Principe du transfert et déménagement d’archives

Si votre entreprise est créée depuis de nombreuses années sur Paris, sans doute allez-vous vous retrouver pleinement dans cette description. Jeune entrepreneur plein d’ambition, vous aviez à cœur de trier vos documents importants. Vous vous revoyez en train de les remiser sans doute sous des pochettes transparentes, les mettre dans un classeur, attendant le passage de votre expert-comptable qui confirmerait que votre entreprise naissante se portait bien.

A tel point que le développement ne s’est pas fait attendre. Vous avez dû embaucher du personnel, trouver des moyens de proposer des services toujours plus innovants, toujours plus en adéquation avec les attentes de votre clientèle. Les papiers se sont accumulés. Faute de temps, vous les avez empilés dans une salle que vous avez appelée salle de stockage des archives. Une fois utilisé, un papier y trouve sa place. Quand la pile est trop haute, vous en créez une nouvelle

Pourtant, en l’absence d’un déménagement possible, il faut trouver une façon de gagner de la place. Or, tous les entrepreneurs le savent, il est impossible de jeter des documents, tant que leur valeur probatoire est encore en cours de validité.

Sans connaissance spécifique en archivage, vous avez tendance à confondre un document fiscal avec un autre. Vous savez que la durée de conservation n’est pas la même et dans le doute, vous ne jetez rien. Même si cela n’est pas la meilleure des solutions, elle a le mérite de vous prémunir contre le problème de la suppression par accident. Certains documents, en effet, sont difficilement dupliqués. L’administration ne fait guère de cadeau en la matière. Cette pièce, vous la convoitez : si vous pouviez la récupérer, vous pourriez y installer deux bureaux ou encore abattre le mur et y mettre une nouvelle machine.

Pourquoi ne pas envisager le transfert de vos archives papiers ? De nombreux entrepreneurs parisiens ont fait ce choix pour le gain de place qu’offre cette solution. Acheminés dans des locaux appartenant à une société d’archivage, vos documents sont dûment gardés et sont également surveillés, car ils contiennent des données sensibles. Cette solution est souvent envisagée quand la salle des archives n’offre pas de bonnes conditions de stockage. Comme vous le savez certainement, la matière papier nécessite quelques précautions. Or, une exposition à la lumière peut, au bout d’un certain temps rendre illisible ce qui est inscrit dessus. La poussière, les nuisibles ou des infiltrations d’eau font partie également de ses pires ennemis. Mais, même en l’absence de problème, on peut souhaiter délocaliser ses archives. Savoir qu’un document vous est scanné, sur simple demande, vous permet de rester toujours efficace. Passons maintenant au déménagement des archives.