Vous souhaitez être rappelé ?
×

    A quel moment préférez-vous êtres contacté ?

    8-10h10-12h14-16h16-18h

    03 23 23 54 99
    Société archivage Paris
    Demande de devis en ligne

      Transfert – déménagement d’archives à Paris

      PARIS

      Principe du transfert et déménagement d’archives

      Si votre entreprise est créée depuis de nombreuses années sur Paris, sans doute allez-vous vous retrouver pleinement dans cette description. Jeune entrepreneur plein d’ambition, vous aviez à cœur de trier vos documents importants. Vous vous revoyez en train de les remiser sans doute sous des pochettes transparentes, les mettre dans un classeur, attendant le passage de votre expert-comptable qui confirmerait que votre entreprise naissante se portait bien. 

      A tel point que le développement ne s’est pas fait attendre. Vous avez dû embaucher du personnel, trouver des moyens de proposer des services toujours plus innovants, toujours plus en adéquation avec les attentes de votre clientèle. Les papiers se sont accumulés. Faute de temps, vous les avez empilés dans une salle que vous avez appelée salle de stockage des archives. Une fois utilisé, un papier y trouve sa place. Quand la pile est trop haute, vous en créez une nouvelle

      Pourtant, en l’absence d’un déménagement possible, il faut trouver une façon de gagner de la place. Or, tous les entrepreneurs le savent, il est impossible de jeter des documents, tant que leur valeur probatoire est encore en cours de validité. 

      Sans connaissance spécifique en archivage, vous avez tendance à confondre un document fiscal avec un autre. Vous savez que la durée de conservation n’est pas la même et dans le doute, vous ne jetez rien. Même si cela n’est pas la meilleure des solutions, elle a le mérite de vous prémunir contre le problème de la suppression par accident. Certains documents, en effet, sont difficilement dupliqués. L’administration ne fait guère de cadeau en la matière. Cette pièce, vous la convoitez : si vous pouviez la récupérer, vous pourriez y installer deux bureaux ou encore abattre le mur et y mettre une nouvelle machine.

      Pourquoi ne pas envisager le transfert de vos archives papiers ? De nombreux entrepreneurs parisiens ont fait ce choix pour le gain de place qu’offre cette solution. Acheminés dans des locaux appartenant à une société d’archivage, vos documents sont dûment gardés et sont également surveillés, car ils contiennent des données sensibles. Cette solution est souvent envisagée quand la salle des archives n’offre pas de bonnes conditions de stockage. Comme vous le savez certainement, la matière papier nécessite quelques précautions. Or, une exposition à la lumière peut, au bout d’un certain temps rendre illisible ce qui est inscrit dessus. La poussière, les nuisibles ou des infiltrations d’eau font partie également de ses pires ennemis. Mais, même en l’absence de problème, on peut souhaiter délocaliser ses archives. Savoir qu’un document vous est scanné, sur simple demande, vous permet de rester toujours efficace. Passons maintenant au déménagement des archives.

      Obtenir un devis de transfert d'archives gratuit à Paris

      Que vous souhaitiez faire transférer vos archives ou les déménager, vous pouvez vous reposer sur l’expertise des entreprises d’archivage. Afin d’estimer le cubage à transporter, une visite de votre salle d’archives s’impose, afin de vous élaborer un devis cohérent. Mais savez-vous que ces prestations ne sont pas les seules qui peuvent vous intéresser, en termes d’archivage ? Depuis combien de temps ne vous êtes-vous pas attelé à trier vos documents papier ? Ce qui s’appelle le récolement en archivage permet de supprimer de façon sécuritaire vos documents périmés. Cette place gagnée fait forcément baisser le volume à transférer et à faire garder et donc le prix

      Si vous souhaitez effectuer un déménagement de vos archives, vous n’avez pas besoin que les tiers archiveurs vérifient les conditions de stockage de votre ancien local, mais qu’en est-il du nouveau : présente-t-il ce qu’il faut pour que vos papiers puissent encore être consultés, dans quelques années ? Enfin, après le tri, sans doute que vos documents papiers ont besoin d’être classés de façon plus efficace. A moins que vous ne souhaitiez externaliser, par la même occasion, la numérisation de tous vos papiers récolés pour anticiper sur la loi de transition numérique. Parlez-en avec votre interlocuteur.

      Déménager ses archives à Paris (75)

      Si le transfert des archives est une solution proposée par des prestataires d’archivage, on la confond quelquefois avec le déménagement des archives. Ces deux services sont pourtant bien distincts. Pour des raisons qui vous sont propres, sans doute souhaitez-vous conserver dans vos locaux vos documents papiers. Le développement de votre activité parisienne vous met devant le fait accompli : vos locaux deviennent trop exigus et un déménagement est inéluctable.

      Pourtant, transporter tous ces papiers vous semble hasardeux. Déjà stressé par l’évènement, vous envisagez le pire. Et si un ou plusieurs cartons venaient à être dérobés ?

      Sur ces documents papier apparaissent les adresses de vos clients, vos bilans financiers. Des données importantes et confidentielles qui ne doivent pas se retrouver dans les mains d’autrui. 

      Pourquoi ne pas demander à une société d’archivage de se charger de ce déménagement ? Conscientes des différents enjeux de gestion, juridiques et administratifs que représentent vos archives, elle se charge de venir les chercher (sans passer par un tiers) directement dans votre ancien local pour les transporter vers le nouveau, en vous garantissant une surveillance de tous les instants.

      Actualités

      Externalisation des archives ou self stockage : quelle solution ?

      Vous envisagez de louer un box pour stocker vos archives ? Avant de faire le choix du self stockage, nous vous invitons sincèrement à lire cet article. En effet, ‘le home box’ présente de nombreux inconvénients. Il existe une solution bien plus adaptée pour sortir les archives de vos locaux : l’externalisation d’archives. Nous comparons […]

      Lire la suite

      Qu’est-ce que l’archivage électronique de documents ?

      En 2000, avec la reconnaissance de l’écrit électronique en tant que preuve, la voie est ouverte à l’administration électronique, à la dématérialisation et à la production d’originaux numériques. Bien entendu, les écrits numériques sont sujets à des obligations légales de conservation des documents, au même titre que les écrits papiers pour des durées identiques. Ils […]

      Lire la suite

      Principe de la Gestion électronique des documents

      La gestion manuscrite des documents est obsolète, encombrante et pas assez sécurisée. La Gestion électronique des documents (GED) est une solution logicielle permettant d’organiser et de gérer les informations et les documents électroniques d’une entreprise de façon efficace et sécurisée. ECM : Les six étapes de la GED

      Lire la suite

      Déménagement d’archives : les bonnes pratiques

      Si cette problématique tend à disparaître au fil des ans grâce à la numérisation des documents et à la digitalisation des pratiques, chaque entreprise dispose encore de quelques archives au moins… et de très nombreuses et très précieuses pour certaines ! Ainsi, un déménagement d’archives est un moment délicat qui peut s’avérer un peu stressant. […]

      Lire la suite

      Qu’est ce que l’Enterprise content management ?

      Toutes les entreprises sont aujourd’hui concernées par la transformation numérique. L’ECM, Enterprise content management, est au cœur de cette révolution. Elle permet de gérer l’ensemble des contenus et documents de l’entreprise. Elle accélère les processus de l’entreprise en automatisant des tâches répétitives et chronophages. ECM : c’est quoi ?

      Lire la suite

      Les enjeux de la dématérialisation en entreprise

      La conservation et l’archivage des documents sous format électronique est un enjeu majeur pour les entreprises. Pourtant la majorité des entreprises ne sont pas encore équipées d’un système de gestion électronique des documents. Qu’est-ce que le dématérialisation ?

      Lire la suite

      Le recours au BPO pour la gestion d’archives

      L’externalisation des processus d’affaires ou le Business Process Outsourcing (BPO) est un véritable outil de management. Il s’agit d’externaliser, et donc de déléguer à un prestataire extérieur une tâche comme l’archivage physique ou l’intégralité d’un processus métier. Qu’est ce que le BPO ?

      Lire la suite

      Quelles solutions pour l’archivage documentaire ?

      La masse de documents, tout comme celle des données, ne cesse de croître. Une évolution que le développement informatique et Internet ont accentuée. La gestion de ces informations sur papier ou sous forme électronique constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises. Cet article aborde les points principaux de l’archivage documentaire. L’importance de l’archivage

      Lire la suite

      Qu’est-ce que le stockage des archives en entreprise ?

      Les entreprises ont la nécessité économique et l’obligation de conserver une grande partie de leurs documents et données. Le stockage physique ou virtuel de ces informations doit résister à l’épreuve du temps. Le point sur ces deux méthodes de stockage. Les documents ont un parcours de vie en trois étapes : les dossiers vivants, intermédiaires […]

      Lire la suite

      Les principes du récolement des archives

      Le récolement est une opération de contrôle physique de la présence de documents et d’objets dans un dépôt d’archives, une bibliothèque, un centre de documentation ou un musée. Les collections sont passées en revue pour vérifier la présence effective des pièces, en les comparant avec le fond théorique indiqué sur le registre d’inventaire ou le […]

      Lire la suite