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Principe de l’archivage en entreprise

A la fin de la journée, vous faites une pile avec les documents du jour et vous allez les ajouter à ceux qui reposent dans votre salle de stockage des archives. Vous savez que vous devez les conserver. C’est donc ce que vous faites, sans trop savoir quelle en est l’utilité. Beaucoup d’entrepreneurs sont comme vous. Comment faire autrement, sachant tout ce que vous avez à faire.

Pourtant, se contenter de les remiser est inefficace, sachant à quel point les archives sont importantes au quotidien. Non seulement, ces documents comportent des informations dont vous pouvez avoir besoin pour exécuter un travail ou répondre à un client, mais leur valeur probatoire peut vous permettre de vous défendre, en cas de litige.

Si vous voulez remédier à cette situation, il est préférable de ne pas le faire vous-même ; à moins que votre création soit récente. Au bout de quelques années, la somme des documents peut être très importante. De plus, il faut avoir une certaine expertise dans le domaine de l’archivage pour arriver à savoir si la durée de valeur probatoire est encore en cours de validité ou non. Une erreur vous ferait détruire des documents précieux.

Trouver une entreprise d’archivage à Orsay (91)

Après avoir longuement regardé plusieurs documents fiscaux et administratifs, vous rendez les armes : vous n’arrivez pas à savoir s’il faut les conserver encore pendant quelques années ou s’ils font partie de ceux que vous pouvez supprimer. C’est en effet une tâche ardue qui peut prendre du temps quand on ne s’y connait pas. C’est décidé, vous allez externaliser votre archivage. Vous allez contacter une société d’archivage qui pourra faire le tri de tous ces documents papier. Cette démarche est tout à fait louable. Mais il ne s’agit qu’une des prestations que peut mettre en place un tiers archiveur en se rendant dans votre entreprise. 

C’est pour cela, qu’ils attendent de connaitre vos besoins réels pour établir votre devis. Celui-ci est fait sur mesure car chaque entreprise est différente. Une aura déjà mis en place la numérisation de tous ses documents, alors qu’une autre aura été dépassée, déjà, par la loi sur la transition numérique. Nous faisons le point ci-après.

Bon à savoir sur Orsay (91)

Bienvenue dans le 91, département de l’Essonne en région ile de France, où vous accueillent volontiers les Orcéens, habitants de la ville d’Orsay.

Considérée comme une ville verte, il ne faut cependant pas croire qu’Orsay, comme sa consoeur, la ville Les Ulis, se contente de ses paysages ou de la carrière de la Troche. Ayant été considérée sur différents critères comme une ville quasiment idéale pour vivre et entreprendre, elle pourrait se reposer sur cette bonne réputation. C’était sans compter sur le dynamisme des entrepreneurs orcéens. TPE, PME et grandes entreprises s’y côtoient dans une belle diversité.

 Ayant toujours des choses à accomplir, ces chefs d’entreprises devront faire des choix dans leurs priorités et sans doute que la gestion de leurs archives n’en fera pas partie. Pour ne rien laisser au hasard et être toujours plus compétitifs, ils passeront par l’externalisation de cette tâche en faisant appel à une société d’archivage.

Archivage à Orsay : obtenir un devis sur mesure

Si l’on s’attend à un dépoussiérage des archives, cela n’est donc pas la seule prestation utile à l’entreprise que celle-ci peut demander à un prestataire d’archivage. La vérification des conditions de stockage et de conservation peut en être une. En effet, certaines pièces se prêtent mieux que d’autres à accueillir des documents papier. Il faut qu’elles soient exemptes d’insectes ou encore de rongeurs, sachant que le nid préféré des cafards (grands amateurs de papier) est le carton. 

Si une désinsectisation ou encore une dératisation sont possibles, le transfert d’archives peut également être envisagé. Car quand la pièce sera saine, peut-être voudrez-vous l’échoir à un autre but que le fait de recueillir vos papiers. En étant transférés dans un local plus adapté ; propriété du tiers d’archiveur, vous faites un gain de place tout en ayant toujours accès à vos papiers. Parlez-en avec votre interlocuteur si cela suscite votre intérêt.

Après le récolement des archives pour ne conserver que les papiers ayant encore une valeur probatoire, le prestataire d’archivage peut procéder au classement de vos documents avant de les ranger. Comme nous l’évoquions, certaines entreprises ont pris les devants, pour donner suite à la loi sur la transition numérique. Tous leurs documents sont désormais dématérialisés. Rapidement accessibles grâce à des outils mis en place par la société d’archivage, ils sont également prémunis contre les départs de feu ou encore les dégâts des eaux. 

Mentionnez cette prestation si la dématérialisation n’est pas encore à l’ordre du jour dans votre entreprise mais que vous souhaitez la mettre en place. 

Externalisation complète, formation auprès de vos équipes, vos archives papier et numériques vont faire l’objet d’une administration simple et efficace que vous pourrez définitivement adopter. Enfin, n’oublions pas qu’un déménagement de vos archives, par une société spécialisée peut vous garantir une transition plus sereine entre deux locaux.

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