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Stocker et transférer des archives à Chartres

Les particuliers ont l’habitude de conserver des documents importants, comme leurs avis d’imposition ou encore des factures énergétiques. De temps en temps, ils font le tri quand un document n’a plus de valeur juridique ou commerciale. La somme de ces documents tient en général dans un porte-documents ou des classeurs dédiés. Les entreprises doivent procéder de même. Mais il est facile de comprendre que les documents sont plus nombreux, plus variés, surtout si l’entreprise a des salariés ou si elle est pérenne depuis plusieurs années. Il est donc courant de leur dédier une place, si ce n’est une pièce spécifique. Tous ces documents papier conservés portent le nom d’archives. Il est important, pour que ces documents ne s’amoncellent pas en monts inutiles, de procéder régulièrement à un récolement. C’est-à-dire un recensement, un tri et une destruction des documents dont la durée de conservation (archivage légal) est arrivée à son terme.

La difficulté réside principalement dans la distinction de ces différents documents et la durée de préservation qui leur est propre pour que cette action soit efficace. Cela permet alors un gain de place dans la pièce. Une méconnaissance des durées de conservation mais aussi de l’importance de ce stockage peuvent avoir des conséquences désastreuses pour l’entreprise. Selon une étude, on estime que presque 8% des documents qui doivent faire l’objet d’un stockage sont égarés ou même jetés. Le stockage doit se faire dans de bonnes conditions. Certaines entreprises préféreront des étagères garnies de boîtes, alors que d’autres opteront pour des dossiers suspendus pour le stockage de leurs documents administratifs et comptables.

Toutes les personnes devant ranger ces documents ; ce qui peut représenter un nombre important, si l’entreprise comporte plusieurs services ; doivent comprendre et intégrer la manière de classer.Toujours selon la même étude, 3% des documents d’archives seraient remisés au mauvais endroit.La perte de temps consacré à la recherche de ces papiers est à éviter, pour limiter les périodes d’improductivité. L’important étant également que cette pièce ne soit accessible que par les personnes autorisées, car les données contenues peuvent être sensibles. Il faut donc faire un stockage sécurisé.

stockage archives

Obtenir un devis gratuit à Chartres (Eure-et-Loire)

Les documents papiers ne sont pas seulement stockés dans des endroits prévus à cet effet et pour lesquels l’entreprise d’archivage a reçu un agrément. Ils sont recensés, triés, indexés selon une méthode qui est vue avec le chef d’entreprise lui-même.

Cette confiance qui s’installe entre la société d’archivage et l’entreprise contribue pour beaucoup à la réussite du projet. Il s’agit de trouver une façon de procéder qui répondra aux besoins personnalisés de l’entreprise et des membres qui y travaillent tous les jours. La liste des personnes habilitées à consulter ces documents est un point clé, surtout si ces données sont ensuite numérisées et stockées virtuellement. L’accès pourra donc se faire de façon sécuritaire.

Pour autant, il faut également que le fait de pouvoir trouver un document donné se fasse simplement. D’où l’importance de demander un devis gratuit au tiers archiveur présent sur Chartres (28) pour qu’il puisse l’établir en ayant pris connaissance de toutes vos exigences à ce sujet.

Bon à savoir sur Chartres (28)

L’Eure-et-Loir est un département dynamique. Les entreprises Chartraines en sont la parfaite représentation. Plus de 6 000 entités dynamisent le territoire dans des domaines aussi différents que la cosmétique, la maroquinerie de luxe ou encore le secteur du BTP. Ce succès implique des devis et des factures importants qu’il faut ensuite stocker de façon pertinente. Si ce travail peut vite devenir chronophage, l’ajout de l’obligation de la digitalisation des archives inquiète les entrepreneurs. Comment trouver le temps de répondre à cette injonction légale, tout en pouvant continuer à ses consacrer à son cœur de métier ? D’autant que tout ce processus doit être bien pensé. Il faut que chaque collaborateur en intègre le fonctionnement pour pouvoir le reproduire à l’avenir sur tous les documents qu’il va recevoir et émettre.

Concernant les archives papiers, la somme et la gestion des documents peuvent vite devenir un obstacle au bon fonctionnement de l’activité. Il est en effet rageant de ne pas pouvoir retrouver un document donné, surtout quand un impératif de temps y est lié (décision de justice ou audit). L’entreprise perd alors en crédibilité et en sérieux ; ce qui est une situation à éviter à tout prix. Pourquoi ne pas transférer vos archives à une entreprise spécialisée ? L’externalisation et le transfert des documents administratifs et comptables peuvent être un point fort pour votre activité. La société d’archivage peut vous offrir des conditions de conservation avec lesquelles il peut être difficile de rivaliser : protection incendie, contre les nuisibles divers (rats, insectes…), mais aussi contre les dégâts des eaux. Le stockage de vos documents d’entreprise peut se faire à proximité de Chartres ou dans ses alentours (Lucé, Le Coudray, Luisant, Lèves, Champol ou Nogent le Phaye).

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