Devis Archivage

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Quel est votre besoin ?

Devis, factures, commandes de matériel, impôts, lettres aux clients ou aux fournisseurs : chaque entreprise émet et reçoit chaque jour des documents. Certains doivent être conservés. Quand on est un professionnel et que le temps manque, ces derniers peuvent rapidement s’amasser. Les entreprises sont en outre sommées de passer au tout numérique. Comment faire ?

Qu’est-ce que l’archivage en entreprise ?

Les archives, dans une entreprise, sont importantes, à tel point que l’on peut en trouver une définition très concrète dans le Code du Patrimoine (article L211-1), qui les classifie en trois catégories distinctes. Les archives courantes sont des documents dont l’entreprise et ses salariés se servent de manière quotidienne ou usuelle. En fonction de leur nature, leur valeur n’est effective qu’aux yeux de leurs utilisateurs, pour bien effectuer leurs tâches. Les archives intermédiaires ont une valeur légale. A ce titre, elles doivent être conservées pendant une durée donnée ; qui change en fonction de leur nature, le plus souvent ; d’où l’importance de bien les distinguer les unes des autres. On parle de valeur légale, car ce sont des documents qui peuvent servir en cas de litige, notamment, et que l’on doit être en mesure de produire devant un tiers (un juge, un contrôleur du fisc ou un client mécontent) sous peine de s’exposer à des sanctions, dont financières.

Enfin, les archives définitives ; qui, au contraire des précédentes ; n’ont pas de durée de péremption et doivent être conservées pendant toute la durée de vie de l’entreprise, voire même après, dans certaines situations car leur valeur est non seulement administrative ou juridique, mais peut être patrimoniale. Souvent, les entrepreneurs ont conscience que leurs documents professionnels ont une certaine importance, notamment au moment de devoir faire leur bilan annuel et font appel à leur expert-comptable ou quand ils subissent un contrôle fiscal. Mais faute de temps et parce que la tâche est hautement rébarbative, peu prennent le temps de les ranger correctement. Cela a pour conséquence de ne pas pouvoir retrouver un document alors que l’on en a besoin, voire d’en supprimer beaucoup qui ont encore une valeur légale. Les chiffres sont éloquents à cet égard : 15%, c’est le temps productif que perdent des personnes à chercher une information qu’elles savent sur un certain document, sans parvenir à le trouver. 7%, représente la moyenne de documents importants qui, chaque année sont perdus ou jetés par inadvertance ou par absence de connaissance en termes d’archivage.

Quelles activités sont concernées par l’archivage ?

Chaque entreprise, dès lors qu’elle est en activité, génère des documents tous les jours et en reçoit de ses clients ou encore de ses fournisseurs ou partenaires. Si les microentreprises ou les TPE sont moins impactées par le phénomène (mais pourraient l’être à la faveur d’un développement de leur activité), toutes les autres peuvent posséder, au bout de quelques années des milliers ou des millions de feuilles. Qu’on leur consacre en début d’activité une armoire ou une pièce entière, voire plusieurs, pour les grands groupes, il est évident que les archives papier prennent de la place. Certaines professions sont également très touchées par l’archivage ; comme les huissiers, les avocats ou les notaires. Mais cela sera aussi le cas des centres hospitaliers et des cliniques. En effet, toutes ces entreprises possèdent des archives concernant leurs patientèle ou clientèle pendant de nombreuses années. Dans le secteur médical, cela permet de limiter les erreurs humaines, notamment, mais aussi de proposer un meilleur suivi des patients.

Là encore, concentrés sur leur cœur de métier : soigner, accompagner, conseiller, ces professionnels n’ont que peu de temps à accorder à leur système d’archivage, ce qui, à la longue peut se révéler préjudiciable à plus d’un titre. Autre gageure qui touche tous les secteurs d’activités et les entreprises de toutes tailles ; y compris les microentreprises dans un futur proche : l’obligation de viser le tout numérique. Cette transformation a déjà commencé avec l’obligation d’utiliser une facturation digitale. Le but, par la suite, est d’avoir des structures qui fonctionneront avec zéro papier. Pourtant, pour cela, il faut arriver à numériser ses documents usuels dans les meilleures conditions, ce qui n’est déjà pas aisé, mais aussi digitaliser l’ensemble de ses archives papier. Comment faire, quand on se sent désemparé devant l’ampleur de la tâche ?

Quelles sont les solutions d’archivage ?

Heureusement, les entrepreneurs et les professionnels ne sont plus seuls face à leurs problèmes d’archivage. Des sociétés spécialisées existent et proposent des prestations très intéressantes. Il serait erroné de croire qu’elles se contentent de ranger les archives ; ce qui serait déjà beaucoup. Dans un premier temps, les entreprises spécialisées examinent les conditions de stockage des documents papier. Cette matière est fragile, d’autant que certaines professions n’utilisent pas uniquement le papier pour leur travail ; comme cela sera le cas pour les architectes par exemple ; qui ont des plans de grande taille sur calque. Ce matériau, tout comme le papier est fragile. Le support papier a bon nombre de prédateurs qui peuvent l’endommager, comme certains insectes, l’humidité qui apporterait de la moisissure sur les documents les rendant illisibles, mais aussi la poussière qui s’accumule au fil des années.

Les prestataires se chargent donc de dépoussiérer les archives, dans le sens propre du terme, pour voir si elles sont encore parfaitement lisibles. Deuxième prestation : le récolement. Cette étape consiste en le fait de trier les archives pour supprimer celles dont la valeur légale est passée ou qui n’ont plus d’importance pour l’entreprise au moment de l’action. Cela permet d’éliminer en général bon nombre de feuillets. Là encore, pas question de les mettre dans des sacs poubelle, sachant qu’ils peuvent contenir, même anciens, des données sensibles ou relatives aux clients. Les documents sont donc correctement détruits pour ne plus pouvoir être reconstitués. Tout ce qui reste peut ensuite faire l’objet d’une numérisation à l’aide de machines très perfectionnées. Ces archives, dûment dématérialisées sont ensuite nommées et rangées dans un espace de stockage sécurisé, de type cloud, à déterminer avec le chef d’entreprise. L’accès aux documents pourra ainsi se faire en quelques clics, sachant qu’il est possible de restreindre cet accès pour des documents importants, en ayant des habilitations ou des mots clés spécifiques.

Qu’en est-il ensuite des archives papiers ? Elles aussi font l’objet d’un classement et d’un rangement. Cette politique de rangement est d’ailleurs déterminée conjointement entre l’entreprise d’archivage et l’entrepreneur, pour le rendre entièrement acteur de ses documents. Il est important que la méthode soit claire, car devant être appliquée par la suite par toutes les personnes devant y déposer des documents. Elles prendront soin à chaque fois de les numériser en amont, comme il se doit. Cette étape peut sembler difficile, d’où l’utilité de demander une formation à dispenser à l’ensemble des salariés pour leur faire comprendre les enjeux de la numérisation, mais aussi les sensibiliser à l’importance des archives en général. Il est bon de noter que si, légalement, une entreprise est tenue de conserver ses archives, il n’est nulle part mentionné qu’il est obligatoire de les garder au sein même de la structure. Pourquoi est-ce important ? Les entreprises, quand elles se développent doivent souvent composer avec une superficie qui n’est plus adaptée, sans forcément pouvoir déménager. Quand on consacre une ou deux pièces à ses archives, on peut considérer que c’est de la place perdue, même si l’on a bien compris leur importance.

Si la numérisation est désormais obligatoire, les entreprises sont néanmoins tenues de conserver au moins pendant un temps leurs archives sous format papier. Pour gagner en surface utile et consacrer ces mètres carrés à l’arrivée d’un nouveau collaborateur ou l’installation de nouvelles machines, pourquoi ne pas demander à ces entreprises d’archivage d’emporter les archives papier ? Elles sont alors conservées dans des locaux spécifiques. Surveillés en permanence, ils présentent les meilleures conditions de conservation pour le support papier. Outre l’invasion d’insectes et de rongeurs rendue impossible, ces locaux présentent un bon niveau d’hygrométrie, font l’objet d’un dépoussiérage régulier. Toutes les archives sont rangées et stockées dans des boites. Les locaux sont en outre préservés des départs de feu ou encore des dégâts des eaux, autres possibilités qui font qu’une entreprise peut perdre ses archives et donc une partie de son patrimoine. En cas de besoin, chaque document sera scanné et envoyé directement à l’entreprise, sur simple demande. Le chef d’entreprise répond donc à toutes ses obligations tout en ayant plus de place, pour développer au mieux son activité.

Des études prouvent qu’un bon système de rangement et donc, la possibilité de trouver en quelques instants l’information dont on a besoin pour travailler, favorise la productivité. Les salariés et collaborateurs se sentent tout de suite plus performants, ce qui se ressent au niveau de l’activité et de leur motivation. Les entreprises d’archivage peuvent proposer une prestation, voire des packs complets. Chaque accompagnement est entièrement personnalisé, car les besoins des entreprises diffèrent d’une activité à une autre mais aussi en fonction du nombre d’années d’existence et donc de la somme de travail à réaliser, en fonction des besoins et des attentes des professionnels. Les contacter pour en savoir plus ou demander un devis est la première étape pour commencer à agir pour ses archives d’entreprise.