Vous souhaitez être rappelé ?
×
A quel moment préférez-vous êtres contacté ?

8-10h10-12h14-16h16-18h

03 23 23 54 99
Société archivage Orly
Demande de devis en ligne

Principe de l’archivage en entreprise

Quelle serait votre définition des archives : une pièce poussiéreuse où s’amoncelle une tonne de papiers inutiles ? Beaucoup de personnes pensent comme vous, y compris les entrepreneurs. Pourtant, les archives mériteraient plus de considération. Elles sont l’âme et la mémoire d’une activité. Dans la salle de stockage des archives se trouvent tous les papiers qui ont contribué de près ou de loin aux succès, aux remises en question de l’entrepreneur.

Des factures honorées, des devis laissés sans suite, des bilans annuels florissants et d’autres moins bons, qui l’ont poussé à vouloir rebondir. 

Certains de ces papiers pourraient désormais être détruits, car ils n’ont plus de valeur légale. D’autres, au contraire, peuvent, pendant quelques années encore, être demandés par un juge ou un contrôleur fiscal.

Où se trouvent les documents datant de plusieurs années, sur quelle étagère ou dans quelle boite ? Ce n’est pourtant pas quand un courrier, les demandant, arrive sur le bureau du chef d’entreprise qu’il doit s’en inquiéter. Forts de ce constat, de nombreux entrepreneurs ont fait le choix raisonné de faire appel à une société d’archivage pour leur externaliser ce travail. Nous vous disons pourquoi.

Trouver une entreprise d’archivage à Orly (94)

Une société d’archivage digne de ce nom ne se contentera jamais ; à moins que cela soit votre unique requête ; de remettre de l’ordre dans vos archives. Comme le monde entrepreneurial a évolué, les sociétés d’archivage ont dû faire de même. Plus polyvalentes, elles peuvent répondre à de nombreux besoins dont vous ne soupçonnez peut-être pas l’existence. Prenons un exemple concret. Si vous devez déménager votre entreprise, vous allez faire transporter votre mobilier. Mais comment s’effectuera le voyage pour vos archives. Comment pouvez-vous être assuré qu’un carton ou même plusieurs ne manqueront pas à l’appel, à l’arrivée. Or, tous vos papiers comportent des données sensibles, confidentielles relatives à votre entreprise, mais aussi certains de vos clients ou vos partenaires.

Les sociétés d’archivage se chargent de leur déménagement en toute sécurité. Ce service tend à être de plus en plus utilisé par les entrepreneurs, mais pas seulement. La loi sur la transition numérique les oblige également à prendre des décisions. Là encore, un prestataire archiveur peut être une réponse, comme nous le verrons ci-après.

Bon à savoir sur Orly

Voyageurs, touristes et hommes d’affaires connaissent l’aéroport d’Orly. Mais Orly est également une charmante ville, limitrophe de Paris comme peut l’être également Villeneuve Le Roi.

Les sportifs sont plus enclins à la connaître, le siège et les centres d’entrainement du Paris FC y ayant trouvé leur place. Il y a donc beaucoup de raisons qui peuvent expliquer l’implantation d’entreprises dans cette commune de la Région Ile de France, dans le département du Val de Marne. Les orlysiens ; que ce soient les habitants ou la municipalité, y sont pleinement favorables. Ils ont donc accueilli à bras ouverts les presque 1 200 entrepreneurs qui ont décidé de s’y implanter. 

Tout est fait pour favoriser leur développement, excepté une chose : l’aide pour la gestion de leurs archives. Avec le nom d’une entreprise d’archivage dans leur carnet d’adresses, c’est désormais chose faite.

Archivage à Orly : obtenir un devis sur mesure

Sans doute ne saviez-vous pas qu’une entreprise d’archivage pouvait déménager vos papiers professionnels. Autre bonne nouvelle, surtout si vous cherchez un gain de place dans vos locaux, elle propose également le transfert d’archives. Vos documents papiers sont hébergés dans un local qui lui appartient et bénéficie, en plus d’un bon état de conservation, d’une surveillance constante. Vous n’avez donc plus à vous soucier des conditions de stockage et vous pouvez consacrer cette pièce à un autre but. Avoir de la place, aux abords de Paris est un vrai luxe, les sociétés d’archivage le savent. Renseignez-vous si vous voulez un nouvel hébergement pour vos papiers. 

Le dépoussiérage, le tri et le classement sont les étapes suivantes. Adieu, papiers inutiles que personne ne peut plus vous réclamer et bonjour, salles des archives bien organisée, où tous les documents sont à leur place. Il ne vous restera plus qu’à continuer ce travail régulièrement, en triant désormais vos documents et en les rangeant dans les bons dossiers.

Quel gain de temps cela va représenter pour l’ensemble de votre structure. L’externalisation des archives peut comporter également la prestation de la numérisation des documents restants. Si la dématérialisation de la facturation clientèle est à considérer comme une étape, quelle sera la suite ? Ne vous laissez pas déborder et anticipez sur les besoins futurs de votre structure. Une gestion efficace de vos documents papier, mais aussi de leurs pendants numériques ne peut être qu’un bon point pour vous. Toutes ces prestations peuvent être demandées à une entreprise d’archivage et ce, que vous soyez entrepreneur individuel, personne travaillant en indépendant, directeur d’hôpital, commune ou autre entité publique. N’attendez pas pour agir et redevenir gestionnaire de vos archives comme vous l’êtes pour le reste de votre entreprise.

Actualités

Qu’est-ce que l’archivage électronique de documents ?

En 2000, avec la reconnaissance de l’écrit électronique en tant que preuve, la voie est ouverte à l’administration électronique, à la dématérialisation et à la production d’originaux numériques. Bien entendu, les écrits numériques sont sujets à des obligations légales de conservation des documents, au même titre que les écrits papiers pour des durées identiques. Ils […]

Lire la suite

Principe de la Gestion électronique des documents

La gestion manuscrite des documents est obsolète, encombrante et pas assez sécurisée. La Gestion électronique des documents (GED) est une solution logicielle permettant d’organiser et de gérer les informations et les documents électroniques d’une entreprise de façon efficace et sécurisée. ECM : Les six étapes de la GED

Lire la suite

Déménagement d’archives : les bonnes pratiques

Si cette problématique tend à disparaître au fil des ans grâce à la numérisation des documents et à la digitalisation des pratiques, chaque entreprise dispose encore de quelques archives au moins… et de très nombreuses et très précieuses pour certaines ! Ainsi, un déménagement d’archives est un moment délicat qui peut s’avérer un peu stressant. […]

Lire la suite

Qu’est ce que l’Enterprise content management ?

Toutes les entreprises sont aujourd’hui concernées par la transformation numérique. L’ECM, Enterprise content management, est au cœur de cette révolution. Elle permet de gérer l’ensemble des contenus et documents de l’entreprise. Elle accélère les processus de l’entreprise en automatisant des tâches répétitives et chronophages. ECM : c’est quoi ?

Lire la suite

Les enjeux de la dématérialisation en entreprise

La conservation et l’archivage des documents sous format électronique est un enjeu majeur pour les entreprises. Pourtant la majorité des entreprises ne sont pas encore équipées d’un système de gestion électronique des documents. Qu’est-ce que le dématérialisation ?

Lire la suite

Le recours au BPO pour la gestion d’archives

L’externalisation des processus d’affaires ou le Business Process Outsourcing (BPO) est un véritable outil de management. Il s’agit d’externaliser, et donc de déléguer à un prestataire extérieur une tâche comme l’archivage physique ou l’intégralité d’un processus métier. Qu’est ce que le BPO ?

Lire la suite

Quelles solutions pour l’archivage documentaire ?

La masse de documents, tout comme celle des données, ne cesse de croître. Une évolution que le développement informatique et Internet ont accentuée. La gestion de ces informations sur papier ou sous forme électronique constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises. Cet article aborde les points principaux de l’archivage documentaire. L’importance de l’archivage

Lire la suite

Qu’est-ce que le stockage des archives en entreprise ?

Les entreprises ont la nécessité économique et l’obligation de conserver une grande partie de leurs documents et données. Le stockage physique ou virtuel de ces informations doit résister à l’épreuve du temps. Le point sur ces deux méthodes de stockage. Les documents ont un parcours de vie en trois étapes : les dossiers vivants, intermédiaires […]

Lire la suite

Les principes du récolement des archives

Le récolement est une opération de contrôle physique de la présence de documents et d’objets dans un dépôt d’archives, une bibliothèque, un centre de documentation ou un musée. Les collections sont passées en revue pour vérifier la présence effective des pièces, en les comparant avec le fond théorique indiqué sur le registre d’inventaire ou le […]

Lire la suite

Les avantages de devenir franchisé avec REISSWOLF

Entre échange, partage de savoir-faire et accompagnement, la notion de franchise devient un vrai atout tant pour les plus petites entreprises que pour les plus grosses. C’est notamment le cas de Reisswolf, société dont le siège est basé en Allemagne.

Lire la suite