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Société archivage Montereau-Fault-Yonne
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Société d’archivage à Montereau-Fault-Yonne (77)

Principe de l’archivage en entreprise

Classer les documents du jour ne prend que quelques instants. C’est sans doute ce que se disent tous les chefs d’entreprises monterelais, quand ils arrivent au travail tous les matins. Ce soir, c’est certain, ils viendront à bout de cette pile de papiers qui traine sur leur bureau. Mais la vie d’un entrepreneur n’est pas un long fleuve tranquille.

Un appel urgent, un rendez-vous important, un salarié malade et toutes ces bonnes résolutions sont remises au lendemain. Une situation qui perdure, au regard de la salle des archives. Ce ne sont que des documents épars, empilés à la va-vite. D’autres boîtes pleines font crouler les étagères. 

Cette situation ne peut qu’empirer, l’entrepreneur le sait.

Et si vous avez hoché la tête en lisant ces quelques lignes, sans doute partagez-vous cette expérience. Pourtant, rien n’est plus agaçant que de ne pas pouvoir avancer parce que l’on n’arrive pas à mettre la main sur un papier. Et cela n’est rien en comparaison de se retrouver avec un contrôle fiscal, avec une liste de documents à fournir. Vous en avez la certitude : ils sont là. Mais comment les trouver avant la venue de l’inspecteur du fisc ?

Trouver une entreprise d’archivage à Montereau-Fault-Yonne

Rien que d’envisager ce scénario, vous sentez l’angoisse monter ? Un contrôle fiscal n’est jamais agréable. Pourtant, toutes les entreprises sont concernées. Il est normal qu’une entité veuille vérifier si tout se passe dans de bonnes conditions. Même sans avoir quoi que ce soit à se reprocher, le fait qu’une personne passe du temps à éplucher tous les documents de l’entreprise est stressant. Encore plus quand on n’est pas en capacité de présenter les documents demandés. 

Cela ne vous arrivera pas si vous décidez, dès à présent, de solliciter un prestataire archiveur (société spécialisée dans le stockage, la conservation et le déménagement des archives). Autant il est possible de demander à un de vos collaborateurs de trier une simple armoire, autant une salle complète de stockage demande trop de travail et surtout des connaissances qu’il ne possède sans doute pas. N’est pas archiviste qui veut. Il faut connaître sur le bout des doigts la durée de valeur probatoire de chaque document et ce, quelle que soit sa nature.

Bon à savoir sur Montereau-Fault-Yonne (77)

Qui ne souhaiterait pas devenir entrepreneur monterelais ? Avoir une entreprise si près de Paris, dans la Région Ile de France, en département Seine et Marne est visiblement une chance.

Il n’est pas difficile d’attirer les clients et d’établir des partenariats lucratifs, sachant que les dessertes routières sont de qualité dans la grande couronne de Paris. Certaines enseignes de luxe ont d’ailleurs voulu s’y implanter ; ce qui ne peut qu’avoir un impact positif sur l’économie locale. 

Qui dit développement dit souvent emploi. Les entrepreneurs ont beaucoup de documents à remplir pour pouvoir embaucher. Tous ces papiers doivent être conservés. De quoi faire grossir les monts dans la salle des archives. A moins d’appeler à la rescousse une société d’archivage

Archivage à Montereau-Fault-Yonne : obtenir un devis sur mesure

Après avoir vérifié l’état de conservation de vos archives, le tiers archiveur peut commencer sa tâche. S’il a remarqué des problèmes (humidité, nuisibles), vous pouvez demander un transfert de toutes ces archives. La société d’archivage se charge alors de les garder pour vous, dans des locaux plus adaptés. Le transfert de tous ces documents permet un gain de place qui peut vous intéresser. Ne confondez cependant pas ce service avec une autre prestation : le déménagement d’archives. Vous pouvez, quand vous changez de local, faire appel à des entreprises d’archivage pour s’occuper du transport de tous vos documents. 

Si tout est bon, vient le moment du dépoussiérage. Certaines archives n’ont pas vu la lumière du jour depuis des années et n’ont plus de valeur. Il faut donc procéder à leur récolement. Le tiers archiveur conserve les documents en cours de validité et supprime tous les autres. Cela est fait de manière entièrement sécurisée et en toute confidentialité.

Après ce tri qui aura déjà permis de faire pas mal de place dans votre salle d’archives, le prestataire d’archivage va effectuer un classement drastique de tous vos documents papier. Confiez-lui vos attentes dans ce domaine. Ce sont vos archives et vous devez pouvoir continuer à ranger et classer, une fois la prestation terminée. Sans doute ne vous attendiez-vous pas à ce qu’une société d’archivage puisse en faire autant pour votre entreprise. Pourtant, ce n’est pas tout. L’archivage ne concerne pas uniquement les documents papier. Il s’agit ; depuis la loi sur la transition numérique ; de s’habituer à travailler avec des documents dématérialisés. Un travail titanesque si vous envisagez de digitaliser vos archives. Pourquoi ne pas leur externaliser ce travail, également ? Numérisation, classement, tri, vos archives vont être métamorphosées. Vous allez vite vous rendre compte que votre travail au quotidien est plus fluide. N’attendez pas pour demander un devis personnalisé.

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