Numérisation de vos archives

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Quel est votre besoin ?

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Pourquoi numériser les archives d’entreprise

Toutes les raisons sont bonnes pour vouloir numériser vos archives. Le premier reflexe est de penser à l’accessibilité des documents. Nos modes de vies ainsi que nos nouveaux modes de travail, impliquent le partage de la donnée, via l’échange de communications toujours plus connectées et plus rapide. L’histoire de votre entreprise s’est construite autour du papier, ce qui vous a amené à conserver vos archives physiques. Ces archives physiques sont la mémoire de l’entreprise depuis sa création. On parle ici d’un fonds documentaire existant. Selon les typologies de documents, vous devez être garant de leur conservation mais surtout de leur accessibilité en cas de besoin. Pour connaitre cette réglementation, il est important de se référer au texte et circulaire en vigueur.

Définir mon projet de numérisation d’archives

Aujourd’hui, l’ère du numérique et de la digitalisation des entreprises est en plein essor. C’est pourquoi de nouvelles interrogations se posent sur la numérisation des archives et leur archivage numérique. Quels sont les solutions adaptées à mon entreprise ? que puis-je conserver et comment ? toutes ces questions en tant que chef d’entreprises, responsable administratif ou encore responsable financier vous interrogent. Il est souvent question de retrouver le bon document au bon moment lors d’un événement ou d’une situation de la vie de l’entreprise. Il est très difficile d’estimer le nombre de fois que l’on va être confronté à cette situation d’utilisation des archives. Cependant il est évident que le risque et le coût financier pour la non présentation d’un document est une source d’aléa à ne pas prendre à la légère. Vous êtes responsable de la bonne gestion de vos archives, ainsi, vous souhaitez numériser vos archives pour permettre une utilisation simple tout en maitrisant leur accès et leur conservation.

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Questions sur la numérisation des documents

Maintenant que vous êtes convaincus qu’il est nécessaire de numériser vos archives pour l’avenir de votre entreprise, plusieurs questions se posent à vous :

  • Quelles sont les démarches à entreprendre ?
  • Quelles sont mes attentes ?
  • Quel fonds documentaire vais-je numériser ?
  • Comment je souhaite accéder à ces documents ?
  • Est-ce que je vais intégrer cette numérisation sur mes serveurs ou l’intégrer à ma GED (Gestion électronique de documents)

La numérisation est complexe, vous devez vous positionner en tant que chef de projet « numérisation ». Vous l'avez compris, vous devez vous projeter dans votre future utilisation.

 

Numérisation d'archives, comment faire ?

Une fois cette réflexion faite, la question de la volumétrie du fonds d’archives se pose. L’une des premières questions d’un professionnel de l’archivage et de la numérisation sera « Connaissez-vous le volume d’archives à numériser ? et sous quel format ? ». Cette question sera certainement la plus complexe à estimer. On dispose régulièrement de format complètement différent, en lien avec notre cœur de métier. Des dossiers sous les formats A4, A3 ou encore A0 devront être traité de manière séparée. Toute cette compilation d’information est nécessaire pour l’estimation du temps de production de votre fonds documentaire par le professionnel. Concernant la volumétrie des archives physiques, l’unité de mesure est le mètre linéaire (ml). Cependant cette unité n’est pas exploitable à 100% pour l’estimation d’une opération de numérisation d’archives. Puisque celle-ci, ne prends pas en compte, si le document est rédigé en recto-verso, qu’il est peut-être agrafé ou non tout en disposant de mention manuscrite ou de post-it. C’est à ce moment, que vous être en train de vous dire, je ne vais tout de même pas, éplucher l’ensemble de mon fonds d’archives, dossier par dossier pour obtenir un devis pour la numérisation de mes archives. Eh bien non ! aujourd’hui, Il est courant de procéder à une phase de test, « un test de numérisation ».

Faites un test gratuit de numérisation

Ce test consiste en l’estimation de votre fonds d’archives via une première numérisation sur une seule partie de votre fonds documentaire. En général, ce test est réalisé sur le segment d’archives, qui vous semble, le plus complexe à estimer (c’est bien le rôle initial de notre test). Ainsi, votre prestataire est amené à réaliser un test opérationnel. Ce test va vous permettre d’entrer dans le vif du sujet. D’autres questions vont se poser, comme le niveau résolution (DPI) que vous souhaitez, ou encore, est ce que la numérisation doit être en niveaux de gris ou de couleurs ? Sans oublier, l’indexation et le renommage des documents. Bref, vous l’avez compris, il est nécessaire de procéder à un test, avant d’industrialiser la numérisation de l’ensemble de votre fonds documentaire. Car c’est le moment pour vous d’ajuster parfaitement le projet de numérisation à votre organisation, à la projection de votre utilisation future (vous savez, c’est la toute première question qu’on vous a posé ? 😉)

Si vous n’êtes pas encore convaincu de la nécessité de réaliser un test de numérisation, pouvez-me répondre à la question suivante : « Quel est le nombre de pages à numériser de votre fonds documentaire d’archives ? » Eh oui, car pour la numérisation, l’unité la plus utilisée est la page, une donnée essentielle pour le calcul de votre projet grâce à l’estimation du nombre de pages à numériser.

Enfin, j’ai oublié de vous dire, mais chez REISSWOLF, notre test de numérisation est GRATUIT. Car il est indispensable pour vous mais également pour nous. Dans ce partenariat gagnant/gagnant, il ne vous reste plus qu’à nous demander votre test de numérisation !