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Société archivage Pontault-Combault
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Société d’archivage à Pontault-Combault (77)

Principe de l’archivage en entreprise

Archiver ses documents d’entreprise. Rien de plus facile, n’est-ce pas ? Une fois reçus ou émis, les documents papiers sont méthodiquement classés dans des chemises ou des classeurs dédiés. Vraiment ? Une étude démontre que les chefs d’entreprise ont un véritable problème de gestion de temps. Submergés par les différentes choses à faire (toutes plus importantes les unes que les autres), ils attendent souvent la dernière minute et se retrouvent dans des situations d’urgence.

Est-il raisonnable de penser que la gestion administrative de leurs archives papier ne fait pas partie de leurs priorités ? 

Pourtant, ces documents et leur administration n’est pas à sous-estimer, surtout quand on est confronté à un contrôle fiscal ; comme 50 000 autres entreprises françaises, tous les ans. Quand c’est le cas, le délai pour réunir tous les documents peut sembler véritablement court, quand on a négligé le rangement et le classement de ses archives.

Pourtant, même quand les entrepreneurs ont conscience de ce manquement, ils peinent à régler le problème à l’interne. Faute souvent de moyens humains qu’il est possible d’échoir à ce type de poste pour une durée plus ou moins longue. Pourquoi ne pas alors externaliser cette tâche à une entreprise de stockage d’archives ? Il est facile d’en trouver à proximité de Pontault-Combault.

Trouver une entreprise d’archivage à Pontault-Combault

Le contrôle fiscal n’a pas pour but de pénaliser les entreprises. Il s’agit ; comme son nom le laisse supposer ; d’une visite permettant de contrôler si tout est fait conformément au Code du Travail, notamment. C’est pourquoi un contrôleur fiscal exigera qu’on lui présente des documents, dont certains remontant à plusieurs années. La non-présentation de documents peut valoir à l’entrepreneur une amende. Mais cela peut être bien pire. Ces mêmes archives peuvent vous tirer de situations embarrassantes, comme un litige avec un client. Un juge se basera uniquement sur vos documents papier. Ils ont ce que l’on appelle une valeur probatoire dont la durée dépend de leur nature. 

Une fois cette durée probatoire arrivée à son terme, il revient normalement au chef d’entreprise ou à une personne qu’il aura missionnée à cet effet, de supprimer les documents périmés ; sachant que certains doivent l’être au bout de deux ans, d’autres au bout de six ans etc… Pourtant, il ne faudrait pas croire que les tiers archiveurs ne sont là que pour procéder au dépoussiérage et au récolement (tri) des archives. C’est parce que les sociétés de stockage d’archives ont un champ de compétences élargi qu’il est judicieux de les solliciter pour établir un devis sur-mesure. Chaque chef d’entreprise veut une activité fluide, gagner en productivité et éviter de perdre du temps. C’est exactement ce que vous avez à gagner en faisant appel à ces professionnels ; que vous soyez artisan, profession libérale, grand groupe, collectivités.

Bon à savoir sur Pontault-Combault

Le département de Seine et Marne abrite de charmantes villes comme Pontault-Combault ou Le Plessis-Trévise. Même si elles ont le charme de la province, elles offrent à leurs habitants des loisirs que la Capitale peut leur envier : le centre photographique d’Ile de France, un  espace d’escape game et plusieurs centres de loisirs pour les petits (et les grands).

La proximité immédiate de Paris, donne aux entrepreneurs de la Région Ile de France ; et plus particulièrement à ceux travaillant à Pontault-Combault ; de réelles opportunités. Les entreprises Pontelloises (ou Ponto-Combalusiennes) en sont clairement conscientes. 

Mais il n’y a pas que les chefs d’entreprises qui peuvent se féliciter de vivre ou de travailler dans cette jolie ville. Les particuliers peuvent compter sur leur département pour les soutenir dans leurs travaux de rénovation énergétique. Faciliter la vie au quotidien, voilà un des objectifs de cette expérimentation. Même si l’expertise des sociétés d’archivage n’est désormais plus à prouver, leur but est exactement le même, quand elles interviennent au sein des entreprises de Pontault-Combault. Pourquoi vous priver de cette opportunité ?

Archivage à Pontault-Combault : obtenir un devis sur mesure

Comment procèdent les sociétés d’archivage ? Elles doivent se déplacer dans l’entreprise. Cette visite a deux buts principaux : voir la somme de travail à effectuer. Une (ou plusieurs) salles d’archives peuvent représenter bon nombre de mètres linéaires. Il faut donc avoir une estimation au plus juste pour établir un devis. Ensuite, lors de la visite, l’entreprise d’archivage va s’attacher à déterminer si les conditions de stockage sont bonnes pour la matière papier. Elles ont bien conscience que le marché de l’immobilier ne fait pas de cadeau aux professionnels qui comptent sur chaque mètre carré pour leur activité. C’est souvent pour cette raison que les documents d’archives sont relégués dans des caves ou des sous-sols. Ceux-ci ne sont quelquefois pas idéaux pour leur bonne conservation

Si vous avez dédié une belle pièce à tous ces documents, sans doute seriez-vous intéressé par le fait de récupérer ce bel espace. Mais comment faire, sachant qu’il faut conserver tous ces papiers ? Tout simplement en faisant un transfert d’archives dans des locaux appartenant à la société d’archivage. Des endroits bien entendu prévus à cet effet, tant au niveau hygrométrique qu’au niveau de la sécurité. Même si ce service est également proposé par les tiers archiveurs, vous ne serez pas obligés de penser à un déménagement

Cette méthode peut être apparentée à une vraie politique d’archivage, devant, à terme, participer à la bonne marche de l’entreprise. Recherche facilitée, temps considérablement réduit, stress au point mort : les équipes peuvent avoir accès à tous les documents souhaités pour pouvoir travailler. Elles pourront, quand l’intervention sera terminée, se référer à l’inventaire et au tableau de classement, pour pouvoir, elles aussi, ranger efficacement les bons documents. Aucun papier ne sera plus perdu ou détruit par inadvertance.

Quand les conditions de stockage sont vérifiées, l’entreprise d’archivage peut alors effectuer son cœur de métier : procéder au tri et au classement des documents.

Si toutes ces prestations ont certainement déjà dû attirer votre attention, les entreprises d’archivage peuvent encore vous rendre service. La transition numérique est un vrai plus pour les entrepreneurs. Il s’agit, en dématérialisant les factures clients, de gagner du temps et de l’argent. En effet, les coûts d’envoi, avec cette nouvelle méthode seraient réduits quasiment de moitié. Mais il est évident que cela ne représentait qu’une étape, dans une méthode globale de changement de process plus ambitieuse. A terme, on peut penser que tous les documents professionnels devront avoir été numérisés (avec le format idoine), stockés sur le support le plus adapté en fonction de l’entreprise et que cette dernière aura, là encore trouvé une politique d’e-archivage cohérente et pratique. 

Il est possible de solliciter à cet effet les entreprises d’archivage. Formation auprès des équipes ou externalisation de l’archivage numérique, elles peuvent s’occuper de dématérialiser toutes les archives papier. Au niveau sécurité, l’accès est réservé à certaines personnes (c’est le chef d’entreprise qui en décide). Plusieurs niveaux d’accréditation peuvent être donnés. Un vrai plus pour garantir la préservation des données, par exemple. Tous ces services peuvent être demandés à une entreprise d’archivage ; que ce soit pour une structure de Pontault-Combault ou ailleurs. C’est pour cette raison que le tiers archiveur a besoin de rencontrer le chef d’entreprise pour connaitre ses besoins réels afin de pouvoir élaborer un devis sur-mesure.

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