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Facturer, fidéliser, innover. Des verbes qui parlent à l’entrepreneur ozoirois. Mais celui d’archiver a-t-il la même résonnance ? Certainement que non. Pourtant, toute entreprise possède et génère des documents papier. Ces derniers doivent faire l’objet d’une conservation drastique, car ils renferment des informations à caractère probatoire (factures, bilans comptables…).
Tous ces documents ; pendant leur durée de valeur probatoire peuvent être demandés, dans le cadre du fonctionnement usuel de l’entreprise. C’est pour cette raison notamment qu’il est important de les classer et de les supprimer quand ils ne sont plus valides, pour pouvoir les retrouver facilement, mais aussi éviter de se laisser envahir.
Une chose plus facile à dire qu’à faire quand on est chef d’entreprise. Pourtant, la transition numérique a fait prendre conscience à beaucoup d’entre eux qu’il était important, pour ne pas perdre en productivité, d’avoir une administration claire de tous ces documents. Quand ce constat se fait sur le tard ; faute de temps ; il est toujours possible d’y remédier en faisant appel à une société d’archivage.
Si vos étagères croulent sous les documents papier, n’attendez pas pour contacter une entreprise d’archivage. Idem si vous remarquez des traces de moisissures ou des salissures laissant à penser que des rongeurs ou des insectes ont envahi les lieux. Poussière et lumière trop vive sont à ajouter sur la liste de ce qui peut détériorer vos documents, dans votre lieu de stockage. Bien qu’embêtant, il existe toujours une solution à ce problème comme pourra vous le démontrer le tiers archiveur, quand il viendra constater l’étendue des dégâts.
S’il n’est pas possible d’assainir la pièce ou si, après l’avoir fait, vous souhaitez gagner de la place, pourquoi ne pas envisager le transfert d’archives ? Conservées dans des locaux adaptés et surveillées en permanence, vos archives seront définitivement à l’abri, tout en étant tout le temps disponibles. Quand cette première vérification sera faite, le prestataire d’archivage souhaitera connaitre vos besoins en la matière, afin de vous rédiger un devis sur mesure.
La région Ile de France et le département de Seine et Marne peuvent s’enorgueillir d’abriter de bien jolies communes.
Ozoir-la-Ferrière en est une parfaite illustration. Le charme de la campagne, aux abords direct de Paris, voilà qui peut séduire aussi bien de futurs habitants que des entrepreneurs.
D’autant que la municipalité se fait fort d’accueillir de nouvelles entreprises ozoiriennes. Elles sont déjà presque 1400 et ce chiffre devrait encore augmenter. Qu’elles ne s’inquiètent pas de leur administration d’archives ; si elles ne peuvent pas dégager de temps pour s’en occuper. Une société d’archivage peut s’en charger pour elles.
Que votre salle de stockage d’archives soit adaptée ou non, vous l’avez vu, aucune problématique ne reste sans réponse. Dans l’éventualité d’un déménagement, par exemple, vos archives papier peuvent faire l’objet d’un transport spécial pour arriver à bon port dans votre nouveau local, prêtes à être opérationnelles. Un vrai plus quand ce moment est souvent jugé stressant, par les personnes qui le traversent. Le dépoussiérage des archives s’avère nécessaire ; surtout si vous avez délaissé vos archives pendant plusieurs années. Le récolement sert à mettre d’un côté les documents n’ayant plus de valeur probatoire et de l’autre ceux qui sont encore en cours de validité. Seule une entreprise d’archives peut arriver à déterminer cette durée de conservation, rien qu’en regardant le document. Elle a l’habitude de travailler avec tous les corps de métier.
Quand le tri est fini et les vieux documents éliminés de façon sécuritaire, le temps est venu de passer au classement, à moins que vous ne profitiez de ce moment pour demander la numérisation de tous ces papiers.
Ce qui touche la facturation clientèle peut se généraliser demain, à l’ensemble des documents. Autant vous y préparer et anticiper. Vous allez y gagner en confort de travail. La dématérialisation est également un plus si vous êtes confrontés à un sinistre. La méthode de classement ; que l’on appelle également politique d’archivage ; doit être décidée avec le chef d’entreprise. La façon d’organiser le rangement des documents doit être fluide et permettre de faciliter la tâche au quotidien.
Quand tout est classé et rangé, le tiers archiveur remet un inventaire de l’ensemble du fonds documentaire se trouvant dans la salle de stockage d’archives. Cela se fait souvent sous la forme d’un tableau évolutif. Au fur et à mesure des futurs récolements, mais aussi du rangement, cette base de données sera enrichie et transformée pour faire de votre salle des archives un endroit à l’image de votre entreprise : professionnelle et rigoureuse.
Un problème d’archivage ? Les entreprises spécialisées sont là pour vous aider à mettre de l’ordre dans vos documents papiers et numériques. Faites confiance au tiers archiveurs pour vous aider à optimiser votre mode de fonctionnement entrepreneurial.
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