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Société archivage Massy
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Principe de l’archivage en entreprise

Les documents, une fois reçus ou émis par une entreprise, ont pour vocation d’être exploités à court, moyen ou long terme. Il est donc indispensable de penser à leur conservation. Au-delà de l’activité habituelle de l’entreprise, certains documents doivent pouvoir être produits, à la demande. Ils ont ce que l’on appelle une valeur probatoire ; c’est-à-dire de preuve. Le fait de préserver ces papiers dans un endroit dédié s’appelle l’archivage. Il ne faut pourtant pas se contenter de mettre ces documents de côté. Comment serait-il possible, alors, de les retrouver au besoin ?

C’est pour cette raison qu’il est indispensable de prévoir un lieu de stockage, de conservation et de trouver une méthode de classement (on parle quelquefois de politique d’archivage), permettant à tout moment, de pouvoir récupérer un document, quel qu’il soit. Un collaborateur peut avoir besoin d’une référence client pour effectuer une relance, par exemple. Selon une étude, 50 000 entreprises sont contrôlées par l’administration fiscale chaque année et ce, même si elles ont fait l’objet d’une radiation. Le contrôle peut être fait sur les trois années suivant cet arrêt. 

Sachant que la prescription fiscale, sur certains documents est de 10 ans, une entreprise est supposée pouvoir présenter des papiers vieux d’une décennie. Ce n’est pas un problème quand l’entreprise a mis en place une stratégie d’archivage claire, mais comment faire, si ce n’est pas le cas ? Passer les quelques jours qui séparent la réception de l’annonce du contrôle à regarder dans des caisses, feuille par feuille ? Heureusement, non, car il est toujours possible de faire appel à une société d’archivage, que l’on exerce à Massy ou sur tout le reste du territoire français

Trouver une entreprise d’archivage à Massy

En tant qu’entrepreneur, si vous avez des suées froides quand vous pensez à vos archives, c’est qu’il y a là un problème à résoudre. Quelles sont les solutions ? Vous pouvez demander à un de vos collaborateurs de s’atteler à la tâche. Mais vous allez vite vous rendre compte que cette option n’est pas réellement viable. En effet, il faut avoir certaines connaissances juridiques, un sens de l’organisation sans faille, pour pouvoir trier et classer les archives d’une entreprise ; surtout si ce travail n’a pas été fait depuis des années. Car il ne faut pas oublier qu’au bout de quelques années, la valeur probatoire n’est plus effective : le document est obsolète et il faut donc le supprimer. 

Comment faites-vous alors pour effectuer cette suppression ? Savez-vous qu’une déchiqueteuse classique, se contentant de couper une feuille en bandes ne permet pas une destruction sécuritaire. Il est en effet possible avec un peu de patience de recoller les bandes de papier et de récupérer toutes les données contenues dans le document. Or, la gestion des données est, on le sait, à ne pas négliger. Le récolement des archives (tri des documents), le classement et le rangement sont donc plus à confier à des professionnels. Cela tombe bien, il est possible d’externaliser l’archivage d’entreprise. Les entreprises peuvent en effet déléguer cette tâche à des tiers archiveurs. 

Mais que peut-on leur demander, au juste ? Comme vous allez le voir, ils peuvent mettre des solutions en place qui vont vous permettre de gagner du temps, gagner de la place et gagner en productivité au quotidien. Comment ? C’est ce que nous allons voir.

Bon à savoir sur Massy

Massy est une commune du Département de l’Essonne, en région Ile-de-France. Ses habitants apprécient la présence d’un très beau parc, le Parc Georges Brassens. Outre ses étendues verdoyantes, son point d’eau, il attire les familles grâce à son aire de jeux. Les enfants et les ados adorent également participer au Brainstorm Escape. Au niveau de la culture, les massicois peuvent réserver leurs places pour l’opéra ou encore aller visiter l’Eglise Sainte-Marie-Madeleine. Ces points forts de la ville attirent aussi les habitants des communes avoisinantes comme Verrières le Buisson.

La communauté d’agglomération Europ’Essonnes a de grandes ambitions pour Massy qu’elle n’hésite pas à qualifier de ville charnière dans le développement économique. Activités universitaires et technologiques, centre de recherches permettent à l’Essonne de jouir d’une excellente réputation, tant au niveau de la France, mais aussi de l’Europe. Les entreprises massicoises, fortes de leur développement, n’ont peut-être pas pu se consacrer à une gestion efficace de leurs archives. Pour remédier à cela, elles peuvent solliciter l’expérience et le savoir-faire des sociétés d’archivage.

Archivage à Massy : obtenir un devis sur mesure

Nous l’avons vu, pouvoir trouver un document en très peu de temps est un bon moyen de gagner en sérénité au quotidien, même sans contrôle fiscal. En passant par une entreprise d’archivage, c’est possible. Il suffit pour cela de les contacter pour qu’ils vous établissent un devis gratuit. 

Pour ce faire, en ce qui concerne le récolement et le classement, ils ont besoin de connaitre les dimensions de la pièce ou de l’endroit où vous conservez vos archives papier. Cela leur permet d’estimer le temps qui leur sera nécessaire pour optimiser l’endroit. La solution peut être clé en main. Ils se chargeront de supprimer les documents obsolètes, de faire un dépoussiérage afin de classer les autres, selon une méthode que vous aurez définie ensemble. Il faut, une fois leur tâche finie, que vous puissiez continuer à ranger vos futures archives, en respectant l’ordre qui a été établi. 

Une entreprise d’archivage peut aussi vous proposer le transfert d’archives. Cela consiste en le fait de transporter vos archives papier dans des locaux plus adaptés à leur préservation. On peut appeler ça un déménagement d’archives. Pour l’entreprise cela représente plusieurs points forts : elle est certaine que les documents vont être rangés et classés. Cela lui permet donc de demander un exemplaire via un scan par exemple à tout moment. Mais elle gagne aussi en surface utile. Il n’est pas rare en effet que l’on dédie une pièce entière à cette somme de papiers. Une surface que l’on peut désormais consacrer à autre chose, notamment pour le développement de son activité. 

Les factures clients doivent désormais faire l’objet d’un envoi dématérialisé. Cela répond à la loi de la transition numérique. Après les factures, quelle sera la prochaine étape ? Si le but de cette loi est de faire gagner en productivité tout en réduisant les coûts, il peut sembler normal de croire que cela va s’étendre à tous les documents produits par l’entreprise. Or, la transition numérique suppose de respecter des normes. Il est donc quelquefois obligatoire de former les équipes à cette nouvelle façon de procéder. Les sociétés de stockage d’archive et de déménagement peuvent intervenir dans ce cadre, chez les personnes exerçant en indépendant comme dans les multinationales. 

Il est aussi possible de leur externaliser l’ensemble de la numérisation des documents d’archives papier. Les documents dématérialisés font l’objet d’un stockage sur des supports adaptés. Le choix de ces derniers est décidé avec le chef d’entreprise. L’accès aux archives peut être total ou restreint, selon la nature des documents. Il est alors possible d’établir une liste de collaborateurs habilités. Ils pourront accéder via une connexion sécurisée à tous les documents, grâce à un logiciel spécifique. Sa prise en main est également expliquée clairement à tous les employés. Les sociétés de stockage d’archive proposent donc un accompagnement personnalisé. En tant qu’entreprise massicoise, de quoi avez-vous besoin en termes d’archivage ? Le déterminer en amont pourra leur permettre de vous établir un devis sur-mesure pour une prestation complète et qualitative dans vos locaux.

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