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Société archivage Savigny-sur-Orge
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Société d’archivage à Savigny-sur-Orge (91)

Principe de l’archivage en entreprise

Le traitement des archives. Quel entrepreneur a réellement le temps de s’y consacrer ? Entre le cœur de métier de l’entreprise et l’administratif général, les journées sont déjà trop courtes.
Pourtant, il faudrait régulièrement y passer du temps pour qu’elles soient ordonnées, classées,
triées. Les archives ne sont pas que des documents poussiéreux, elles représentent plusieurs enjeux
importants. Le premier étant l’enjeu juridique. En effet, les documents importants ont une certaine
valeur probatoire ; qui peut aider l’entreprise, en cas de litige ou de contrôle fiscal, parmi d’autres
exemples.

Cette visite tant redoutée est pourtant inéluctable. Toutes les entreprises ; quelle que soit leur taille ; y sont soumises de façon périodique. Personne ne peut prédire ce moment. Pourtant, un matin, c’est là, dans le courrier : la venue du contrôleur fiscal est prévue dans 15 jours et vous devez, en tant que représentant de l’entreprise, être à même de lui montrer plusieurs documents. Certains se trouvent peut-être encore sur votre bureau. D’autres, vieux de plusieurs années, se nichent avec tous les autres dans la petite pièce de stockage et de conservation que vous avez échue à cet effet.

Une situation problématique que rencontrent chaque jour, de nombreux entrepreneurs. Comment trouver les documents en si peu de temps et surtout, êtes-vous certain de ne pas les avoir supprimés ? Cette angoisse peut cependant être atténuée si vous anticipez en faisant appel à une société d’archivage. Qu’est-ce que c’est exactement et pourquoi solliciter ses prestations ? C’est ce
que nous voyons tout de suite.

Trouver une entreprise d’archivage à Savigny-sur-Orge

La confrontation avec un juge ou un contrôleur du fisc peut être l’élément déclencheur, à moins que cela n’ait été la mise en place de la loi sur la transition numérique. Toujours est-il que ; entrepreneur savinien ou travaillant aux quatre coins de France ; vous avez fait le même constat : vous avez un
sérieux problème d’archivage. Combien de fois vous êtes-vous mis à chercher en vain, un document, pour répondre à un client ou encore à une instance administrative ? Il est impossible de se souvenir de tout et il est courant de dire que les archives sont la mémoire de l’entreprise, à juste titre.
Quand on a réfléchi à la possibilité d’internaliser la gestion des archives (stockage, conservation,
dépoussiérage), on se rend rapidement compte que cela est infaisable. Il faut que la personne ait certaines compétences qui ne s’acquièrent pas si facilement que cela. Enfin, il est impératif qu’elle ait du temps pour effectuer cette tâche : sans connaissance préalable de l’archivage, elle va passer de longues heures, ne serait-ce qu’à faire un début de tri. Passer par l’externalisation et donc ; des
personnes compétentes en la matière ; ne peut être qu’un gain de temps et d’argent ; que ce soit sur le court ou même long terme. Car des archives bien ordonnées et bien stockées contribuent à ce que l’entreprise fonctionne mieux, au quotidien.
Si vous n’êtes pas encore convaincu des services que peut vous rendre un prestataire d’archivage, notez bien toutes les prestations décrites ci-après. Elles vous permettront d’avoir une idée plus claire ensuite de ce qui va figurer sur le devis que vous ne manquerez pas de lui demander.

Bon à savoir sur Savigny-sur-Orge (91)

Dans la région Ile de France et plus particulièrement dans le Département de l’Essonne, se trouve la ville de Savigny-sur-Orge. Connue pour sa douceur de vivre, comme les communes voisines Sainte-Geneviève-des-Bois et Morsang-sur-Orge, elle séduit également par son dynamisme.

Plus de 4 200 entreprises ont su y trouver leur place pour le plus grand bonheur des saviniens.
Leur pérennité est bonne puisque l’âge moyen d’une entreprise dans cette commune est de 12 ans.
Plus d’une décennie à entreposer des archives, qui peu à peu, ont certainement été oubliées et
négligées. Cela ne représente néanmoins pas un problème pour les chefs d’entreprises qui savent
qu’ils peuvent compter sur les compétences variées des prestataires d’archivage pour y remettre
bon ordre.

Archivage à Savigny-sur-Orge : obtenir un devis sur mesure

Une entreprise de stockage d’archives ne se contente pas de ranger des feuilles dans des boites.
Cela est à la portée de tous. L’archivage nécessite plus de minutie et des connaissances diverses. Prenons l’exemple des conditions de stockage. Qui sait quel niveau d’humidité convient à la matière papier ? Pourtant, cela est essentiel à savoir pour ne pas se retrouver avec des documents moisis, indéchiffrables et donc, inutilisables. Connaissez-vous dans le même ordre d’idée, tous les nuisibles qui s’attaquent aux documents papier ? C’est parce que les tiers archiveurs ont conscience de tous ces problèmes qu’ils vont regarder l’état de conservation de vos documents. Si tout va bien, ils pourront commencer leur tâche. Sinon, ils vous conseilleront sans doute de les bouger de place.
Si vous n’avez pas d’autre endroit au sein de votre entreprise, il est possible de procéder au
transfert de votre fonds documentaire dans des locaux de stockage spécialisés, que possède la société d’archivage. Outre la satisfaction de pouvoir conserver vos documents à l’abri, cette action vous assure un gain de place considérable. Si vous envisagez de vous développer et donc d’opter pour des locaux plus grands, elle pourra vous proposer le service de déménagement d’archives. Ne prenez pas le risque de voir disparaitre un ou plusieurs cartons, lors du transport de vos documents.
Ils renferment des données essentielles et confidentielles pour certaines d’entre elles.
C’est pour cette raison que lors du récolement ; action qui consiste à trier les documents en fonction
de la validité de leur durée probatoire ; le prestataire archiveur se chargera de supprimer de façon
sécurisée les documents périmés et ce, en toute confidentialité.

Après ce dépoussiérage, vientl’étape décisive du classement. Ce moment n’est pas à sous-estimer car il permettra, quand la société d’archivage aura terminé son travail, de continuer à ranger et classer les documents futurs de l’entreprise.
Après tout cela, l’entreprise remet un inventaire des documents restants. Cette opération, elle la fait
dans toutes les entreprises qui font appel à elle, mais aussi dans les mairies, dans les hôpitaux, les
musées. Si toutes ces prestations achevaient de vous convaincre de faire rapidement appel à elle,
sachez que l’entreprise d’archivage se charge aussi de la numérisation et du stockage de tous ces
documents. La loi sur la transition numérique fait désormais partie de vos obligations
entrepreneuriales. Cela ne signifie pas pour autant que vous en maitrisiez tout le fonctionnement, ni
même que vous en ayez compris tout le potentiel, pour votre entreprise.
Faites confiance aux sociétés de stockage d’archives pour mettre tout cela en place, lors d’un
accompagnement personnalisé. Vous et vos équipes serez formés et opérationnels : format à
adopter, type de support qui serait le plus judicieux en fonction de votre fonctionnement habituel, e-
administration de vos archives dématérialisée, vous allez gagner en productivité, tout en réduisant
vos coûts. Une phrase qui ne peut que vous parler, en tant que professionnel. Le devis sur mesure
prend donc ici toute sa signification car chaque entreprise a ses besoins propres, en termes
d’archivage. Cela dépend du soin qu’elle a pu y apporter depuis la création, la place qu’elle a pu lui
accorder au sein de ses locaux et du temps qu’elle peut consacrer à son classement. Beaucoup de
paramètres souvent incompatibles avec la vie habituelle d’un chef d’entreprise.

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