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Société archivage Vincennes
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Société d’archivage à Vincennes (94)

Principe de l’archivage en entreprise

Archiver ses documents signifie qu’il faut les trier, les classer et les ranger. Pourtant, faute de temps, pour les entrepreneurs d’aujourd’hui, archiver consiste souvent en le fait de mettre des papiers dans des cartons ou juste empilés sur des étagères. Qui pourrait les blâmer pour cette situation ? Les journées ne sont pas extensibles et le monde entrepreneurial est de plus en plus compétitif. Pourtant, même si le sujet est peu exploité, des archives bien ordonnées jouent un rôle à ne pas mésestimer dans la gestion quotidienne d’une activité. 

Tout le monde ; entrepreneur ou employé ; s’est déjà retrouvé face à l’impossibilité de retrouver un document qui l’aurait aidé à accomplir une tâche. Le temps passé pour sa recherche est un temps non productif. Des termes forts qui parlent forcément aux professionnels. Au-delà de ces situations quotidiennes, il est aussi possible qu’une instance judiciaire, fiscale ou administrative ait besoin d’un ou plusieurs documents.

Comment être en mesure de les leur fournir si aucun récolement et rangement n’est effectué ? Si vous ne vous sentez pas étranger à cette description, il est fort probable que vos archives aient été négligées depuis quelques années. Que ferez-vous en cas de contrôle fiscal ou si un client réclame un papier, suite à une prestation ? Heureusement, des sociétés d’archivage peuvent vous tirer de ce mauvais pas.

Trouver une entreprise d’archivage à Vincennes (94)

Même si l’on est plein de bonne volonté, redonner sens à une salle de stockage d’archives encombrée peut se révéler une expérience très désagréable. Il faudrait passer énormément de temps pour effectuer ne serait-ce que le dépoussiérage des anciens documents. Certains d’ailleurs, ne doivent plus être conservés, car leur durée probatoire est dépassée. Mais comment arriver à savoir quel document, qui ressemble tellement à un autre, doit rester au sein de ces murs, alors qu’un autre doit être détruit.
C’est justement pour cela qu’externaliser la tâche de l’archivage peut vous soulager. 

Il existe en effet des entreprises qui se sont spécialisées dans l’archivage et l’aide aux professionnels et aux collectivités. Pour les mairies, il est en effet obligatoire de procéder au récolement des archives à chaque nouveau mandat. Hôpitaux ou musées possèdent un fonds documentaire important et pas le personnel pour pouvoir faire un tri et un classement. Ils font régulièrement appel à des prestataires extérieurs. En tant qu’entreprise, vous pouvez passer par elles ; pour des archives mieux organisées

Conscientes que les archives constituent une véritable plus-value pour l’activité, elles proposent des services et des prestations variées et efficaces, pour que vous redeveniez maîtres de votre fond documentaire. Vous ne craindrez donc plus le passage du contrôleur fiscal ou le fait d’être convoqué au tribunal pour une situation litigieuse. Au quotidien, votre travail sera facilité. Tout sera accessible en un instant ; que ce soient vos archives papier ou vos documents numérisés. Car oui, les prestataires d’archivage peuvent se charger de cela aussi. Si vous êtes intéressé, il est important de le mentionner lors de votre premier contact pour que l’entreprise puisse rédiger un devis entièrement personnalisable.

Bon à savoir sur Vincennes

Tout le monde connait ; ne serait-ce que de nom ; le Château de Vincennes. Pour s’y rendre, quand on est touriste français ou étranger, une seule destination : la Région Ile de France et plus précisément le département Val de Marne.

Mais Vincennes ; ville qui trouve sa place à côté de celle de Saint-Mandé, plait aussi à cause de son centre aquatique ou encore du Musée Fragonard. Les entreprises vincennoises se réjouissent tous les jours d’être à la porte de la Capitale. Paris, en effet a tant à offrir en termes d’opportunités. Forte de cette position géographique, la municipalité a souhaité tirer profit de cette proximité. Depuis les années 80, la ville a considérablement changé, décidée à s’ouvrir sur l’avenir. Certains quartiers ont été créés, et ce, pour favoriser l’économie locale. 

C’est un pari réussi, à tel point que les entrepreneurs n’ont que peu de temps à accorder à la digitalisation ou encore le tri de leurs archives. Connaitre des tiers archiveurs devrait leur permettre de continuer sur cette belle lancée, tout en conservant une salle des archives bien ordonnée.

Archivage à Vincennes : obtenir un devis sur mesure

Vos archives sont un casse-tête et vous ne savez pas comment y remédier ? Contacter une société d’archivage semble la solution la plus adaptée, surtout que ces professionnels ne se contentent pas de ranger la salle de stockage des archives (même si, a priori, c’est la raison première pour laquelle on les sollicite). En réalité la tâche est beaucoup plus complexe que cela et les prestations annexes relativement protéiformes. Les blattes ; que l’on connait aussi sous le nom de cafards ; adorent les cartons. Et ils se délectent du papier. C’est le cas d’autres insectes, mais aussi de rongeurs. 

En trouver dans votre salle d’archives n’est pas anodin. Ils risquent de coloniser toute votre entreprise. De plus, vos documents peuvent être irrémédiablement endommagés. Vérifier l’état de conservation de vos archives est donc la première chose que vérifie l’entreprise d’archivage. Une fois que le lieu de stockage est passé en revue, deux situations sont à envisager. Votre pièce est saine et les agents travaillant pour la société d’archivage vont pouvoir commencer à faire leur office. La salle des archives est compromise : pas de panique, il existe une solution en le transfert d’archives. Les entreprises d’archivage possèdent des locaux sécurisés dans lesquels ils peuvent entreposer tous vos documents papier. Une aubaine pour un chef d’entreprise qui trouve là deux bénéfices potentiels : savoir que ses archives sont en sécurité et avoir un gain de place, une fois que la pièce sera assainie.

Après le tri des papiers n’ayant plus de valeur probatoire, il ne reste qu’à trouver une politique d’archivage qui sera adaptée aux besoins de votre structure. Si vous avez choisi d’externaliser l’archivage électronique, chaque document restant sera numérisé au bon format et stocké dans un espace dédié. Les tiers archiveurs vous expliqueront tout sur cette administration d’archives qui va vous permettre de gagner un temps précieux, sans compter sur les économies que l’on peut réaliser. La loi sur la transition numérique ; n’impliquant pour l’instant que la dématérialisation des factures clients ; permet de réduire les coûts quasiment de moitié. Imaginez le potentiel, quand tout deviendra virtuel. 

Pourtant, le moment où l’on fera disparaitre les archives papier n’est pas encore à l’ordre du jour. Aussi, ne profitez pas d’un déménagement de vos locaux pour vous en débarrasser. Au contraire, vous l’avez vu, vos archives sont un bien précieux auquel il faut porter un peu d’attention ; même dans des circonstances comme un déménagement. Les sociétés de stockage et de gestion de l’archivage peuvent se charger de les transporter d’un endroit à un autre, pour garantir leur sécurité. Comme nous venons de le voir, les services des entreprises d’archives sont relativement variés. Cet impressionnant panel permet aux entreprises de se décharger d’un travail ardu et cependant nécessaire, pour la bonne marche de leur activité. Si vous vous sentez dépassés par le travail à accomplir, faites confiance aux tiers archiveurs pour y mettre bon ordre. Quand ils seront partis, votre salle d’archives sera tout à fait métamorphosée : ordonnées, indexées, vos archives pourront être consultées en quelques instants, quelle que soit la date d’émission ou de réception.

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