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Société archivage Viry-Châtillon
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Société d’archivage à Viry-Châtillon (91)

Principe de l’archivage en entreprise

L’archivage incombe au chef d’entreprise ; au même titre que le fait d’être un peu commercial,
gestionnaire et chef de publicité. Pourtant, si les trois derniers points lui permettent de transformer
rapidement un devis ou ne serait-ce qu’un contact en vente ; le potentiel des archives semble plus abscons. Comment, en effet, peut-on compter sur les archives papier pour gagner en productivité ?
Pourtant, il est prouvé qu’une bonne gestion du fonds documentaire est un élément clé dans la réussite d’une activité. Il est ainsi plus facile de trouver une information quand on en a besoin.

Un salarié qui ne trouve pas un document et s’escrime à le chercher parce que l’information contenue
est essentielle à sa tâche peut perdre 25% de sa journée.
Une perte de temps et d’argent intolérable pour un entrepreneur. Pourtant, ce n’est pas forcément
la faute du salarié si les documents ne sont pas bien classés dans la salle de stockage des archives.
Outre cette perte de temps, le fait de ne pas pouvoir présenter des documents peut avoir des
conséquences fâcheuses. Différentes instances ; qu’elles soient juridiques ou fiscales ; peuvent demander des documents papier pour vérifier une situation et régler un conflit.

De même que toute entreprise française peut faire l’objet d’un contrôle fiscal.
Il est encore plus rageant de savoir que les documents sont présents, mais qu’il est impossible de les
trouver parmi quelques centaines de milliers d’autres. Certainement que votre salle des archives
aurait besoin, entre autres, d’un récolement. Vous ne connaissez pas ce terme ? Pourtant, il s’agit
d’une des prestations que vous pouvez demander à une société d’archivage.

Trouver une entreprise d’archivage à Viry-Châtillon (91)

50 000 entreprises françaises reçoivent le courrier tant redouté du fisc, chaque année. Il s’agit ici d’une véritable loterie. Il s’agit, quand la liste des documents exigés est jointe au courrier, de se
rendre dans la salle des archives, de les retirer des différents classeurs ou boîtes de rangement pour les préparer. C’est aussi simple que cela. Enfin, cela devrait être aussi simple que cela. Mais si vous
n’avez jamais prévu de classement spécifique de tous vos documents professionnels, cela risque d’être nettement plus compliqué.
Une société de stockage d’archives peut remédier à cette situation en remettant de l’ordre dans votre salle d’archives. Pourtant, ce n’est pas la seule prestation que les tiers archiveurs mettent au
service des entreprises. Car, pour que des archives soient opérationnelles et représentent une vraie plus-value, il ne suffit pas d’avoir des boîtes bien rangées sur des étagères. Il faut pouvoir se repérer dans tous ces documents pour trouver rapidement celui qu’il vous faut.
Il est dans ce cadre, pour limiter le temps de recherche, recommandé d’effectuer le tri (récolement) des archives pour enlever celles qui ne représentent plus de valeur probatoire. Ces documents sont ceux qui peuvent donc vous être demandés. Ceux dont la durée probatoire est dépassée peuvent
être détruits. Il est pourtant nécessaire de procéder avec soin à cette étape, car vos documents comportent des données confidentielles. Commencez-vous à comprendre l’enjeu ; ou devrait-on
dire les enjeux pluriels que représentent vos archives ? N’attendez pas pour demander un devis. Les services proposés pourraient vous étonner. Nous vous en disons plus ci-après.

Bon à savoir sur Viry-Châtillon (91)

21 petits kilomètres, c’est la distance qui sépare Viry-Châtillon, en Région Ile de France dans le Département de l’Essonne de Paris.

Ce sont donc ces 20 kilomètres qu’ont seulement à parcourir les clients parisiens pour venir grossir le chiffre d’affaires des quelques 1 700 entreprises castelviroires.
Ces dernières ont donc fort à faire pour les satisfaire : créer de nouveaux services ou proposer des prestations adaptées à leurs besoins.
Sans doute qu’occupées à toutes ces tâches entrepreneuriales, elles n’ont que peu de temps à consacrer à leur archivage. Maintenant qu’elles connaissent l’importance de s’y atteler sans attendre, elles vont pouvoir contacter une société spécialisée. Tri, classement et ensuite rangement de tous leurs documents seront faits en bonne et due forme pour leur permettre d’être encore plus
productives, au quotidien.

Archivage à Viry-Châtillon : obtenir un devis sur mesure

Vos archives sont laissées à l’abandon depuis trop longtemps et vous voulez y mettre bon ordre ? Sage décision. Pourtant, vous le constatez chaque jour, vous n’avez pas une minute à consacrer à ce travail et personne, dans vos salariés, n’a les compétences pour le faire. L’externalisation des tâches n’est plus anecdotique, dans le monde entrepreneurial d’aujourd’hui. Il est devenu monnaie courante de passer par un prestataire extérieur pour gagner en compétitivité. Les entreprises d’archivage peuvent vous aider non seulement pour vos documents papier, mais aussi pour vos documents numériques

Les uns comme les autres sont essentiels désormais. Les documents dématérialisés ; même s’ils répondent à la loi sur la transition numérique ; ne vont pas encore remplacer les documents papier. C’est pourquoi il est essentiel de créer une administration pour les deux types de documents. La numérisation des archives peut prendre beaucoup de temps, surtout si l’on ne possède que peu de connaissance dans ce domaine. De même, vous risqueriez de dématérialiser des documents qui n’ont plus de raison d’être, car vous n’aurez pas eu le temps de procéder à un dépoussiérage

En externalisant ces tâches, vous êtes certain d’avoir un travail complet. La société d’archivage va, dès les premiers moments, demander à voir votre salle d’archives. En tant que professionnel, il lui importe de voir les conditions de stockage. La bonne conservation de vos documents en dépend. Certaines pièces sont idéales, car elles sont bien ventilées, sans pour autant avoir d’humidité. Leur fréquentation et la compulsion régulière des archives font qu’il est facile de s’apercevoir de la présence de nuisibles. Mais toutes les archives ne sont pas logées à la même enseigne.

Si les conditions ne sont pas bonnes, le prestataire archiveur peut mettre en place ; avec l’accord bien entendu du chef d’entreprise ; le transfert des archives papiers. Les documents sont acheminés vers des locaux plus adaptés où ils jouiront en plus d’une surveillance. On confond souvent le transfert avec le déménagement d’archives. Cela n’est évidemment pas la même prestation. Quand une entreprise change de local, il peut sembler hasardeux de déménager toutes ces caisses de documents papier. Qui sait ce qui peut arriver en cours de route. Un carton perdu et ce sont des archives importantes à jamais perdu. Confiez sans attendre ce transport aux sociétés d’archivage.

Quand les conditions d’entreposage sont vérifiées, les professionnels archiveurs peuvent ensuite, après le tri, trouver la meilleure façon de classer les documents. Vous choisirez peut-être de le faire par type de document et ensuite par année. Trouver un document n’aura jamais aussi aisé, quand la société de stockage d’archives aura fini son travail. Il vous appartiendra, par la suite, d’adopter définitivement cette façon de faire, pour que tous vos documents soient dument classés et indexés. Si vous êtes intéressé par la numérisation et le stockage de vos documents papier, parlez-en avec votre interlocuteur. Celui-ci pourra vous en dire plus sur l’e-gestion qu’il a la capacité de vous proposer pour votre structure. Sécurisation des données, espace de stockage adapté en fonction du nombre de documents générés et reçus, bonnes conditions de conservation, accès restreint ou non, toutes les demandes peuvent être faites. Un devis sur mesure s’impose donc, vous le constatez, pour satisfaire vos envies d’archives bien pensées, bien classées et bien ordonnées. 

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