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Société archivage Villeneuve-Saint-Georges
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Société d’archivage à Villeneuve-Saint-Georges (94)

Principe de l’archivage en entreprise

Vous recevez un document professionnel. Qu’en faites-vous ? N’avez-vous pas le réflexe de le conserver ? Oui, et c’est bien naturel. Quand on crée une entreprise, les structures d’accompagnement vous exhortent à le faire. On sait que les documents papier ont de la valeur. Mais de quelle valeur parlons-nous ? Tous les documents ne sont pas soumis à la même enseigne. Certains n’ont qu’une valeur informative et peuvent être supprimés.

D’autres, au contraire, ont une valeur de preuve. Il est donc impératif de les conserver pendant quelques années. La durée dépend du type de document. C’est justement parce que cela est compliqué, par exemple, de faire le distinguo entre plusieurs documents comptables, que les chefs d’entreprise se contentent de les ranger dans des boîtes et de les mettre dans un endroit dédié. 
Pourtant, même si le premier réflexe de conservation est bon, il faut aller bien au-delà.

Il peut devenir difficile au bout de quelques années de retrouver un papier, quand celui-ci repose avec plusieurs milliers d’autres. Avoir des archives bien ordonnées est donc une nécessité, surtout qu’aucun entrepreneur n’est à l’abri qu’une instance administrative ou judiciaire lui demande d’en présenter quelques-uns pour des occasions spécifiques (litige, contrôle fiscal, demande d’aide financière etc…). Si vous n’avez pas le temps de consacrer du temps au classement de vos archives, pourquoi ne pas demander un peu d’aide ? 

Trouver une entreprise d’archivage à Villeneuve-Saint-Georges

Il est révolu le temps où une entreprise ; confrontée à ses limites (de connaissances, de temps, de moyens, de personnel), renonçait à un projet qui aurait pu lui permettre d’évoluer. Si toutes les structures ne peuvent pas embaucher dans un premier temps, elles peuvent externaliser un travail, une mission à un prestataire extérieur. Passer par une société d’archivage est donc tout à fait envisageable ; quand on ne peut pas internaliser cette tâche. Il faut déjà comprendre que l’archivage ne s’improvise pas. Il est tout à fait possible de le faire, dès la création, avec du temps, du bon sens et de l’organisation. Mais quand on s’est laissé déborder depuis plusieurs années, il est préférable de faire appel à des experts. 

Car, qui, parmi vos salariés connait le taux d’humidité acceptable pour la matière papier ? Qui pourra, sans se tromper, procéder au récolement de ces milliers de feuilles ? C’est parce que les tiers archiveurs peuvent s’en charger (et plus encore) qu’il est préférable de les contacter pour demander un devis sur mesure. Cette expression n’est pas galvaudée. Toutes les entreprises ont un mode de fonctionnement différent, un nombre d’employés qui n’est pas le même et les documents qui sont dans les archives sont, eux aussi, uniques à bien des égards. Il est important donc de passer par des professionnels pour procéder au récolement et au classement au regard de votre façon habituelle de travailler.

Bon à savoir sur Villeneuve-Saint-Georges

Près de Montgeron et de Limeil-Brévannes se trouve Villeneuve-Saint-Georges, une ville aux abords de Paris. Sise dans la Région Ile de France et plus précisément dans le département du Val de Marne, Villeneuve-Saint-Georges incarne ce que l’on peut trouver de mieux, si près de la Capitale de la France.

Elle aurait pu se contenter de cette proximité, mais elle souhaite tous les jours développer son identité propre. Les Villeneuvois peuvent se détendre en forêt de Sénart ou encore profiter du Parc Départemental de la Plage Bleue. Au niveau économique, la ville peut se targuer d’avoir su attirer presque 1 700 entreprises. Que ce soit en plein centre ou dans les zones d’activités, le fait d’avoir une desserte routière de qualité est un véritable atout. Les entrepreneurs le savent et redoublent d’ardeur pour garantir la pérennité de leur activité. Accaparés par cette tâche au quotidien, ils en viennent à délaisser leurs archives. Une situation qui, bien qu’épineuse n’est pas inéluctable.

Connaitre une société d’archivage leur permettra de trouver une solution efficace. Une salle d’archives bien ordonnée, c’est une entreprise qui gagne en productivité et donc en compétitivité. Aux portes de Paris, c’est une stratégie qui prend tout son sens.

Archivage à Villeneuve-Saint-Georges : obtenir un devis sur mesure

L’intégrité de vos documents papier est-elle en péril ? Pour cela, les tiers archiveurs que vous allez solliciter vont regarder votre lieu de stockage. Endroit sec, sans lumière trop vive, exempt de rongeurs et d’insectes, tout va bien, le travail peut commencer. Sinon, le tiers archiveur peut vous proposer une solution pour sauver vos papiers : le transfert d’archives. La société d’archivage possède des locaux dans lesquels elle peut transporter et conserver vos archives papier. En plus, vous avez un service de gardiennage, car vos documents comportent des données importantes. 

Cette option dont vous parlera la société d’archivage revêt un autre aspect qu’il peut être intéressant de considérer. Même si votre salle d’archives est saine, peut-être souhaiteriez-vous avoir un gain de place. C’est normal. Les entreprises sont faites pour se développer et embaucher. Pourquoi déménager, alors que le transfert d’archives vous permet d’avoir à nouveau une pièce libre et tout cela, sans négliger vos archives papier ? Comme vous le constatez le transfert d’archives ; même s’il suppose un transport de vos documents papiers, n’est pas le même service que le déménagement d’archives. Dans ce cas, la société de stockage d’archives se charge d’acheminer tous vos papiers de votre ancien local au nouveau, sans risque de vol ou de perte. 

Quand le problème du stockage est résolu, vient le moment du dépoussiérage et du tri. Les documents n’ayant plus de valeur sont dûment détruits, en respectant toutes les règles de sécurité. Il ne reste plus que vos documents ayant tous une valeur probatoire en cours.

 La liste en est faite (inventaire) et les documents sont classés pour vous permettre, au quotidien, de les retrouver sans effort. Vous ne perdrez plus de temps à chercher un document, ni à avoir des suées froides en cas de demande par un tiers. Vous n’aurez qu’à entrer, ouvrir une boîte ou un dossier et vous trouverez votre papier en quelques minutes. Quel gain de temps. On estime qu’il est possible de perdre 25% de son temps de productivité à rechercher un document. En tant qu’entrepreneur, vous savez que ce temps peut être mieux employé : chercher de nouveaux prospects, faire de la relance de devis, envoyer une facture à votre client.

D’ailleurs, comment avez-vous vécu le début de la transition numérique ? Sans doute avez-vous constaté que cette loi vous a permis de faire des économies, si vous étiez habitués à envoyer vos factures par courrier. Mais force est de constater que les chefs d’entreprises ne sont pas tous équipés face à ce changement. Les entreprises d’archivage, là encore, peuvent répondre à de nombreux questionnements. Comme elles ont pu mettre une politique d’archivage efficace dans vos papiers, pourquoi ne le ferait-elle pas pour vos documents numérisés ? Cette e-administration peut lui être totalement externalisée. Elle se chargera de trouver un espace de stockage ad hoc, en fonction de votre façon de travailler, de la somme de documents produits. Ces documents seront toujours consultables. Il sera même possible d’en limiter l’accès, si vous le souhaitez, en créant des niveaux d’accréditation. Tous ces détails peuvent être vus avec la société d’archivage pour un devis réellement personnalisé.

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