L’archivage d’une fiche de paie est obligatoire pour l’employeur. Celui-ci doit respecter la durée de conservation des bulletins de ses salariés, afin d’éviter tout problème avec la justice en cas de contrôle de l’inspection du travail. Faire l’acquisition d’un logiciel de paie est recommandé pour optimiser le processus, gagner du temps et sécuriser au mieux ces données. Découvrez pourquoi il est important d’archiver les bulletins de paie, les sanctions encourues en cas de manquement à cette obligation, ainsi que les avantages et les fonctionnalités des logiciels de gestion de paie. Pour un archivage fiche de paie réussi, faire appel à un professionnel est l’option la plus rentable et efficace.
Archiver les fiches de paie de ses salariés est obligatoire depuis le 1er août 1998. L’entreprise doit conserver un double des bulletins de paie, soit une copie de ce document en version électronique ou en version papier. Étant donné que l’employeur doit garder une copie en cas de contrôle de l’inspection du travail, il est nécessaire qu’il respecte le délai imposé par la loi. Avant le 1er août 1998, l’archivage des fiches de paie des salariés n’était pas une obligation. En effet, le chef d’entreprise devait élaborer un livre de paie. Ce livre de paie lui permettait de regrouper les informations qui se trouvent sur les bulletins de salaire.
Un salarié n’a pas l’obligation de conserver ses bulletins de salaire, néanmoins, cela reste fortement recommandé. Par conséquent, aucune durée obligatoire n’est imposée à ce dernier. Les mentions obligatoires d’une fiche de paie indiquent justement cette information “Dans votre intérêt, conservez ce bulletin de paie sans limitation de durée”.
La durée de l’archivage des bulletins de paie pour un employeur est différente selon s’il s’agit d’une version papier ou d’une version numérique.
Le délai obligatoire de conservation du bulletin de paie en format papier par l’employeur est de minimum 5 ans.
Le délai obligatoire de conservation des fiches de paie dématérialisées est de :
Ces différentes durées prennent effet à partir de la date à laquelle la fiche de paie a été transmise à l’employé. Il est possible pour l’entreprise d’envoyer cette transmission des bulletins de salaire par voie électronique, voie postale ou encore de la rendre en main propre.
Si l’employeur subit un contrôle de l’inspection du travail, celui-ci est tenu de présenter un double des feuilles de paie de tous ses salariés, soit en document papier, soit en document dématérialisé. En cas de non-respect de l’archivage de la fiche de paie, l’employeur peut être sanctionné par une contravention de 3ème classe. Les sanctions encourues sont notamment une amende de 450 € maximum.
Pour sécuriser une fiche de paie archivée, l’employeur dispose de plusieurs solutions. Pour une gestion et une sécurisation de la paie efficace, l’entreprise peut utiliser :
Un logiciel de paie pour l’archivage, également appelé logiciel de traitement de la paie, désigne un outil informatique qui donne la possibilité aux entreprises d’avoir une gestion et une automatisation de la totalité des processus relatifs aux ressources humaines. Ce processus administratif de la paie concerne l’entrée des salariés jusqu’à leur sortie. Cette solution d’archivage est efficace pour l’établissement d’une fiche de paie complète et des déclarations obligatoires. Ce type de logiciel permet de gérer la paie et le personnel. Deux types de logiciels de paie existent :
Peu importe le logiciel pour la paie choisi, ces deux derniers sont destinés à la gestion du traitement de paie en interne.
Un logiciel pour un archivage fiche de paie apporte une multitude d’avantages :
Les logiciels de gestion de paie pour archiver les bulletins de salaire présentent de nombreuses fonctionnalités. Ils permettent d’éditer les fiches de paie des salariés et d’intégrer les états de contrôles et les éléments variables au cours de chaque étape, de tenir un registre personnel et de gérer l’épargne salariale et les engagements sociaux. De même, ce type de solution permet un archivage légal et une dématérialisation des bulletins de salaire. L’une des autres fonctions de ce logiciel est d’intégrer automatiquement dans la comptabilité les écritures de paie et de réaliser la Déclaration Annuelle des Données Sociales ou DADS. Les logiciels de ce type éditent des tableaux de bord pour le reporting, réalisent des documents administratifs RH et proposent la télé-déclaration des DSN (Déclaration Sociales Nominatives). Bien choisir son logiciel de paie est essentiel pour que l’entreprise puisse gérer efficacement les bulletins de ses collaborateurs. Pour y parvenir, elle doit définir ses besoins et son budget au préalable pour trouver la solution d’archivage fiche de paie adéquate qui répond à ses attentes. Les logiciels pour la dématérialisation des bulletins de paie offrent donc plusieurs fonctionnalités qui permettent à l’entreprise de gagner du temps et de sécuriser ces documents. Un portail en ligne donne la possibilité aux salariés d’avoir un accès facile au logiciel et ainsi de consulter son bulletin de salaire dès qu’il en a besoin.
Pour obtenir plus d’informations concernant les logiciels de paie pour archiver les bulletins de ses salariés, faire une demande de devis en ligne, gratuit et sans prise d’engagement est fortement recommandé. Cela permet à l’entreprise de sélectionner le logiciel d’archivage de fiche de paie correspondant à ses besoins et à sa situation financière. Pour solliciter un devis logiciel de paie, l’employeur doit remplir rapidement un petit formulaire et indiquer plusieurs informations pertinentes. Une fois que le formulaire est envoyé, un professionnel contacte l’entreprise dans les plus brefs délais. Il faut notamment renseigner son nom, son prénom, le nom de sa société, ses coordonnées, comme son adresse, son e-mail et son numéro de téléphone. De même, cette dernière doit préciser la taille de son entreprise et le type d’archive.
REISSWOLF est agréé par le service interministériel des Archives de France (SIAF)
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Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents sur supports physiques (V7) et à la norme NF Z 40-350 (version de novembre 2021).
