, des documents fiscaux sont sous la coupe d’une obligation légale de préservation et ce, pendant un délai donné. Un problème de paiement, une réclamation quant à un produit peut se régler si l’on peut présenter le bon document. Encore faut-il pour cela avoir procédé à son archivage ; c’est-à-dire une façon de le ranger ; de façon organisée.

Or, beaucoup d’entrepreneurs, s’ils ont eu à cœur, en début d’activité, de ranger scrupuleusement tous leurs papiers administratifs et comptables ont pu se sentir vite débordés par la tâche quand l’entreprise s’est développée. Les documents finissent souvent dans des cartons, avec une année apposée au marqueur. Depuis quelques années, la législation relative au fonctionnement des entreprises a évolué. Les enjeux que représentent les archives sont tellement importants et la digitalisation tellement au cœur des préoccupations qu’il s’agit désormais de numériser tout document d’une certaine façon pour le rendre accessible facilement.

On cherche en cela à éviter une perte de productivité, sachant qu’il faut quelquefois passer plusieurs heures à chercher un document égaré : 8% des documents d’archives, seraient dans ce cadre, perdus à tout jamais. Pouvoir le trouver par le biais de son ordinateur est, on le comprend, plus aisé. Mais l’archivage électronique ne s’improvise pas non plus : il faut du matériel, des moyens humains et du temps. Soit trois éléments qui manquent cruellement aux entrepreneurs, en général.

Trouver une entreprise d’archivage au Mans (72)

Que vous soyez un acteur du BTP, une entreprise travaillant à l’international ou une personne exerçant son activité en indépendant, vous êtes confrontés au même dilemme : répondre favorablement à cette demande législative, tout en voulant vous concentrer sur votre travail. Comment concilier les deux ? L’embauche d’une personne qui se chargerait de trier et supprimer les documents périmés (ce que l’on appelle le récolement des archives) peut être une solution à envisager. L’internalisation est souvent le premier choix des entrepreneurs. Jusqu’à ce qu’ils soient confrontés à une certaine réalité : l’archivage doit être réalisé dans d’excellentes conditions pour être réellement efficace. Car si l’on missionne une personne, voilà en quoi va consister son travail.

Après récolement, elle devra également numériser le document en respectant les normes en vigueur, stocker ces documents dématérialisés sur un support adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise. Elle devra de plus veiller à trouver une manière de classer les documents dans la salle d’archives qui puisse être comprise et adoptée par tous les membres de l’équipe, voire l’ensemble des services, si vous êtes à la tête d’une grande entreprise. Si cette solution vous semble ardue à mettre en place, vous pouvez, comme d’autres entrepreneurs, y compris manceaux, externaliser ce travail ; c’est-à-dire demander à un prestataire extérieur de se charger de l’archivage tant papier que numérique de votre entreprise.

En effet, des entreprises se spécialisent dans la gestion des archives papier. Passer par un tiers archiveur permet de minimiser les coûts au regard d’une embauche classique. Les personnes qui y travaillent sont toutes diplômées et bénéficient d’une expérience significative qui leur permet de répondre à de nombreuses attentes. Quelles sont celles que vous pouvez demander pour la gestion de vos archives mancelles ?

Bon à savoir sur Le Mans (72)

Pourquoi les entreprises sont si enclines à venir s’installer au Mans ? Bien entendu, il est toujours agréable de jouir d’un endroit riche d’un patrimoine architectural et culturel exceptionnel. Mais ce n’est pas le seul attrait de cette ville de la région des Pays de la Loire. Savez-vous que c’est l’arrivée du chemin de fer qui a considérablement participé au développement de la ville du Mans ? Après une période très riche, la ville a connu des heures sombres. C’était sans compter sur la volonté de relancer l’économie. Le département de la Sarthe se fait fort, en effet, de se tourner vers des secteurs porteurs, comme le tertiaire. Entre les cabinets d’assurance, les services à la personne et l’informatique, la ville veut, encore se diversifier. Le secteur automobile est aussi bien représenté, que ce soit au niveau de la construction (Renault), qu’au niveau tourisme. Nombreuses sont les personnes, en effet qui se déplacent pour assister aux 24h du Mans.

Les axes routiers et ferroviaires permettent de joindre rapidement Paris, ce qui permet aux entreprises mancelles d’établir des partenariats intéressants. Tous les ans, des milliers d’entreprises s’implantent ou se créent au Mans, avec pour volonté de vivre de leur activité et d’embaucher. Le Mans, c’est aussi un bassin économique centré sur plusieurs communes environnantes comme Sargé Lès Mans, Yvré l’Évêque, Changé, Ruaudin, Mulsanne, Arnage, Allones, Rouillon, Trangé ou encore la Chapelle Saint Aubin. Ce développement induira inévitablement la production de nouveaux documents à archiver. C’est pourquoi l’instauration d’une politique d’archivage est tout à fait essentielle pour ne pas être contre-productif. La recherche d’un document important, s’il est mal rangé, peut faire perdre 25% d’une journée de travail.

La ville comprend plusieurs musées. Le récolement d’archives, pour ce type de structure, relève de l’obligation légale. Passer par des entreprises d’archivage peut être une réelle opportunité pour pouvoir axer leur travail sur la présentation de nouvelles œuvres, la restauration de tableaux anciens ou organiser des événements qui feront venir les visiteurs en masse.

Archivage au Mans : obtenir un devis sur mesure

Les besoins d’une entreprise ne seront pas les mêmes qu’une autre. C’est là tout l’intérêt de demander un devis sur mesure. Au lieu de voir la législation relative à l’archivage comme une contrainte, voyez-la comme une opportunité pour votre entreprise. Depuis combien de temps vos documents végètent-ils dans une salle ? Sont-ils au moins bien conservés ? N’aurez-vous pas de mauvaise surprise si vous devez chercher un document : dégât des eaux, exposition trop forte à la lumière…Il est facile de perdre ou de détériorer des documents papier. N’est-ce pas le moment de faire de la place dans votre entreprise en demandant à cette société d’archivage de les emporter pour leur offrir de meilleures conditions de stockage : pensez à la place que vous pouvez récupérer pour installer un nouvel employé, acheter de nouvelles machines-outils pour produire plus…

Si votre entreprise venait à se développer encore et que vous vous sentiez à l’étroit, ces prestataires d’archivage ont également la solution : le déménagement d’archives. Ces dernières vous suivraient dans une nouvelle ville ou une autre région et une solution serait à nouveau trouvée pour leur stockage. Le gain de place n’est pourtant pas l’objectif premier que vous devez rechercher. Le gain de temps et de productivité sont aussi à considérer. Des archives papiers et électroniques bien rangées et c’est un document récupérable en quelques instants par simple demande ou en accédant à un espace de stockage dont vous aurez décidé la forme. La sécurité est également le maître mot de ces professionnels ; conscients que ces documents ; de la facture à l’avis d’imposition ; contiennent des informations qui ne doivent pas être accessibles par tous.

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Cas client : Université de Strasbourg

06/11/2023

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